1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 16

BI — основа управленческих коммуникаций. «Вавилонская башня» российского бизнеса

Управление основано на коммуникациях, которые с каждым годом становятся все масштабнее и сложнее. О том, как не потеряться в обилии информации руководителям и сотрудникам, правильно выстроить коммуникации в бизнесе и преодолеть эффект «вавилонской башни», делится опытом Александр Грачев, директор департамента экономики и финансов, АО «Москва Медиа».

Хотя бы раз каждый финансовый директор или руководитель организации задавался вопросом: «Как обеспечить бизнес необходимой информацией для принятия решений?» Обычно этот вопрос появляется тогда, когда уже очень остро ощущается нехватка какой-либо информации. При этом нет времени не только на подготовку данных, но и с решением нужно торопиться. Как известно, идеальный руководитель способен принимать решение вообще без какой-либо информации и в условиях дефицита времени никто развернутого отчета ждать не будет. А итогом коммуникации будет фраза: «Присылай мне этот файл каждую неделю!».

Спустя время и изрядно «заспамив» свою почту, руководитель может задуматься о некоей систематизации всего информационного потока, который он получает. И вот здесь начинается архитектура, одновременно прекрасная и ужасная в своей самобытности.

Создаем единый отчет для управления бизнесом

Шаг первый. Воздушные замки

Имея уже солидный набор разнообразных отчетов и справок, получаемых по случаю и регулярно, руководитель начинает строить компактный отчет. Открывает Excel и начинает выписывать в заголовке таблицы показатели, которые он хочет регулярно получать, сортируя их от самых важных к тем, которые он вспомнил позже. Дополнив таблицу срезами, по которым он хочет «смотреть цифры», руководитель направляет ее ИТ-специалисту, который занимается поддержкой учетной системы.

Шаг второй. Фундамент на песке

Учетная система, или, как во многих компаниях называют ИТ-продукт, на который было потрачено больше всего денег, ERP, обычно имеет вполне приземленный и насущный набор функций. Главная ее задача — обеспечение функционала основных бизнес-процессов компании. В ходе этой деятельности она накапливает данные и способна генерировать некие отчеты, но предназначены они, как правило, для операторов самой системы. Для формирования отчетов, содержащих полезные для управления бизнесом данные, учетную систему никто не настраивал. В ней нет тех разрезов, в каких руководители «смотрят цифры», или эти разрезы не совпадают. Сами данные представляют собой слепок совершенных первичных операций и прошли предварительную обработку не более чем до степени готовности для операторов системы. Никаких показателей из отчетов «верхнего уровня» в ней нет.

ИТ-специалист в этой ситуации предлагает начать доработки ERP.

Шаг третий. Строим башню

На первых этапах стройка идет легко. Команда обходится внутренними ресурсами системы, самописными доработками и покупками незначительных по стоимости и полезности прикладных модулей ИТ-продукта, который имеет в своем арсенале партнер по внедрению системы.

Наступает момент первых инвестиций. Часто этот момент приурочивают к каким-либо другим доработкам — обновлениям версии системы, покупкой нового функционального модуля и т.д.

Все это время отчетность готовится. Везде, где ERP не дотягивает до желаемого уровня, ей помогает Excel. Нехватку информации в учетной системе подпирают всем миром. Кто по почте, кто по телефону. В компании высится величайшая конструкция — информационная башня (рис. 1).


Шаг четвертый. Гордость и тщеславие

Пройти столь сложный путь и создать такую впечатляющую конструкцию способен лишь самый влиятельный человек в компании. Получив желаемый отчет, руководитель решает, что пользоваться результатами его усилий должны все менеджеры. Запускается рассылка нового отчета всем и вся, всеми доступными способами.

Получая новый отчет, каждый менеджер поведет себя приблизительно одинаково. Статус отправителя заставит открыть и посмотреть таблицу. Восхищению не будет предела: «Какой хороший отчет! Какая работа проделана! — скажут многие. — Положу на видное место — пригодится»…

У каждого менеджера до нового отчета были свои башни, башенки и пирамидки. Пускай не столь внушительные, не выглядящие в виде таблиц в Excel, но вполне рабочие каналы получения информации для принятия решений. Единый отчет будет у всех на первом месте, но не как рабочий инструмент, а как таблица, по которой спрашивает руководитель. Сквозные цели и прозрачные коммуникации — этого не будет. Каждый будет продолжать разговаривать на своем языке, в своих отчетах и цифрах.

Качественная коммуникация с бизнесом

Желание построить единую систему отчетности вполне рационально. Делается это в стремлении осуществить каскадирование целей от верхнего уровня до задач линейного менеджмента. Вот только проблема такого каскадирования состоит не в отсутствии одних и тех же цифр у всех менеджеров, а в том, что в каждой функции, в каждом подразделении показатели свои и будут оставаться таковыми — сообразно тем процессам, которые в этом подразделении происходят. Задача единой системы отчетности не в замене частных отчетов на один универсальный, а в трансформации показателей бизнеса как целого в показатели каждой его функции.

В каждом бизнесе существуют множество информационных башен и пирамид, которые служат для обеспечения менеджмента информацией для принятия решений. Основная проблема в том, что все эти информационные каналы разрозненные, не подчинены общей логике и часто противоречивые. Передавая через центральный отчет менеджерам ту или иную информацию, мы не даем им, по сути, никакой информации. В их отчетах, в их показателях нет сообразного отражения этой информации. Не обозначены те изменения понятных менеджменту показателей, которые привели к изменению показателей всей компании.

Если мы направим менеджеру по продажам уведомление о том, что его маржинальность ниже плановой, он поймет, о чем речь, но в работе использовать не сможет. В его мире компания — это совокупность продаж по клиентам в разрезе товаров. По его отчетам все клиенты покупают больше и цены были проиндексированы в соответствии с планом. То, что рост произошел за счет менее маржинальных товаров, такой менеджер теоретически выявить сможет, если основательно засядет с отчетами, вооружившись Excel и большим запасом времени. Но на практике такого не происходит, особенно если у этого менеджера нет стационарного рабочего места и отчеты он видит в телефоне.

Решение этих проблем очевидно — качественные коммуникации — передача сути информации не только точно и вовремя, но и на языке потребителя. Это означает потребность в описании всех бизнес-процессов компании, описании всех показателей, которые эти процессы характеризуют, и настройке сквозных вычислений таких показателей для всех функций и подразделений компании. Явная утопия…

BI — бизнес-комиксы или эффективный рабочий инструмент?

Описание всех бизнес-процессов, выявление соответствующих показателей и создание моделей для их вычислений займет месяцы и годы, за которые в первую очередь изменятся сами бизнес-процессы. Но зачем создавать системы показателей, если они, по сути, уже созданы? Это те самые разрозненные информационные каналы, которые произрастают из бизнес-среды и используются менеджментом. Они уже описывают существующие процессы в ключе управления ими. Минусом является их независимость и неуправляемость, отсутствие единого методологического центра.

В сложившейся ситуации на помощь приходит Business intelligence (сокращенно BI) система. Безусловно, отчасти это продукт для визуализации данных. Но это лишь верхушка айсберга. Основная ценность такой системы — в единстве среды вычислений и подготовки информации для дальнейшего использования.

Во всех промышленных BI-системах существует вычислительный ресурс, который предназначен для обработки данных под задачи визуализации. Причем речь идет не о раскрасках и картинках спидометров, а о подготовке и расчете показателей, которые будут составлять те самые пресловутые dashboards («дэшборды», или, проще говоря, информационные панели). Такой вычислительный ресурс позволяет производить преобразования и вычисления, причем делать это в промышленных масштабах — на уровне производительности учетных систем, используя при этом механику программирования, сопоставимую по сложности и гибкости с обычным Excel.

Объединив все имеющиеся фронт-отчеты в единую среду разработки — BI-систему, мы решим два из трех ключевых вопросов: исключим разрозненность и противоречивость показателей. Остается один вопрос — единая логика вычислений. Общая модель бизнеса все равно требует погружения в процессы, их изучения, сопоставления зависимостей показателей. Решение и этого вопроса есть в BI. Находясь в единой вычислительной среде, все показатели фактически и являются теми индикаторами, которые позволяют изучить происходящие в компании процессы. Единая среда вычислений позволяет создать центр методологии. Такой центр позволит достаточно оперативно подстраивать модели и оптимизировать наборы показателей в соответствии с динамичной средой. Система фактически будет самообучаемой и всегда актуальной.

Информационная экосистема

«Как обеспечить бизнес необходимой информацией для принятия решений?» — этим вопросом хотя бы раз задавался каждый финансовый директор или руководитель организации. И ответ есть: купил BI — и проблем нет. Но чудес не бывает. Недостаточно купить пианино, нужно еще научиться на нем играть. Как и любой другой инструмент, BI-систему нужно правильно включить, чтобы она работала. Включить в бизнес-процессы, в экосистему, которая окружает менеджмент при принятии решений.

Общий принцип мы уже знаем: BI заменяет самобытные отчеты, причем по форме они могут и не измениться. А могут обрасти спидометрами, водопадами и прочей модной инфографикой — это дело вкуса. Ключевая же роль BI — создание online-подключения к менеджменту, создание прямой управляемой коммуникации. И такое подключение должно быть ровно туда, куда нужно. Если мы подключим принтер к телевизионной розетке, ни кино не увидим, ни текст этой статьи не напечатаем, чтобы положить на стол и перечитывать. Информация менеджменту должна поступать тогда и туда, когда и где она нужна для принятия решений.

Если бухгалтер согласовывает платеж, он хочет видеть план-факт по соответствующей статье в том софте, в котором он производит согласование. Если казначей планирует размещения и овердрафты, он должен видеть прогнозный денежный поток там, где ведется платежный календарь. Если менеджер по закупкам создает заказ поставщику, он должен видеть отчет по оборачиваемости и маржинальности в ERP. Если менеджер по продажам проводит встречу с клиентом, нет необходимости слать ему в почту десяток статистических таблиц о продажах в регионе или отчет о просроченной дебиторской задолженности (ПДЗ). Эта информация ему на встрече не пригодится. А вот посмотреть динамику продаж клиента с рекомендациями системы по дополнению корзины на планшете было бы очень полезно.

BI дополняет экосистему, в которой находится менеджер при принятии решений, и делает взаимодействие менеджера с бизнесом более качественным.

Кроме BI в этой экосистеме присутствуют программные продукты прямого взаимодействия с менеджментом, такие как СЭД, ERP, CRM и даже Excel, если это ИТ-продукт, в котором работает менеджер.

Но BI и терминальные продукты не являются основой информационной экосистемы. Это эффективные дополнения, которые нужно размещать на качественном, основательном фундаменте. Таким фундаментом является, прежде всего, хранилище данных. Этот продукт выполняет множество функций, таких как: сбор, хранение, транзит и обмен информацией между другими ИТ-продуктами. Также в хранилище данных происходит частичная обработка данных, которая позволяет разгрузить вычислительные мощности BI.

Общая схема информационной экосистемы выглядит так (см. рис. 2).


Создав такую экосистему, компания обеспечит себе эффективные и прозрачные коммуникации менеджмента с бизнесом, сквозное целеполагание и надежное каскадирование задач от стратегических целей до процессов линейного менеджмента, гибкое и надежное управление в динамичной среде.

Обзор BI-систем

Суть работы BI-системы состоит не в конкретном ИТ-продукте, а в совокупности процессов работы с информацией. Имея эти процессы, понимая все этапы сбора, обработки и предоставления информации для принятия решений, компания уже имеет управленческое преимущество. Но реализовать все эти процессы без ИТ-продукта не просто. Теперь, когда вопрос «Как обеспечить бизнес необходимой информацией для принятия решений?» уже решен, появляется другой вопрос: «Как выбрать подходящее решение?».

У данного вопроса два аспекта: экологичность и функциональность.

Выбранный продукт должен хорошо вписываться в информационную экосистему. Как минимум это технический аспект, и, конечно же, он очень сильно зависит от уже имеющихся у вас ИТ-продуктов. Со стороны источников данных каких-то особенностей нет. Все BI-системы обладают инструментами подключения к базам данных и различным источникам информации. А вот возможности интеграции с терминальным софтом нужно уже изучать предметно. Вполне может случиться так, что потребуется сразу несколько разных ИТ-продуктов. Такое решение, возможно, будет более гибким в моменте — его удастся встроить в существующую экосистему, но в обслуживании будет менее удобным. Одно из преимуществ BI — динамичность — будет фактически утрачено — придется либо переводить большую часть обработки данных в хранилище, либо поддерживать несколько систем вычислений и следить за их целостностью.

С точки зрения функциональности большинство BI достаточно схожи, но различия, безусловно, есть. Для начала, чтобы иметь общее представление, можно посмотреть выдержку из исследования Gartner об аналитических и BI-системах, так называемый магический квадрант платформ по бизнес-аналитике и BI (рис. 3)1.


Наиболее ценное в этом квадранте — представленная выборка IT-продуктов. Все они достойны внимания и могут представлять интерес как для широкого круга задач, так и в точечном функционале. Собственно расположение точек в квадранте не отражение качества продукта. Методология составления этого квадранта — опросы пользователей. Можно сказать, что в правом верхнем углу перечислены наиболее универсальные решения, а в левом нижнем — точечные продукты под конкретные задачи.

***

Выбор тех или иных решений по BI должен быть взвешенным, и вначале необходимо понять, что именно мы хотим получить в итоге. В идеале правильно сформулированная методология и выбранный инструментарий BI позволят преодолеть «вавилонскую башню» бизнеса — выстроить максимально эффективные коммуникации и сквозную аналитику в компании.

К сведению

Business intelligence (сокращенно BI) — компьютерные методы и инструменты, обеспечивающие перевод деловой информации в структурированные данные для бизнес-анализа, а также средства для массовой работы с такой обработанной информацией. Цель BI — интерпретировать большое количество данных, заостряя внимание лишь на ключевых факторах эффективности, моделируя исход различных вариантов действий, отслеживая результаты принятия решений. BI наиболее эффективен при объединении внешних (рыночных) и внутренних данных компании, в результате получается более реальная картина бизнеса.

1 https://www.gartner.com/en/documents/3900992.