1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 3048

Бумаге не место в нашей жизни

В настоящее время в России созданы все условия для перехода организаций на электронный документооборот. Каковы его плюсы и минусы?

Россия в русле мировых тенденций

Переход на электронный документооборот — не российская, а общемировая тенденция. Во многих странах на законодательном уровне установлено, что компании обязаны в определенных случаях применять электронные документы. Так, в Австрии электронные документы используются при заемных и арендных операциях, в Бразилии — в розничной торговле, табачной и автомобильной промышленности. В Корее отказ выпустить электронный счет обернется штрафом в размере 2% от суммы операции, а отказ от передачи электронного документа — штрафом в размере 1% от суммы операции.

В России электронный документооборот пока носит добровольный характер. Но государство всячески лоббирует его применение. По данным ФНС России, на территории РФ ежегодно циркулирует порядка 45 млрд бумажных документов — договоров, актов, накладных и т.д. Из них более 15 млрд — счета-фактуры.

Между тем, как показывают международные исследования, внедрение электронного документооборота позволяет сократить время обработки документов на 70%, а общая экономия составляет 2—3% валового оборота компании.

Преимущества электронного документооборота

Прежде всего это сокращение издержек компаний. Отпадает необходимость в затратах на приобретение бумаги, расходных материалов для печати (чернил, картриджей и т.д.). Не надо выделять огромные площади для хранения бумажных документов и нести расходы по сдаче документов в архив.

Поскольку передача электронного документа происходит почти мгновенно, причем независимо от местонахождения контрагента, внедрение электронного документооборота способствует ускорению оплаты счетов, а значит, увеличению оборачиваемости денежных потоков, что в конечном итоге увеличит доходы компании.

Кроме того, сокращается количество споров между контрагентами, так как электронный документооборот между ними обычно осуществляется не напрямую, а через третьих лиц (операторов). И просто так обвинить контрагента в его недобросовестности по передаче документов не получится.

Нюансы применения электронных счетов-фактур

С 23 мая 2012 г. российские налогоплательщики получили возможность обмениваться электронными счетами-фактурами. С этой даты вступил в силу приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138 «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде». Документ закрыл последнюю брешь в законодательстве, не позволявшую применять электронные счета-фактуры в хозяйственной практике (см. «БП», 2012, №16).

В трех шагах от электронного блага

Организация, которая решила использовать электронные счета-фактуры, должна предпринять следующие шаги.

Во-первых, заключить договор с оператором электронного документооборота, обеспечивающим обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Отметим, что оператор должен входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота, организатором которой выступает ФНС России. Участие оператора в такой сети означает, что он гарантирует выполнение требований нормативных правовых актов, регулирующих информационное взаимодействие между участниками юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи (п. 5.1 Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота, утвержденного приказом ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253). На сайте ФНС России можно найти реестр операторов, обеспечивающих электронный документооборот счетов-фактур между продавцом и покупателем. На 8 июня 2012 г. в него входит 13 операторов, 12 из которых уже подали документы на включение в сеть доверенных операторов электронного документооборота.

Во-вторых, надо получить электронную цифровую подпись в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных ­в сети доверенных удостоверяющих центров Федеральной налоговой службы (п. 1.8 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденного приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н). Перечень таких центров размещен на официальном сайте ФНС России.

Наконец, в-третьих, следует приобрести необходимое программное обеспечение. В функции доверенного оператора входит распространение и техническое сопровождение программных средств для хозяйствующих субъектов, включая средства криптографической защиты информации, реализующие электронный документооборот в соответствии с требованиями нормативных актов. Поэтому необходимое программное обеспечение лучше приобрести у него. Программное обеспечение может быть как отдельной программой, так и модулем, встраиваемым в популярные бухгалтерские программы.

За удобства надо платить

Электронный документооборот не бесплатный. Стоимость отправки одного счета-фактуры варьируется от 10 до 20 руб. в зависимости от оператора и выбранного тарифного плана. Получение электронных счетов-фактур бесплатное.

Помимо этого плата взимается за электронный ключ, изготовление и продление сертификата ЭЦП и другие услуги. Их стоимость примерно 2000—3000 руб. на одно рабочее место, с которого осуществляются прием и отправка счетов-фактур.

Без совмещения не обойтись

Заключение договора с оператором электронного документооборота и приобретение программы не означает, что теперь выставлять и получать счета-фактуры можно только в электронном виде. Ведь счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки при наличии соответствующих технических средств (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Таким образом, если контрагент не согласен получать счет-фактуру в электронном виде или у него отсутствуют необходимые технические средства, счет-фактуру ему следует выставлять в бумажном виде в обычном порядке. Кроме того, бумажные счета-фактуры будут приходить от поставщиков, которые не перешли на электронный документооборот. То есть придется совмещать бумажный и электронный документооборот.

Порядок совмещения бумажного и электронного документооборота счетов-фактур нигде не прописан. Поэтому его нужно разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Основной принцип, которого должны придерживаться организации, таков: журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгу продаж, книгу покупок надлежит вести в одном экземпляре. А вот в бумажном или электронном виде — на наш взгляд, зависит от соотношения бумажных и электронных счетов-фактур. Если основной документооборот счетов-фактур осуществляется в электронном виде, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгу продаж и книгу покупок логично вести тоже в электронном виде. Ведь большинство данных в эти документы автоматически будет копироваться из электронных счетов-фактур. Останется лишь довнести в эти документы сведения из бумажных счетов-фактур.

Если основу документооборота составляют бумажные счета-фактуры, то журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгу продаж и книгу покупок, с нашей точки зрения, целесообразно вести на бумаге, поскольку автоматически заполнить эти документы не удастся.

Алгоритм поиска

При совмещении бумажного и электронного документооборота часть счетов-фактур (на бумаге) придется подшивать в папки, а часть (в электронном виде) — хранить на машинном носителе информации. То есть счета-фактуры будут храниться в разных местах. Это создает некоторые неудобства. Например, надо найти определенный счет-фактуру. Если ведется только бумажный документооборот, проблем нет. Берем папку со счетами-фактурами за интересующий нас период и быстро находим среди них нужный.

При совмещении бумажного и электронного документооборота задача усложняется. Сначала надо найти конкретный счет-фактуру в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур и по графе 3 «Код способа выставления» определить, в бумажном или электронном виде он был выставлен или получен.

Напомним, что в названной графе согласно подп. «в» п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, по каждому счету-фактуре проставляется код:

• 1 — при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), выставленного (составленного) на бумажном носителе;

• 2 — при регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочного), выставленного (составленного) в электронном виде.

В аналогичном порядке указывается код способа выставления при регистрации исправленного (в частности, корректировочного) счета-фактуры.

Определившись со способом выставления счета-фактуры, можно продолжить его поиск или в папке среди бумажных счетов-фактур, или в электронном регистре.

Ни шагу в сторону

Еще одна особенность электронного документооборота: организации при выставлении счетов-фактур обязаны четко соблюдать все требования законодательства.

Не секрет, что зачастую счета-фактуры выставляют с нарушением пятидневного срока с даты отгрузки. При этом в самом счете-фактуре указывают правильную дату (не выходящую за границы пятидневного срока).

При электронном документообороте такой вариант не пройдет. Ведь датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора электронного документооборота (п. 1.10 упомянутого выше Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи).

А что с электронной первичкой?

Обмен первичными документами (накладными, актами и т.д.) также может осуществляться в электронном виде. Причем это было возможно и раньше, до вступления в силу электронного документооборота счетов-фактур.

Так, ФНС России в письме от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368 «Об отдельных вопросах применения электронных документов» разъяснила, что ни действующим законодательством РФ, ни иными нормативными актами не установлены ограничения на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой. Поэтому легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи равнозначны (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности. Сказанное учитывается налоговыми органами и в целях применения налогоплательщиками положений п. 1 ст. 252 НК РФ.

Минфин России также подтверждает, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, свидетельствующим о расходах налогоплательщика, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не установлено требование о составлении такого документа на бумажном носителе (письмо от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1).

В новом законе о бухучете (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), который вступит в силу с 1 января 2013 г., определено, что первичные документы могут быть составлены и в электронном виде (п. 5 ст. 9). Названным законом также предусмотрено, что формы первичных документов будет утверждать сама организация (п. 4 ст. 9). То есть компании смогут не применять унифицированные формы первичной документации.

Для электронного документооборота такая свобода не очень хороша. Ведь для обмена электронной первичкой не по электронной почте, а через программы обмена счетами-фактурами (а такие программы позволяют это делать) нужно, чтобы формы первичной документации были одинаковыми (совместимыми) как у продавца, так и у покупателя. Поэтому, если документооборот первичных документов предполагается вести в электронном виде, отступать от унифицированных форм в следующем году не рекомендуется.

Кроме того, при разработке электронных форматов первичных документов целесообразно придерживаться форматов, утверждаемых ФНС России для истребования первичных документов у налогоплательщика в электронном виде в порядке ст. 93 НК РФ. Это позволит представлять по запросам налоговиков первичную документацию в электронном виде и не распечатывать ее на бумаге. В настоящее время приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172 утверждены электронные форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг).

Выбор этих документов налоговики обосновали тем, что в документообороте хозяйствующих субъектов именно ТОРГ-12 и акт приемки-сдачи работ (услуг) используются чаще всего и соответственно подтверждают исполнение значительного числа хозяйственных договоров в части осуществления поставки, отгрузки материальных ценностей, качества и объемов выполненных заказов.

При запросе налоговиками иных первичных документов до утверждения их форматов в электронном виде придется представлять в налоговую инспекцию данные документы в бумажном варианте. В частности, в письме от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1 Минфин России разъяснил, что в соответствии со ст. 93 НК РФ в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Если же необходимые налоговикам документы составлены в электронном виде не по установленным форматам, они представляются на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).

В заключение отметим, что организации помимо счетов-фактур и первички вправе в электронном виде вести кассовую книгу. Об этом говорится в Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ (утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П).