Заграничными командировками уже давно никого не удивишь. Но для бухгалтера это может стать непростым испытанием, ведь необходимо выдать сотруднику точные рекомендации по поводу сбора необходимых документов и возможных трат. В настоящей статье мы разберемся со многими тонкостями отражения в учете расходов на загранкомандировки.
Подтверждающие документы
Начнем с документов. В прошлом номере мы подробно рассмотрели вопрос документального подтверждения командировки. Напомним, что при направлении работника в командировку работодателю нужно:
1. Издать приказ (решение, распоряжение) о направлении работника в командировку.
2. Дни командировки работника отмечать в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12, Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или самостоятельно разработанная форма).
В связи с изданием постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 работодатель с 8 августа 2015 г. не обязан вести учет работников, выбывающих в командировки, а также прибывших к нему в связи с командировкой. Поэтому работодатель сам решает вести или не вести журнал учета работников, выбывающих из командировки и прибывших в командировку. Такое решение следует отразить в Учетной политике организации и (или) ином локальном нормативном акте, например, в Положении о командировках.
По возвращении из командировки работник представляет работодателю следующие документы:
1. Утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного работника об израсходованных суммах по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, или самостоятельно разработанной форме.
2. Приложенные к авансовому отчету оправдательные документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Главным отличием заграничной командировки от командировки по России будут оправдательные документы, подтверждающие командировочные расходы, которые составлены на иностранном языке. Такие документы необходимо перевести на русский язык.
Если авиабилет выписан на иностранном языке, для подтверждения расходов на проезд нужно перевести на русский язык некоторые реквизиты билета: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дату вылета, стоимость билета. Также можно взять справку в агентстве по продаже авиаперевозок на русском языке, в которой содержатся все указанные выше сведения. Тогда переводить реквизиты билета самим не придется (письма Минфина России от 24.03.2010 № 03-03-07/6, от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 № 03-03-05/170).
Ранее представители финансового ведомства отмечали, что электронный авиабилет на русский язык переводить не требуется (письмо ФНС России от 26.04.2010 № ШС-37-3/656).
Однако в письме от 09.12.2015 № 03-07-14/71801 Минфин России указал, что первичные учетные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык в соответствии с п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее — Положение № 34н).
Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей. При этом перевод обеспечивает организация-налогоплательщик.
Таким образом, учитывая более позднюю позицию финансового ведомства лучше иметь перевод документа, подтверждающего расходы в командировки на русский язык. Еще раз подчеркнем, что перевод может сделать любой сотрудник компании у которого такая обязанность закреплена в должностных полномочиях.
Бухгалтерский учет
В соответствии с п. 5, 7 ПБУ 10/99 затраты организации на служебные командировки работников, в том числе в виде суточных, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности.
Из п. 11 ПБУ 10/99 следует, что затраты организации, связанные с оплатой услуг банка (в том числе комиссия банка за снятие наличных в банкомате), являются прочими расходами.
Согласно п. 16 ПБУ 10/99 до момента утверждения авансового отчета списанные с банковского счета суммы (включая комиссию банка) признаются дебиторской задолженностью работника (как суммы, выданные под отчет).
Записи в бухгалтерском учете по валютным счетам организации, а также по операциям в иностранной валюте производятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу Банка России, действующему на дату совершения операции.
Одновременно указанные записи производятся в валюте расчетов и платежей (п. 24 Положения № 34н, п. 20 Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006, утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н).
При отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с выдачей валюты на командировку имеются следующие нюансы.
Полученная в банке валюта отражается по дебету счета 50 «Касса», соответственно при выдаче сотруднику под отчет денежных средств валюта списывается со счета 50 «Касса» и отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В этом случае удобнее открыть дополнительный субсчет «Расчеты в валюте». При этом сумму в бухгалтерском учете отражают в рублевом эквиваленте по курсу Банка России на момент выдачи (п. 9 ПБУ 3/2006).
По возвращении работника из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов соответствующие суммы расходы отражаются по расходным счетам (20, 26, 44 и т.д.) в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами» субсчет «Расчеты в валюте».
Стоит отметить, что по сути подотчетные суммы, выданные работнику, являются авансом, а значит по данной дебиторской задолженности работника курсовых разниц в бухгалтерском учете не возникает (п. 10, абз. 4 п. 3 ПБУ 3/2006). На дату утверждения авансовых отчетов командированных работников дебиторская задолженность работника погашается.
В случае если у работника осталась неистраченная валюта, то она подлежит возврату. Данная сумма уже не может расцениваться в качестве аванса, в связи с чем при изменении за период нахождения в командировке курса валют курсовая разница с суммы возвращаемой валюты списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».
Пример 1
Сотрудник А.А. Туманов согласно приказу направлен в командировку с 5 по 9 сентября 2016 г. на пять дней в Грецию. На оплату командировочных расходов ему выданы под отчет 60 000 руб. и 820 евро, из них:
— 53 300 руб. — на оплату авиаперелета к месту командировки и обратно;
— 700 руб. — на оплату услуг аэроэкспресса;
— 5300 руб. — на оформление визы;
— 600 евро — на оплату проживания в месте командировки;
— 220 евро и 700 руб. — суточные.
По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет и подтверждающие расходы документы, согласно которым:
— стоимость авиаперелета — 50 000 руб.;
— стоимость услуг аэроэкспресса — 700 руб.;
— стоимость визы — 5000 руб.;
— стоимость услуг гостиницы — 550 евро.
Авансовый отчет утвержден руководителем в полной сумме, неизрасходованные денежные средства работник возвращает в кассу организации.
Курс евро, установленный Банком России, составил (условно):
— на дату выдачи наличной иностранной валюты под отчет — 72 руб./евро;
— на дату утверждения авансового отчета и возврата работником неизрасходованных денежных средств — 69 руб./евро.
В бухгалтерском учете организации необходимо отразить следующие записи:
На дату выдачи денежных средств сотруднику на командировку:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в рублях», Кредит 50 «Касса», субсчет «Касса организации в рублях»
— 60 000 руб. — выданы денежные средства в рублях на командировочные расходы;
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в валюте», Кредит 50 «Касса», субсчет «Касса организации в евро»
— 59 040 руб. (820 евро × 72 руб./евро) — выданы денежные средства в евро на командировочные расходы;
На дату авансового отчета:
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в рублях»
— 56 400 руб. (50 000 руб. + 700 руб. + 5000 руб. + 700 руб.) — отражены командировочные расходы в рублях;
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в евро»
— 55 440 руб. (550 евро × 72 руб./евро + 220 евро × 72 руб./евро) — отражены командировочные расходы в евро;
Дебет 50 «Касса», субсчет «Касса организации в рублях», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в рублях»
— 3600 руб. (60 000 руб. – 56 400 руб.) — возвращены неиспользованные денежные средства в рублях;
Дебет 50 «Касса», субсчет «Касса организации в евро», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в евро»
— 3450 руб. [(820 евро – 500 евро – 220 евро) × 69 руб./евро] — возвращены неиспользованные денежные средства в евро;
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в евро»
— 150 руб. [(820 евро – 500 евро – 220 евро) × (72 руб./евро – – 69 руб./евро)] — отражена курсовая разница по расчетам с подотчетным лицом.
Однако не все организации даже при направлении сотрудника в загранкомандировку выдают под отчет иностранную валюту. Зачастую работнику для оплаты командировочных расходов выдаются рубли, которые меняются на необходимую валюту самим сотрудником.
В таком случае у организации не будет операции в иностранной валюте: сотруднику выдаются рубли, а в случае остатка неизрасходованных средств он также возвращает рубли.
Фактически сотрудник будет самостоятельно совершать обменные операции, однако в бухгалтерском учете организации это никак отражено не будет. Поскольку сотрудник будет осуществлять расходы в иностранной валюте (соответственно подтверждающие расходы документы будут в иностранной валюте), то для учета таких расходов следует просить сотрудника брать в банке справки, подтверждающие курс обмена рублей на валюту.
Иными словами расходы в бухгалтерском учете будут признаваться на дату утверждения авансового отчета по курсу обмена, подтвержденного квитанцией (справкой) банка (п. 5, 7, 9, 16 и 18 ПБУ 10/99).
Если справку (квитанцию) о курсе обмена валюты сотрудник не представил, расходы понесенные за счет ранее выданных средств под отчет учитываются на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ на дату выдачи средств под отчет. А вот если у сотрудника перерасход (он будет тратить собственные средства), в этом случае расходы будут признаваться по курсу на дату утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006).
Необходимо отметить, что расходы на конвертацию валюты, которые возмещаются работодателем, могут быть учтены в составе прочих расходов.
Рассмотрим сказанное на примере.
Пример 2
Сотрудник А.А. Туманов был направлен в командировку в Германию с 12 сентября по 16 сентября 2016 г.
9 сентября 2016 г. сотрудник получил в кассе организации 105 000 руб., в том числе суточные 9500 руб.
Авансовый отчет представлен сотрудником 19 сентября 2016 г. с приложением следующих документов:
— квитанция от 11 сентября 2016 г. о покупке в обменном пункте Москвы 200 евро по курсу 76 руб. за евро, всего на сумму 15 200 руб.;
— авиабилет Москва — Мюнхен — Москва на сумму 45 000 руб. В аэропорту Москвы 12.09.2016 работник поменял еще 400 евро по курсу 79 руб. за евро на сумму 31 600 руб., но забыл взять квитанцию об обмене.
— счет из отеля в Мюнхене на сумму 600 евро.
Авансовый отчет утвержден директором 19 сентября 2016 г.
Курс евро (условно) составлял:
— на дату выдачи аванса (09.09.2016) — 75 руб. за евро,
— на дату представления авансового отчета (19.09.2016) — 80 руб. за евро.
В бухгалтерском учете организации будут отражены следующие записи:
На дату выдачи денежных средств под отчет (09.09.2016):
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в рублях», Кредит 50 «Касса», субсчет «Касса организации в рублях»
— 105 000 руб. — выданы денежные средства в рублях на командировочные расходы.
На дату утверждения авансового отчета (19.09.2016):
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в рублях»
— 54 500 руб. (9500 руб. + 45 000 руб.) — отражены суточные и расходы на авиабилет;
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в рублях»
— 45 200 руб. (200 евро × 76 руб./евро + 400 евро × 75 руб./евро) — отражены командировочные расходы на оплату гостиницы;
Дебет 50 «Касса», субсчет «Касса организации в рублях», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»
— 4000 руб. (105 000 руб. – 54 200 руб. – 200 евро × 76 руб. – 400 евро × 79 руб.) — возвращены неиспользованные денежные средства в рублях;
Дебет 91-2 «Прочие расходы», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в рублях»
— 1300 руб. – (105 000 руб. – 54 500 руб. – 45 200 руб. – 4 000 руб.) — работник не предоставил квитанцию об обмене 400 евро по курсу 79 руб. за евро.
Пример 3
Сотрудник А.А. Туманов был направлен в командировку в Германию с 12 по 16 сентября 2016 г.
9 сентября 2016 г. сотруднику выданы под отчет 100 000 руб. из них командировочные 9500 руб.
Авансовый отчет предоставлен сотрудником 19 сентября 2016 г. с приложением следующих документов:
— авиабилет Москва — Берлин — Москва — 45 000 руб.;
— квитанция из банка об обмене валюты — 650 евро по курсу 70 руб./евро;
— счет из отеля — 650 евро;
— билет на выставку, посещение которой была целью командировки — 50 евро.
Никаких иных документов сотрудником не предоставлено.
Таким образом, у сотрудника перерасход 50 евро, которые организация должна ему возместить.
Авансовый отчет утвержден директором 19 сентября 2016 г.
Курс евро (условно) составлял:
— 09.09.2016 — 69 руб. за евро;
— 19.09.2016 — 75 руб. за евро.
В бухгалтерском учете организации следует отразить:
На дату выдачи денежных средств под отчет (09.09.2016):
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в рублях», Кредит 50 «Касса», субсчет «Касса организации в рублях»
— 100 000 руб. — выданы денежные средства в рублях на командировочные расходы.
На дату утверждения авансового отчета (19.09.2016):
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в рублях»
— 54 500 руб. (9500 руб. + 45 000 руб.) — отражены суточные и расходы на авиабилет;
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в рублях»
— 45 500 руб. (650 евро х 70 руб.) — отражены командировочные расходы на оплату гостиницы;
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в рублях»
— 3750 руб. (50 евро х 75 руб.) — отражены расходы на билет на выставку по курсу на дату утверждения авансового отчета;
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «Расчеты в рублях» Кредит 50 «Касса», субсчет «Касса организации в рублях»
— 3750 руб. — возмещены расходы сотрудника.
Налоговый учет
Налог на прибыль
Согласно подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается, если иное не установлено ст. 261, 262, 266 и 267 НК РФ, в частности, дата утверждения авансового отчета — для расходов, на командировки, на содержание служебного транспорта, на представительские расходы, на иные подобные расходы.
Согласно ст. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода.
Исходя из вышесказанного, расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.
В письме Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 финансовое ведомство, разъяснило, что расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в силу подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, Минфин России считает, что сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи.
Учитывая, что в соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному Банком России на дату перечисления аванса, задатка (в части, приходящейся на аванс, задаток), то в ситуации, когда сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм.
Минфин России в письме от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, основываясь на п. 1 ст. 252, подп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272, НК РФ, ст. 168 ТК РФ, указал, что дата утверждения авансового отчета, согласно подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, служит, прежде всего, для определения даты осуществления расходов, то есть даты, когда они признаются для целей налогообложения, а не для определения их размера. Фактическая сумма расходов должна определяться исходя из соответствующих первичных документов.
Расходы организации на командировочные расходы в иностранной валюте следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, по мнению Минфина России, сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм.
В письме Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749 финансовое ведомство в части оплаты расходов безналичным путем указало следующее. Когда оплата расходов в месте командировки (в частности, оплата проживания в гостинице) производится с банковской карты, номинированной в рублях, при этом платеж проводится в иностранной валюте, затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком.
Так, если сотрудник представил документ, подтверждающий курс (справка из банка о фактически списанной сумме в рублях), то расходы организация вправе учесть исходя из такого курса (по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа).
Если справку сотрудник не представил:
— расходы понесены за счет ранее выданных средств под отчет: расходы будут учтены на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ на дату выдачи средств под отчет (на дату поступления средств на карту работника — когда он фактически получил от организации средства).
— расходы понесены за счет собственных средств: расходы необходимо признать на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.
Если работник имеет перерасход, то расходы, понесенные в иностранной валюте (не возмещенные авансом) пересчитывается в рубли по курсу (валюты расхода) ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Пример 4
Воспользуемся условиями примера 1.
Выданные авансы не признаются расходами для налогового учета.
На дату утверждения авансового отчета (19.09.2016):
Расходы на авиаперелет, аэроэкспресс, визу и суточные за день выезда в командировку 56 400 руб. отражены в составе командировочных расходов.
Расходы на проживание в гостинице и суточные, на которые были выданы денежные средства в евро, учитываются в налоговом учете по курсу на дату выдачи денежных средств, то есть в сумме 55 440 руб. (550 евро × 72 руб./евро + 220 евро × 72 руб./евро).
Возвращенные денежные средства в евро пересчитаны по курсу на дату утверждения авансового отчета и образовалась курсовая разница, которая учитывается в составе внереализационных расходов — 150 руб. (820 евро – 550 евро – 220 евро) × (72 руб./евро – – 69 руб./евро).
Пример 5
Воспользуемся условиями примера 2. Выданные авансы не признаются расходами для налогового учета.
На дату утверждения авансового отчета (19.09.2016):
Расходы на суточные и авиабилет в сумме 54 500 руб. (без НДС.) отражены в составе командировочных расходов.
Расходы на оплату гостиницы отражены в составе командировочных расходов в сумме 45 200 руб. (200 евро × 76 руб./евро + 400 евро × 75 руб./евро).
Работник не предоставил квитанцию об обмене 400 евро по курсу 79 руб. за евро и не смог подтвердить свой расход при обмене валюты в сумме 1300 руб. Такой расход не учитывается для налогообложения прибыли в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ.
Иностранный НДС
Согласно п. 2 ст. 171 НК РФ вычету подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), а также имущественных прав на территории РФ. Таким образом, применение вычета НДС в отношении товаров (работ, услуг), приобретаемых на территории иностранного государства, нормами гл. 21 НК РФ не предусмотрено.
По мнению Минфина России, высказанному в 2011—2010 гг., иностранные налоги нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль (письма Минфина России от 08.04.2011 № 03-03-06/1/226, от 28.02.2011 № 03-03-06/1/112, от 11.06.2010 № 03-03-06/1/407).
После этого мнение чиновников изменилось. В настоящее время они считают, что в ст. 270 НК РФ содержится закрытый перечень расходов, которые не могут быть учтены при исчислении налоговой базы. Суммы налогов (сборов), уплаченных на территории иностранного государства, в нем не указаны. Следовательно, такие расходы можно принять на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такая позиция была отражена в письмах Минфина России от 07.04.2014 № 03-03-06/1/15337, от 04.10.2013№ 03-03-06/2/41278, от 12.08.2013 № 03-03-10/32521, ФНС России от 03.09.2013 № ЕД-4-3/15969@. При этом необходимо помнить, что налоги, по которым НК РФ или международный договор предусматривает порядок устранения двойного налогообложения путем зачета налога, уплаченного на территории иностранного государства при уплате соответствующего налога в РФ, учету в составе расходов при расчете налога на прибыль организаций не подлежат.
А по расходам на проживание в иностранных гостиницах финансовое ведомство и ранее отмечало, что суммы НДС, выделенные в счетах за проживание, можно учесть при исчислении налога на прибыль либо как самостоятельный расход (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), либо в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) (письма Минфина России от 14.02.2008 № 03-03-06/4/8, от 09.02.2007 № 03-03-06/1/74).
Таким образом, на сегодняшний день организации вправе учитывать иностранный НДС в расходах для целей налогового учета в качестве прочего расхода, связанного с производством и реализацией или в составе командировочных расходов в зависимости от условий Учетной политики компании.