1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 5851

Азбука для игры с корпоративными картами

Плюсы безналичных расчетов известны давно: быстрота, безопасность и отсутствие необходимости оформлять дополнительные документы. А с развитием доступных средств платежа такие расчеты перестали быть прерогативой только бухгалтерии. Все чаще и чаще от имени организации расплачиваются «по безналу» и руководители, и обычные ­сотрудники. А используют они для этого корпоративную ­банковскую карту. Какие подводные камни для компании таит этот банковский продукт?

Кто является клиентом

Начнем с небольшого ликбеза. Что такое «корпоративная банковская карта»?

Согласно Положению об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденному Банком России 24.12.2004 № 266-П, — это расчетная (дебетовая) или кредитная карта, оформленная клиенту — юридическому лицу (п. 2.5 Положения № 266-П).

С помощью этой карты клиент — юридическое лицо может совершать следующие операции в российских рублях:

■ получать наличные на оплату расходов, связанных с деятельностью организации. В том числе деньги можно брать для оплаты командировочных и представительских расходов;

■ в безналичном порядке оплачивать любые расходы, связанные с деятельностью организации, в том числе в связи с оплатой командировочных и представительских расходов;

■ проводить иные не запрещенные законодательством операции.

Также Положение № 266-П разрешает использовать корпоративную банковскую карточку для валютных расчетов и даже для снятия наличной валюты для оплаты командировочных и представительских расходов.

Тут сразу отметим, что норма Положения № 266-П сформулирована не очень удачно: если читать ее буквально, то получается, что снять с карточки валюту можно только находясь за пределами Российской Федерации. Однако в соответствии с ч. 2 ст. 5 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», если порядок осуществления валютных операций, порядок использования счетов (специального счета) не установлены органами валютного регулирования в соответствии с этим законом, валютные операции осуществляются, счета открываются и операции по счетам проводятся без ограничений. А каких-то специальных ограничений для снятия валюты со счетов организаций посредством банковских карт закон не устанавливает.

Поэтому, на наш взгляд, снять иностранную валюту с корпоративной банковской карточки можно, находясь как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранного государства. При этом необходимо выполнить одно условие: валюта должна сниматься для оплаты командировочных и представительских расходов при загранкомандировках.

Поскольку для банка клиентом по корпоративным картам является организация, то Центробанк России требует, чтобы обслуживающий банк установил лимиты выдачи наличных по каждому счету, к которому «привязана» корпоративная банковская карта. При этом рекомендовано устанавливать лимиты, не превышающие 100 000 руб. в течение одного операционного дня (п. 2.5 Положения № 266-П).

Фактический держатель карты

Несмотря на то что для банка клиентом по отношениям, связанным с корпоративной картой, является юридичес­кое лицо — владелец счета, фактически карта выпускается на имя конкретного физического лица, которое уполномочено совершать с ее помощью операции от имени организации. В этой связи мы рекомендуем приказом (или иным внут­ренним документом) закрепить перечень сотрудников (в данном ­случае поименный, а не подолжностной), которым оформляется такая карта.

Также организации потребуется создать документ и зафиксировать в нем, на какие цели и в пределах каких лимитов сотрудники имеют право расходовать деньги при помощи этих карт, как подтверждаются расходы, каков порядок отчетности. С данным приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которым организация решила выдать карту, под подпись.

Приведем несколько рекомендаций по оформлению приказа, регулирующего использование карт. В нем необходимо закрепить следующие положения:

1. Карта должна использоваться не­посредственно сотрудником, ее получившим.

2. Установите прямой запрет на передачу карты третьим лицам.

3. Зафиксируйте, какие организационно-распорядительные документы являются основанием для использования ­карты.

4. Установите конкретные виды расходов и их допустимый размер.

5. Введите четкое правило о том, что при любом использовании карты работник должен получать документы, подтверждающие произведенные расходы, и сохранять их для отчета.

6. Зафиксируйте сроки предоставления отчета о расходовании денег.

7. Утвердите форму, по которой сотрудники должны отчитываться о расходовании денег.

Далее возможно несколько вариантов построения работы с корпоративными картами внутри организации. Первый предполагает, что сами карты хранятся в бухгалтерии (у руководителя, иного ответственного сотрудника) и выдаются пользователям по мере надобности. Второй — карточки все время находятся у тех сотрудников, на чье имя они оформлены. Соответственно, под каждый из этих вариантов и необходимо строить внутренний документооборот компании.

Так, в первом случае сотрудники организации сразу после получения карты в банке должны передать ее ответственному работнику на хранение. Факт передачи карты с указанием ее номера фиксируется в специальном журнале. Там же отмечается последующее движение карты: ее выдача и возврат.

Как правило, в таком случае каждая выдача карты сопровождается распорядительным документом (служебной запис­кой, завизированной руководителем, или распоряжением руководителя), в котором указывается, на какие цели и какую сумму разрешается потратить данному сотруднику. Мы рекомендуем в журнал учета выдачи карт включить следую­щие поля:

■ номер карты и ФИО сотрудника — держателя карты;

■ дата выдачи карты сотруднику;

■ подпись сотрудника в получении карты;

■ дата возврата карты сотрудником;

■ подпись лица, ответственного за хранение карт, подтверждающая возврат карты сотрудником.

Во втором случае никаких дополнительных документов обычно не оформляется: все необходимые условия использования карт содержатся непосредственно в приказе, регулирующем выдачу и использование карт, с которым работник ознакомлен под подпись. Вести какой-то журнал, подтверждаю­щий получение сотрудником карт в банке, в этом случае смысла не имеет.

По запросу организации банк может предоставить выписку из реестра на выпуск международных корпоративных карт или иной аналогичный до­кумент, где будет указано, кто и когда получил карту.

Распространенный вопрос: что будет при увольнении работника, которому была выдана корпоративная карта? Давайте разберемся. Как мы уже говорили, карта выдается клиенту-организации, но оформляется на конкретного работника — держателя карты. При этом, по правилам оформления банковских карт, сама карта принадлежит банку.

Таким образом, при увольнении работника, на чье имя была выпущена карта, ее в любом случае надо аннулировать. Поэтому, если работник при увольнении сдал карту, ее надо передать в банк для уничтожения. Одновременно нужно будет «закрыть» эту карту на основании специального заявления.

Если же работник уволился, не сдав карту, тоже не беда — в этом случае нужно подать в банк заявление на блокировку и аннулирование этой карты. Важно сделать это как можно быстрее, чтобы работник не мог воспользоваться деньгами организации.

Хотя, если такое произошло, деньги можно взыскать с работника как через суд, так и обратиться в полицию с заявлением о хищении, поскольку работник, снимая деньги (или расплачиваясь) корпоративной картой, явно знал, что распоряжается не своими ­деньгами.

Налоговые последствия

Теперь давайте поговорим о налоговых последствиях открытия корпоративной карты. Поскольку для этой карты банк должен будет открыть отдельный банковский счет, у организации возникает обязанность сообщить об этом в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Сделать это нужно в течение семи рабочих дней со дня открытия такого счета (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ).

Сама карта, как уже упоминалось, принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Благодаря тому что карта эмитируется по отдельному договору банковского счета, затраты на ее обслуживание, равно как и затраты, связанные с проведением операций (например, снятием наличных), учитываются в расходах как обычные «банковские» затраты (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Подотчет — не подотчет

Еще один важный момент: каков статус тех денег, которыми воспользовался сотрудник при помощи корпоративной карты. Тут все тоже достаточно просто.

До тех пор пока работник не передаст в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы, деньги, списанные со счета корпоративной карточки, считаются выданными работнику под отчет. При этом не важно, снимал сотрудник наличные или платил непосредственно с карты.

Моментом, когда деньги считаются выданными под отчет, является день их снятия или подтверждения операции по оплате товаров, работ или услуг.

Из того факта, что данные деньги считаются выданными под отчет, следует, что приходовать их в кассе не нужно. Равно как не нужно отражать данную операцию в кассовой книге.

И хотя налоговые на местах иногда придерживаются противоположного мнения, суды в подобных спорах занимают сторону налогоплательщиков (см., например, постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.12.2012 № А03-6142/2012 и Третьего арбитражного апелляционного суда от 30.01.2013 № А33-15574/2012).

Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.

Хотя в одном случае деньги, снятые с карты работником, все же могут потребовать отражения в кассе организации. Речь идет о ситуации, когда сотрудник снял их наличными, но потратить на те цели, на которые планировалось, не получилось. В этом случае работник просто сдает деньги в кассу организации.

Поскольку деньги, потраченные с корпоративной карты, считаются средствами, выданными под отчет, потребуется составить соответствующие первичные документы об их расходовании. Проще говоря, потребуется отчет.

Каких-то временных рамок предоставления отчета для случаев безналичного расчета законодательство не устанавливает. В пункте 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение о порядке ведения кассовых операций) оговаривается трехдневный срок только для случаев получения наличных денег из кассы организации. Про случаи получения наличных с корпоративной карты в данном документе (да и в каких-либо других) ничего не говорится.

Поэтому де юре необходимос­ти писать отчет по каждому факту использования карты нет. Периодичность предоставления отчетов работниками, использовавшими средства с корпоративной карты, в данном случае устанавливает руководитель организации.

Сам отчет проще составлять по привычной бухгалтеру унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Это, кстати, поможет избежать различных споров в части признания некоторых расходов. Ведь, напомним, датой осуществления представительских расходов, расходов на командировки, содержание служебного транспорта, иных подобных затрат считается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В то же время можно разработать для этих целей и свою форму, сделав ее более удобной для отражения операций именно по карте. Так, вместо строки стандартной формы № АО-1 «получен аванс из кассы» можно ввести строки «получены деньги через АТМ по корпоративной банковской карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов». Однако и в этом случае мы бы рекомендовали именовать данный документ «авансовый отчет», чтобы избежать возможных недоразумений с налоговми органами при признании расходов для целей налогообложения прибыли.

Наконец, еще одно следствие того, что потраченные (снятые) посредством корпоративной карты деньги считаются выданными под отчет сотруднику. Деньги, за которые работник не отчитался, можно удержать из его заработной платы.

Напомним, что сумма причиненного организации ущерба может быть взыскана с работника по распоряжению руководителя в течение месяца со дня установления размера причиненного работником ущерба при условии, что сумма ущерба не превышает среднего месячного заработка работника (ст. 248 ТК РФ).

Правила и исключения

Как мы уже выяснили, деньги, которые работник израсходовал с помощью такой карты, считаются выданными ему под отчет. Но так как сами расчеты происходят все же в безналичном порядке, возникает несколько нюансов, отличаю­щих их от обычного подотчета.

Так, первое отличие состоит в том, что сотруднику не нужно писать заявление, а руководителю не нужно издавать распоряжение (ставить визу) о выдаче денег под отчет на каждое использование карты. Ведь в п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций указано, что подотчетному лицу необходимо оформлять заявление, а руководителю в свою очередь указывать на этом заявлении сумму и срок подотчета только для получения наличных денег. Для безналичного перечисления подотчетных сумм подобного правила нет.

Второе отличие связано с тем, что сотрудник — держатель корпоративной карты может продолжать ее использовать (то есть фактически получать деньги под отчет) даже если не отчитался еще по предыдущим фактам использования. Дело в том, что подобный запрет содержится в уже упоминавшемся п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций и относится опять же только к выдаче наличных денег под отчет лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу. Данное требование не относится к расчетам посредством корпоративных карт.

Наконец, при использовании корпоративной карты не действуют лимиты наличных расчетов в 100 000 руб., установленные Центробанком России (см. Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Опять же потому, что лимит установлен только для наличной оплаты, а при использовании корпоративной карты расчеты производятся в безналичном порядке.

Расчеты по Корпоративной карте в бухгалтерском учете

Для отражения в бухгалтерском учете движения денежных средств (поступ­ление и списание) на корпоративных банковских картах используется счет 55 «Специальные счета в банках».

Например, перечисление денежных средств на корпоративную карту с расчетного счета организации будет отражаться записью:

Дебет 55 «Специальные счета в банках» Кредит 51 «Расчетные счета»

— зачислены денежные средства на корпоративную карту.

При списании денежных средств с корпоративной карты в бухгалтерском учете делается следующая проводка:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными ­лицами» Кредит 55 «специальные счета в банках»

— выданы денежные средства под отчет (эта проводка делается на основании выписки банка по корпоративной карте).

Обратите внимание: договором на обслуживание банковских карт может быть предусмотрено взимание комиссии за снятие наличных денежных средств. В этом случае бухгалтер должен будет сделать следующую проводку:

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кредит 55 «Специальные счета в банках»

— списана комиссия за снятие наличных денежных средств.

Как мы уже сказали ранее, подотчетное лицо должно отчитаться по расходам, осуществленным с помощью корпоративной банковской карты. На момент представления работником в бухгалтерию соответствующего отчета произведенные расходы будут списаны на счета учета затрат.

Конкретные проводки будут зависеть от того, какие именно расходы осуществил работник. Например, если он приобрел материалы, то счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» будет коррес­пондироваться с дебетом счета 10 «Материалы». Если же работник оплатил корпоративной картой командировочные расходы, то списание будет производиться в корреспонденции со счетами учета затрат (счета 20, 25, 26, 44).

Бывают случаи, когда работник снял с корпоративной карты наличные денежные средства, но оплатил расходы в меньшей сумме. В такой ситуации оставшиеся у него на руках неизрасходованные наличные денежные средства он должен внести в кассу организации. В бухгалтерском учете это будет оформлено следующей проводкой:

Дебет 50 «Касса» Кредит 71

«Расчеты с подотчетными лицами»

— внесены денежные средства в кассу организации.