1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 3705

Командировочные документы: принять или завернуть?

Главная забота бухгалтера при командировке любого из сотрудников — это получить от командированного правильно оформленные документы. Ведь от того, насколько верно заполнены бумаги, зависит очень многое. По большому счету даже налоговая безопасность фирмы. Поэтому и проверяется каждый документ досконально, поэтому и просят бухгалтеры переделать или доделать документы.

Между тем не всегда это возможно. Командировка может быть разовой или заграничной, да и наша страна не маленькая — не полетишь ведь за 1000 километров для того, чтобы просто печать исправить… О том, как поступать в подобных ситуациях, мы сегодня и поговорим.

Бесстрочный НДС

Начнем с самой распространенной ситуации: отсутствие в документах, привезенных сотрудником из командировки, выделенной отдельной строкой суммы налога на добавленную стоимость.

Споры о том, можно ли по таким документам предъявлять НДС к вычету, идут уже давно. Особенно это актуально, если бумаги оформляются командированным не как представителям организации, а как обычным физическим лицам. В таком случае на продавца распространяется правило п. 7 ст. 168 НК РФ, согласно которому обязанность по выделению НДС отдельной строкой считается выполненной в момент выдачи кассового чека или иного документа, подтверждающего покупку.

Вот и получается, что, например, по проездным билетам, если они приобретаются не организацией, а самим командированным, бухгалтер вполне может оказаться в ситуации, когда расход есть, НДС в нем «сидит», а сумма налога отдельной строкой не выделена. И переделать документ невозможно — билеты ведь бланки строгой отчетности. Ставить ли такой налог к вычету?

Суды отвечают на этот вопрос положительно. В качестве примера можно привести недавнее постановление ФАС Московского округа от 26.07.2011 № КА-А40/6657-11, где судьи как раз рассмот­рели ситуацию с билетами. Принимая решение, суд указал, что организация вправе самостоятельно выделить НДС со стоимости билетов (расчетным путем) и предъявить его к вычету. В качестве подтверждения этого судьи сослались как раз на п. 7 ст. 168 НК РФ, освобождающий розничного продавца (а в рассматриваемом деле билеты покупались в розницу самими работниками) от выделения НДС отдельной строкой. Также суд учел тот факт, что билеты были включены в отчет о командировке и работодатель возместил сотрудникам их стоимость. Это, по мнению судей, означает, что данные билеты использовались именно организацией в деятельности, облагаемой НДС.

Таким образом, суд не только подтвердил правомерность вычета, но и лишний раз дал «сигнал» бухгалтерам о том, как важно правильно оформлять внутренние документы — приказы о командировке, отчеты и т.п.

Поездка есть, отметки нет

Еще один частый случай возникновения проблем с документами касается отметок о прибытии/убытии. Согласно ст. 168 Трудового кодекса командировка — это поездка работника по служебной надобности за пределы того населенного пункта, в котором он работает. А раз так, то по бухгалтерии должны пройти документы, подтверждающие такую поездку. Согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение), поездка работника подтверждается отметками о прибытии и убытии в командировочном удостоверении.

Казалось бы, все четко и понятно — отправился работник в командировку, прибыл в пункт назначения, явился в отдел кадров, проштамповал удостоверение. И то же самое перед отъездом. Однако на практике все не так просто. Ведь иногда командировки назначаются для поездки не на другое предприятие, а для иных целей. Например, провести переговоры с потенциальными работниками, приобрести тот или иной товар, провести испытания техники и т.п. В этих случаях получить отметку о прибытии и убытии просто не у кого.

В законодательстве ответа на вопрос о том, как быть в такой ситуации, мы не найдем. Решить его взялся Минфин России. В письме от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 он указал, что в тех случаях, когда получить отметки о прибытии/убытии в командировочном удостоверении невозможно, расходы на командировку будут подтверждаться иными документами, косвенно свидетельствующими о расходах. В качестве примера таких документов в письме указаны проездные документы, по которым можно определить день отъезда и приезда, счет из гостиницы, на основании которого можно определить место командировки и ее продолжительность, а также служебное задание и утвержденный работодателем отчет о его выполнении. То есть и в этом случае особое внимание нужно уделить внутренним документам организации. Дополнительно можем посоветовать тщательнее составлять приказ о направлении сотрудника в командировку, не ограничиваясь стандартным «в связи с производственной необходимостью», а детально расписывая цель поездки и ожидаемые от нее результаты.

Командировка по договору подряда

Третья ситуация, когда бухгалтеру приходится тщательно изучать документы, связана с деловыми поездками сотрудников, не состоящих в штате организации. Речь идет о тех, кто оформлен не по трудовому договору, а по договору подряда или договору оказания услуг. Их поездки (даже по служебной надобности) командировками быть не могут, поскольку в ст. 168 ТК РФ четко сказано, что командировка — это поездка работника (то есть лица, заключившего трудовой договор).

Значит ли это, что расходы на поездки «гражданских» сотрудников учесть не получится, даже если имеются документы, эти расходы подтверждающие? Нет, не значит, говорят суды. Действительно, отмечают судьи, выплаты в пользу командированных работников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, к командировочным отнести нельзя в силу формулировки ст. 168 ТК РФ. Но это ведь не лишает их производственного характера. Тем более, если они экономически обоснованны и документально подтверждены.

Значит, нужно просто найти другое основание для их учета. И если командировочные расходы штатных сотрудников бухгалтер проводит по подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, то расходы на поездки сотрудников, не состоящих в штате, нужно учитывать по подп. 49 п. 1 той же статьи кодекса (см. постановление ФАС Поволжского округа от 16.06.2011 № А55-13458/2010). Конечно, при учете этих расходов нельзя забывать про их документальное оформление — наличие обязанности заказчика по договору компенсировать подобные затраты исполнителя, утвержденные формы согласования подобных поездок и документов, подтверждающих их совершение и т.п. Все эти документы организация должна разработать самостоятельно.

Как учесть общественный транспорт?

Наконец, еще одна ситуация, когда бухгалтер вынужден «придираться» к документам. Речь идет о командировках, во время которых сотрудники вынуждены передвигаться на общественном транспорте. Многие командированные считают, что эти расходы также являются затратами на проезд, сохраняют билеты и включают их в отчет. Бухгалтеры же, в большинстве своем, логику командированных не разделяют, считая, что подобные расходы должны «идти» за счет суточных и расходами на проезд не являются.

И надо отметить, что у такого подхода есть законное основание. Так, если мы внимательно прочитаем ст. 168 ТК РФ, в которой и перечислены все те расходы, которые работодатель, что называется, «по умолчанию» должен возместить командированному, то увидим, что там говорится просто о расходах «по проезду». Однако в п. 12 Положения уточняется, что расходы на проезд включают в себя затраты на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от них, если эти объекты находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих указанные затраты. То есть расходы на проезд общественным транспортом можно включить в командировочные, только если эти расходы были понесены для того, чтобы добраться до места командировки или обратно. Поездки же в месте командировки под расходы «по проезду» не подпадают.

Однако выход есть и из этой ситуации. Причем выход, одоб­ренный Минфином России. Итак, чтобы возмещать сотрудникам расходы на передвижение общественным транспортом в месте командировки, организация должна издать свой собственный документ, регламентирующий порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками. Такое право организации дает ст. 168 ТК РФ, прямо указывая, что в коллективном договоре или локальном нормативном акте работодатель вправе установить дополнительные гарантии командированным сотрудникам. Оплата проезда в месте командировки как раз и является такой дополнительной гарантией.

А значит, если в коллективном договоре или в другом локальном нормативном акте (Положении о командировках) организация заранее зафиксирует, что командированным сотрудникам по предъявлению билетов компенсируется стоимость проезда на автобусе, троллейбусе, трамвае или метро в месте командировки, то такие компенсации организация сможет учесть при налого­обложении прибыли (см. письмо Минфина России от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80).