Уведомление о проведении общего собрания участников ООО — один из первых и основных документов на стадии подготовки к общему собранию. Уже на стадии его разработки и рассылки участникам нужно учесть ряд нюансов. В противном случае это может повлечь негативные последствия, вплоть до оспаривания решения собрания и признания его неправомочным.
Проведению общего собрания участников (как внеочередного, так и годового) предшествует обязательный этап. Это организационные моменты, которые составляют порядок созыва общего собрания участников. Одним из ключевых действий на этом этапе является уведомление участников о предстоящем собрании. Чтобы это сделать, компании необходимо грамотно составить уведомление и соблюсти все нюансы при его отправке.
Законом предусмотрено, что уведомление отправляется по адресу, указанному в списке участников общества, или иным способом, предусмотренным уставом общества (п. 1 ст. 36 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее — Закон № 14-ФЗ). Однако чаще всего используется классический вариант направления уведомления — в виде письма, направленного участнику по почте или врученного лично. Этот способ отправки является наиболее надежным для целей доказывания. Если соблюсти все правила, подтвердить факт и момент отправления и получения уведомления несложно, так как практика уже выработала определенные подходы. Чего нельзя сказать о других видах уведомления — например, если уставом предусмотрено его размещение на официальном сайте.
Важно соблюсти сроки уведомления. Так, уведомить участников о предстоящем общем собрании необходимо не позднее, чем за 30 дней до его проведения (п. 1 ст. 36 Закона № 14-ФЗ). Однако устав может предусматривать и более короткие сроки уведомления (п. 4 ст. 36 Закона № 14-ФЗ). В таком случае при отправке уведомления необходимо ориентироваться именно на них. Однако установление других сроков не должно лишать участников общества права на участие в данном собрании и получение информации о нем (подп. 5 п. 3 ст. 66.3 ГК РФ). Поэтому такие сроки должны быть разумными.
В уведомлении обязательно указываются следующие сведения: время, место проведения общего собрания, а также предполагаемая повестка дня (п. 2 ст. 36 Закона № 14-ФЗ). Эти сведения являются существенными. Так, в одном из дел суд не принял в качестве доказательства соблюдения порядка созыва общего собрания опись вложения письма и почтовую квитанцию без текста самого уведомления, так как названные документы не содержали сведений о времени и месте проведения общего собрания участников общества, а также о предполагаемой повестке дня (постановление ФАС Московского округа от 08.08.2012 по делу № А40-66350/11-45-580).
Однако сформулированная в уведомлении повестка дня не является чем-то неизменным. Она может быть скорректирована в дальнейшем любым из участников общего собрания путем внесения предложений о включении в повестку дня дополнительных вопросов. Но это можно сделать не позднее, чем за 15 дней до его проведения (абз. 2 п. 2 ст. 36 Закона № 14-ФЗ). При этом орган или лица, которые созывают общее собрание, не вправе вносить изменения в формулировки дополнительных вопросов, предложенных для включения в повестку дня общего собрания. При этом об изменениях в первоначальную повестку дня всех участников также необходимо известить не позднее, чем за десять дней до проведения собрания, если другой срок не предусмотрен уставом.
К отправлению извещения об изменениях, а также первоначального уведомления закон предъявляет специальные требования. Эти документы необходимо отправлять заказным письмом (п. 1 ст. 36 Закона № 14-ФЗ). Но практика показывает, что, несмотря на требования закона, такую корреспонденцию лучше направлять ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Это нужно, чтобы в случае спора у суда не возникло сомнений в том, какое содержимое находилось в отправленном письме, а также в том, что уведомление участник действительно получил (постановление ФАС Дальневосточного округа от 31.10.2011 по делу № А37-216/2010). Дело в том, что некоторые суды считают, что почтовые квитанции не признаются надлежащим доказательством извещения участника о проведении общего собрания при отсутствии описи вложения или иных доказательств, подтверждающих содержание заказного почтового отправления (постановления ФАС Московского округа от 04.05.2012 по делу № А41-16235/11, Центрального округа от 09.02.2012 по делу № А08-4756/2011).
Если повестка дня предполагает утверждение документов (например, новой редакции устава общества) или если для голосования участникам требуется заранее ознакомиться с какой-либо информацией (например, о кандидатах на должность единоличного исполнительного органа) или уведомление готовится перед годовым общим собранием, на котором обязательно утверждение годовых отчетов, годовых бухгалтерских балансов и т.д., то нужно предоставить участникам возможность ознакомиться с этими материалами и информацией. Специальный порядок ознакомления может быть предусмотрен уставом. Если этого не сделано, то действует общее правило: материалы и информация направляются вместе с уведомлением в качестве приложений. Кроме того, необходимо обеспечить доступ участникам общества к этим материалам для ознакомления в помещении исполнительного органа, в течение 30 дней до проведения собрания (п. 3 ст. 36 Закона № 14-ФЗ) или в течение более коротких сроков, если это предусмотрено уставом (п. 5 ст. 36 Закона № 14-ФЗ). Об этом также можно упомянуть в тексте самого уведомления.
Неуведомление (ненадлежащее уведомление) участника общества о собрании может являться основанием для оспаривания принятых на нем решений. Суд может признать это существенным нарушением, что повлечет признание решения собрания недействительным (постановление Президиума ВАС РФ от 30.10.2007 № 7769/07 по делу № А40-43600/06-81-218). Но даже при допущенных нарушениях собрание правомочно, если на нем присутствовали все участники общества (п. 5 ст. 36 Закона № 14-ФЗ).