1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 2348

Нет командировочного удостоверения — платите взносы

Надо ли платить страховые взносы с возмещенных работнику командировочных расходов, если он не приложил к авансовому отчету правильно оформленное командировочное удостоверение? По мнению Минтруда России, в такой ситуации необходимо начислить взносы (письмо от 07.10.2013 № 17-4/1647). Но если организация готова к спору, у нее есть серьезные аргументы в свою защиту.

Формальный подход

Компаниям, работники которых ездят в командировки, имеет смысл убедиться, что ко всем авансовым отчетам приложены командировочные удостоверения. Иначе есть риск, что на выездной проверке ревизоры из ПФР и ФСС России приравняют командировочные расходы к зарплате и начислят на них страховые взносы. Поступить так им позволяет новое разъяснение Мин­труда.

В комментируемом письме рассмот­рена следующая ситуация. Работник организации вернулся из командировки, составил авансовый отчет и приложил к нему все документы, необходимые для подтверждения расходов: билеты, счета из гостиницы и т. п. Кроме того, составил отчет о командировке. Единственный документ, которого не было, — это командировочное удос­­товерение. Несмотря на отсутствие этого документа, руководитель приказал возместить сотруднику командировочные расходы.

Организацию интересовал вопрос: освобождаются ли от страховых взносов командировочные расходы, не подтвержденные удостоверением с отметками принимающей стороны? Минтруд России дал отрицательный ответ.

Чиновники выстроили свои рассуждения так. Объектом для взносов являются выплаты работникам в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № ­­212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Из данных выплат в базу по взносам не входят только те, что перечислены в ст. 9 Закона № 212-ФЗ. В этом списке поименованы документально подтвержденные командировочные расходы. Правила документального оформления командировки закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749). Из него следует, что срок пребывания в служебной поездке подтверждает командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны, которое работник после возвращения должен вместе с другими документами приложить к авансовому отчету (п. 7, 15, 26 Положения № 749).

По мнению Минтруда, из этих норм прямо следует, что авансовый отчет, к которому не приложено удостоверение, составлен с нарушением законодательства РФ. Выплаты, произведенные на основании этого документа, нельзя считать возмещением командировочных расходов. И поэтому они облагаются взносами в общем порядке.

Три аргумента в защиту льготы

На наш взгляд, с таким подходом можно поспорить. Приведем наши доводы.

Во-первых, в ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ говорится, что от взносов освобождены фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд в командировку и обратно, до аэропорта или на вокзал, на наем жилья, связь и прочие. Мы считаем, что в этой норме имеются в виду первичные документы, из которых видны суммы, потраченные работником в поездке: билеты, чеки, накладные, счета гостиниц. А командировочное удос­­товерение — это кадровый до­кумент, который позволяет определить ­­количество дней поездки и лишь косвенно ­­подтверждает произведенные ­­расходы.

Во-вторых, отсутствие удостоверения не отменяет того факта, что работник был в командировке и там понес расходы на жилье и проезд по распоряжению работодателя, а не своей воле. В Законе № 212-ФЗ нет закрытого перечня документов, дающих компании право не перечислять взносы с тех или иных льготных выплат. Поэтому компания вправе подтвердить продолжительность поездки, ее деловую цель и местонахождение принимающей стороны любыми документами. Для этого вполне достаточно приказа о направлении в командировку, отчета работника о поездке, билетов, счетов и квитанций.

В-третьих, есть случаи, когда работодатель вправе отправить сотрудника в поездку и без командировочного удос­­товерения. Это, к примеру, командировка за рубеж (п. 15 Положения № 749). То есть Положение № 749 допускает, что удостоверение — не единственный документ, которым можно подтвердить срок пребывания в командировке. Если в случае с зарубежными командировками дату выезда и приезда можно определить по загранпаспорту, то почему в случае с поездками по России это нельзя сделать по приказу руководителя, проездным документам и квитанциям на жилье?

Как избежать спора

Если у компании по каким-то слу­жебным поездкам работников отсут­ст­вуют командировочные удостоверения и при этом нет желания спорить с ревизорами, можно попробовать ­восстановить документы. Например, договориться с контрагентом, к которому ездили работники, что организация пришлет ему удостоверения по почте, курьером или с другим сотрудником. Возможно, контрагент пойдет ­навстречу и проставит отметки о дате приезда и убытия из командировки.

Если получить отметки принимающей стороны не удастся, остается один вариант — распечатать удостоверения и заполнить в них свою часть. Минтруд России признает, что в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки может быть подтвержден иными документами, в частности:

  • приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
  • служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
  • проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
  • счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Такие разъяснения даны специалис­тами Минтруда России в письме от 14.02.2013 № 14-2-291. Заметим, что Минфин России уже давно не видит преграды для списания командировочных расходов в налоговом учете при отсутствии в командировочном удос­­товерении отметок о прибытии и выбытии. Финансистам в этом случае достаточно наличия приказа о направлении в командировку, служебного задания, проездных документов, счетов на проживание и прочих документов (письма от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7, от 14.09.2009 № 03-03-05/169).