1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 76

Дистанционные работники: правовое положение и другие вопросы

В предыдущем номере журнала мы рассказали о юридических аспектах приема на работу дистанционных работников. Однако многие вопросы, связанные с особенностями их правового положения, остаются открытыми. Работодателю важно корректно прекратить договор с дистанционным сотрудником, а также учесть выплаты в его пользу при налогообложении и расчете страховых взносов.

Нормы главы 49.1 ТК РФ в основном посвящены вопросам принятия на работу дистанционного работника и порядку организации обмена электронными документами между сторонами.

Однако в процессе работы в организации такого сотрудника может возникнуть ряд вопросов. Например, как обеспечить охрану труда в отношении такого работника или как отправить его в командировку,

Дистанционный работник и охрана труда

Как правило, работодатель обязан обеспечить работнику безопасные условия труда на рабочем месте. Перечень таких обязанностей закреплен в ст. 212 ТК РФ. Однако в ситуации с дистанционным работником обязанности работодателя ограниченны.

Так, в этом случае работодатель обязан (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ):

— проводить расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 16 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

— выполнять предписания должностных лиц Роструда и его территориальных органов (государственных инспекций труда), других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и обеспечить рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ и иными федеральными законами сроки (абз. 19 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

— осуществлять обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

Однако другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на дистанционных работников не распространяются. Однако работодатель может предусмотреть в трудовом договоре такую возможность.

Заметим, что работодатель обязан ознакомить дистанционного работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Командировка дистанционного работника

На дистанционных работников в полном объеме распространяется действие трудового законодательства (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ), в том числе и все гарантии, предусмотренные ст. 166—168 ТК РФ.

Вместе с тем отметим следующее. Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Местом постоянной работы является место расположения организации (обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Дистанционная работа фактически предусматривает выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места постоянной работы. И поскольку для дистанционного работника место расположения организации не является местом постоянной работы, а является местом заключения трудового договора, а также, поскольку у такого работника фактически отсутствует место постоянной работы, можно сделать вывод, что поездка дистанционного сотрудника по распоряжению работодателя не является командировкой.

В то же время запрета на оформление поездки дистанционного работника в качестве командировки ТК РФ не содержит.

Более того, Минфин России в письмах от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978, от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945 допускает направление дистанционного в командировку. При этом финансисты указывают, что поездка работника в место нахождения работодателя является командировкой. Следовательно, на работника в соответствии со ст. 167 ТК РФ распространяются гарантии при направлении работника в служебные командировки, установленные данной статьей ТК РФ.

Вывод: если в трудовой договор с дистанционным работником будет включено условие о том, что постоянным местом работы сотрудника считается закрепленная за работником территория, а также будет указан в качестве такой территории определенный город (населенный пункт), работодатель будет вправе оформить поездку в другой город (населенный пункт) в качестве командировки.

Если в трудовом договоре не будет определена территория, являющаяся постоянным местом работы сотрудника, но расходы на поездки дистанционного работника, осуществляемые по распоряжению работодателя, будут возмещаться работодателем, следует руководствоваться ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ. Согласно данной норме, в частности, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.

Таким образом, для того чтобы возместить дистанционному работнику понесенные им расходы, связанные, в частности, с поездками, следует прописать порядок возмещения данных расходов в трудовом договоре, определив их в качестве расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

Кроме того, работодатель может разработать Положение о дистанционных работниках, в котором определить расходы, связанные с данными поездками, порядок их возмещения, а также документы, на основании которых работодатель будет возмещать дистанционным сотрудникам указанные расходы.

Прекращение трудового договора с дистанционным работником

Расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. При этом с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись (ч. 1—2 ст. 84.1 ТК РФ).

На основании ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ ознакомить дистанционного работника с приказом о расторжении трудового договора можно путем обмена электронными документами. При этом в день прекращения трудового договора работодатель обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Как и в случае с приказом о приеме на работу, приказ о прекращении трудового договора в электронной форме подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП) работодателя.

О получении сотрудником приказа будет свидетельствовать получение работодателем электронного уведомления от работника с усиленной квалифицированной ЭП.

Ознакомившись с приказом, работник также должен подписать его своей усиленной квалифицированной ЭП и отправить работодателю.

О получении работодателем подписанного работником приказа будет свидетельствовать электронное уведомление.

Обязательное социальное страхование дистанционных работников

Как и прочие сотрудники, дистанционные работники подлежат обязательному социальному страхованию. При этом согласно ч. 7 ст. 312.1 ТК РФ для предоставления дистанционному работнику обязательного страхового обеспечения такой работник должен направить работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. Таким документом является, например, листок нетрудоспособности. Выслать соответствующие документы работник должен по почте заказным письмом с уведомлением.

Заметим, что нормами ТК РФ не предусмотрена возможность предоставления таких документов дистанционным работником лично работодателю. Однако, как следует из разъяснений, которые дал СМИ заместитель руководителя аппарата Комитета Государственной думы по труду, социальной политике и делам ветеранов. А.С. Леонов, это лишь техническая недоработка.

Если работник живет в том же населенном пункте, что и работодатель, он может подвезти документы лично.

Как выдавать дистанционному работнику копии документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Если такое заявление поступило от дистанционного работника, то, как следует из положений ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или в виде электронных документов (если такой способ указан в самом заявлении).

Соответствующее заявление работник также может направить в электронной форме, заверив его своей усиленной квалифицированной ЭП.

Бухгалтерский и налоговый учет

С точки зрения бухгалтерского и налогового учета никакой разницы между договором с дистанционным или обычным работником нет. Судите сами.

Так, расходы в виде оплаты труда дистанционного работника учитываются в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (ст. 255 НК РФ).

При выплате зарплаты дистанционному работнику компания должна выполнить обязанности налогового агента по НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Выплаты в рамках трудовых отношений с дистанционным работником подлежат обложению страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ, ФСС России, ФФОМС, а также взносами на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 420 НК РФ, ст. 5 Федерального закона 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»; далее — Закон № 125-ФЗ).

В бухгалтерском учете расходы на заработную плату будут являться расходами по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н):

Дебет 20 Кредит 70

— начислена заработная плата;

Дебет 20 Кредит 69

— начислены страховые взносы (о правомерности отражения страховых взносов на счете 69 с 1 января 2017 г. расскажем ниже);

Дебет 70 Кредит 68

— удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 50 (51)

— выплачена заработная плата.

Обратите внимание!

НДФЛ с заработной платы в этом случае необходимо перечислять в налоговую инспекцию по месту нахождения организации.

Это подтвердил и Минфин России в письме от 01.12.2014 № 03-04-06/61300.

С 1 января 2017 г. вопросы исчисления и уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование, а также на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством регулируются главой 34 НК РФ.

Основным нормативным правовым актом, который регулирует порядок исчисления и уплаты взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, остается Закон № 125-ФЗ.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» предназначен для обобщения информации о расчетах по социальному страхованию, пенсионному обеспечению и обязательному медицинскому страхованию работников организации.

К счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» могут быть открыты субсчета:

— 69-1 «Расчеты по социальному страхованию»;

— 69-2 «Расчеты по пенсионному обеспечению»;

— 69-3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию».

На субсчете 69-1 учитываются расчеты по социальному страхованию работников организации.

На субсчете 69-2 учитываются расчеты по пенсионному обеспечению работников организации.

На субсчете 69-3 учитываются расчеты по обязательному медицинскому страхованию работников организации.

При наличии у организации расчетов по другим видам социального страхования и обеспечения к счету 69 могут открываться дополнительные субсчета.

Счет 69 кредитуется на суммы платежей на социальное страхование и обеспечение работников, а также их обязательное медицинское страхование, подлежащие перечислению в соответствующие фонды. При этом записи производятся в корреспонденции:

— со счетами, на которых отражено начисление оплаты труда, — в части отчислений, производимых за счет организации;

— счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — в части отчислений, производимых за счет работников организации.

Кроме того, по кредиту счета 69 в корреспонденции со счетом прибылей и убытков или расчетов с работниками по прочим операциям (в части расчетов с виновными лицами) отражается начисленная сумма пеней за несвоевременный взнос платежей, а в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета» — суммы, полученные в случаях превышения соответствующих расходов над платежами.

По дебету счета 69 отражаются перечисленные суммы платежей, а также суммы, выплачиваемые за счет платежей на социальное страхование, пенсионное обеспечение, обязательное медицинское страхование.

В соответствии с п. 2 и 3 Порядка учета страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, пеней и штрафов, расходов на выплату страхового обеспечения и расчетов по средствам обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 18.11.2009 № 908н (в редакции, действующей с 23.01.2017; далее — Порядок) страхователи обязаны вести учет:

а) сумм начисленных страховых взносов, пеней и штрафов;

б) сумм уплаченных (перечисленных) страховых взносов, пеней и штрафов;

в) сумм произведенных расходов на выплату страхового обеспечения;

г) расчетов по средствам обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством с территориальным органом Фонда по месту регистрации страхователя (сумм, полученных от территориального органа Фонда).

Страхователи ведут учет указанных выше сумм в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете. Учет ведется на соответствующих балансовых счетах, предусмотренных планами счетов бухгалтерского учета.

Принимая во внимание обновленную редакцию указанного выше Порядка, а также отсутствие изменений в Инструкции в связи с изменениями с 01.01.2017, будет корректным продолжать отражение страховых взносов на социальное, медицинское, пенсионное страхование, а также на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (как сказано выше, его правовое регулирование с 1 января 2017 г. не изменилось) на соответствующих субсчетах к счету 69.

Возникает ли обособленное подразделение при найме дистанционного сотрудника

Пунктом 2 ст. 11 Налогового кодекса РФ установлено, что обособленное подразделение организации — это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.

На основании п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.

Понятие рабочего места определено ст. 209 Трудового кодекса РФ. Рабочим местом признается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

В соответствии с п. 2 ст. 11 НК РФ место нахождения обособленного подразделения российской организации — это место осуществления этой организацией деятельности через свое обособленное подразделение.

Таким образом, для признания обособленного подразделения необходимо выполнение трех условий:

— территориальная обособленность;

— наличие (оборудование) стационарных рабочих мест;

— ведение деятельности через это обособленное подразделение.

Напомним, что дистанционной признается работа, которую работник выполняет (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ):

— вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, другого обособленного подразделения, в том числе расположенного в другой местности);

— вне стационарного рабочего места;

— вне территории или объекта, которые контролирует работодатель;

— при условии использования для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета.

Минфин России в письме от 01.12.2014 № 03-04-06/61300 указал, что поскольку дистанционная работа осуществляется вне какого-либо подразделения работодателя и вне стационарного рабочего места, признаков наличия обособленного подразделения не имеется.

Таким образом, регистрировать обособленное подразделение в случае заключения трудового договора с дистанционным сотрудником не надо.