Командировочные расходы: взгляд московских налоговиков

В письме УФНС России по г. Москве от 26.08.2014 № 16-15/084374 налоговики рассмотрели ряд вопросов, связанных с учетом командировочных расходов в целях исчисления налога на прибыль. Рекомендуем ознакомиться с разъяснениями, ведь они в пользу налогоплательщиков.

Расходы на проезд бизнес-классом

При направлении работника в командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения таких расходов в коммерческих организациях определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (ст. 168 ТК РФ).

Затраты организации на служебные командировки сотрудников учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. К ним, в частности, относится оплата проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. По общему правилу, затраты учитываются в целях налогообложения прибыли, если они экономически обоснованы, до­кумен­тально подтверждены и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). В связи с этим возникает вопрос: можно ли учесть расходы на проезд работника в командировку и обратно бизнес-классом?

Минфин России высказывался по этому вопросу более восьми лет назад. Тогда, в письме от 21.04.2006 № 03-03-04/2/114, специалисты финансового ведомства разъясняли, что положения главы 25 Кодекса не содержат ограничений в размере возмещения сумм оплаты проезда сотрудника организации к месту командирования и обратно.

В комментируемом письме московские налоговики это подтвердили. При этом они прямо сказали, что организация вправе отнести на расходы в целях налого­обложения прибыли стоимость билетов в бизнес-классе для состоящих в штате командированных сотрудников. Но для этого необходимо наличие соответствующих оправдательных до­кумен­тов, служащих основанием для признания расходов на служебные командировки (в частности, проездных билетов).

До­кумен­ты по гостинице утеряны

В письме налоговики рассмотрели ситуацию, когда работник по возвращении из командировки не смог представить счет и чек гостиницы, подтверждающие его расходы на проживание в ней. Но из гостиницы организацией была получена справка с подтверждением, что командированный сотрудник проживал в ней, и указанием периода проживания и стои­мости.

Налоговики пришли к выводу, что в такой ситуации затраты на проживание командированного сотрудника в гостинице могут быть отнесены в расходы при исчислении налога на прибыль в размере фактических затрат, подтвержденных справкой из гостиницы с детализацией предоставленных услуг и подтверждением фактической оплаты проживания, при условии наличия иных до­кумен­тов, устанавливающих период нахождения сотрудника в командировке в месте, где расположена гостиница.

Обосновали они свой вывод тем, что исходя из положений ст. 252 НК РФ до­кумен­тальным подтверждением произведенных расходов могут быть как до­кумен­ты, оформленные в соответствии с законодательством РФ, так и до­кумен­ты, косвенно подтверждающие произведенные расходы.

Отметим, что Минфин России именно по такой ситуации, которая рассмотрена в комментируемом письме, не высказывался. Однако из разъяснений финансистов по схожим проблемам (утеря посадочного талона при приобретении билетов на проезд в командировку в электронном виде) следует, что специа­листы финансового ведомства считают возможным учет расходов на основании справки, выданной лицом, оказавшим услуги, и содержащей необходимую для учета расходов информацию (письма от 27.02.2012 № 03-03-07/6, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11, от 21.09.2011 № 03-03-07/33).

Что касается «иных до­кумен­тов, устанавливающих период нахождения сотрудника в командировке в месте, где расположена гостиница», о которых говорят московские налоговики, то ими, на наш взгляд, могут быть проездные до­кумен­ты и (или) командировочное удостоверение, в котором проставлены отметки о дате приезда в место командирования и дате выезда из него.

Расходы на суточные

Расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение). Их размер, как мы уже говорили выше, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (ст. 168 ТК РФ).

В комментируемом письме московские налоговики напомнили, что работники направляются в командировку на определенный распоряжением руководителя срок (п. 3 Положения). Подтверждением срока пребывания в командировке является командировочное удостоверение, в котором указываются дата приезда в пунк­т (пунк­ты) назначения и дата выезда из него (из них). Отметки о дате приезда в место командирования и дате выезда из него делаются уполномоченным лицом организации, в которую командирован работник, и заверяются его подписью и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности этой организации для засвидетельствования такой подписи (п. 7 Положения).

Таким образом, по мнению налоговиков, расходы в виде суточных могут быть учтены в целях налогообложения прибыли исходя из их размера, определенного в коллективном договоре (локальном нормативном акте), и количества дней фактического нахождения в командировке в соответствии с командировочным удостоверением.

Отметим, что в командировочном удос­товерении не всегда могут быть проставлены отметки о прибытии в место проведения командировки и выбытии из него. Например, если работник направляется в командировку для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов организации — физических лиц, такие отметки проставить просто некому.

В таких случаях срок нахождения в командировке может быть подтвержден иными до­кумен­тами, в частности:

• приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
• служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
• проездными до­кумен­тами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
• счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования (письмо Минфина России от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7).