1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 4097

Передача дел ликвидированных организаций на государственное хранение

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Передача осуществляется на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. Рассмотрим, какой порядок передачи дел установлен законодательством.

Особое место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Законодательство регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение документов, образовавшихся в процессе деятельности ликвидируемой организации.

Упорядочение

Упорядочение документов включает в себя экспертизу ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, формирование и описание дел для подготовки архивной описи, составление описи и создание научно-справочного аппарата к ней, составление исторической справки к фонду организации, техническое оформление дел и др.

Предварительно перед упорядочением необходимо ознакомиться с положением (уставом) организации и положениями о ее структурных подразделениях, структурой, исторической справкой к фонду организации (при наличии), нормативно-распорядительными документами о создании, реорганизации, ликвидации, а также уточнить сведения о предшественниках и преемниках организации.

Если в компании ранее имело место упорядочение документов, необходимо изучить предыдущие описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения для сохранения преемственности при упорядочении документов.

В каждой компании формируется обязательный пакет документов по личному составу со сроком хранения 75 лет, являющихся основанием для выдачи справок социально-правового характера:

  • приказы (распоряжения) по личному составу;
  • личные карточки;
  • личные дела уволенных работников;
  • трудовые договоры (контракты) и соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
  • лицевые счета работников или заменяющие их расчетно-платежные ведомости;
  • акты о несчастных случаях, связанных с производством;
  • документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными условиями труда (табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, технологические карты и др.);
  • подлинные личные документы (трудовые книжки и др.).

В организациях могут оформляться и другие документы по личному составу со сроком хранения свыше десяти лет (например, документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий и присуждению премий, списки работников). Они также включаются в опись дел по личному составу.

При отсутствии (утрате) лицевых счетов и расчетно-платежных ведомостей, приказов по личному составу, личных карточек в организации на хранение в качестве исключения можно оставить вторичные документы с временным сроком хранения — индивидуальные карточки учета сумм начисления выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного социального налога, а также сумм налогового вычета, журналы регистрации приказов, движения трудовых книжек и т.д. Названные документы включаются в опись по личному составу только при условии, что компания представила в государственный архив официальную справку об отсутствии (утрате) документов.

При упорядочении документов наиболее сложными считаются работы по определению состава документов, подлежащих приему в архив. Состав таких документов определяется в результате экспертизы их ценности и уточнения фондовой принадлежности.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится для того, чтобы:

  • определить состав документов организаций, содержащих ценную информацию и подлежащих отбору и передаче в архивы организации, а затем в государственные архивы на постоянное хранение;
  • установить временные сроки хранения документов, имеющих практическое или справочное значение на протяжении определенного периода;
  • выделить к уничтожению документы организации с истекшими сроками хранения.

В ходе экспертизы следует руководствоваться перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни), утвержденными приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а также указаниями на сроки хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в данные перечни, которые устанавливаются федеральными законами и другими федеральными нормативными правовыми актами.

Сроки хранения, закрепленные упомянутыми документами, являются обязательными для всех организаций независимо от формы собственности (государственных и негосударственных).

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Документы постоянного хранения организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, хранятся в компаниях до их ликвидации и при ликвидации выделяются к уничтожению по акту с указанием в нем соответствующих статей обозначенных выше перечней.

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.

В соответствии с современными требованиями постановки делопроизводства дела постоянного хранения и по личному составу оформляются в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел, при ее отсутствии — на основании примерной номенклатуры дел однородных организаций, отраслевого и типового перечней. Только после этого дела передаются в архив организации.

Как показывает практика, данные требования в большинстве организаций не соблюдаются вообще или соблюдаются частично. Документы формируются в дела с отступлениями от номенклатуры дел, а при ее отсутствии группируются в дела в произвольном порядке. Документы находятся на скоросшивателях, в которых они систематизированы в обратном хронологическом порядке, количество листов в деле превышает 250, отдельные документы помещены в пластиковые файлы и др. В дела помещаются вторые экземпляры и копии документов, черновики, разрозненные документы. Нередко при ликвидации организации документы передаются в архив в состоянии россыпи. Поэтому при описании документов почти всегда требуется формировать заново или переформировывать дела постоянного хранения и по личному составу.

Формирование дел

Группируя документы в дела, необходимо соблюдать следующие требования:

  • включать в дела подлинные документы, иногда при отсутствии подлинников — заверенные копии;
  • документы постоянного и временного хранения формировать в отдельные дела;
  • размещать в дело по одному экземпляру каждого документа (можно включать черновые и дублетные экземпляры наиболее значимых документов, копии документов с подлинными резолюциями, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу);
  • объединять в дела документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, судебные, личные, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год (кроме документов по административным и бухгалтерским вопросам), документы театров, характеризующие сценическую деятельность — в пределах театрального сезона и др.

Кроме того, при небольшом объеме документов одного вида в случае упорядочения документов за несколько лет они могут быть сформированы в дело по видам документов в пределах нескольких календарных лет, например приказы генерального директора по личному составу за 2001—2003 гг.;

  • не включать в дело более 250 стандартных листов при толщине не более 4 см (количество нестандартных листов может быть больше, но толщина дела сохраняется в пределах 4 см). Если в процессе формирования дела количество листов превысило норму, дело надо разделить на тома;
  • систематизировать документы в деле так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы;
  • формировать документы вместе с приложениями независимо от даты их утверждения или составления. Приложения к документам объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.

Оформление дела постоянного хранения и по личному составу включает в себя нумерацию листов в деле, составление листа заверителя, внутреннюю опись (при необходимости), подшивку (переплет), оформление обложек дел, проставление шифров на делах.

Дела временного хранения (до десяти лет), поступающие в государственный архив при ликвидации организации или оставленные на хранение в компании, оформляются частично. Допускается не проводить систематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи. Документы разрешается хранить в папках-скоросшивателях.

Описи можно составлять на все дела организации до момента ее ликвидации.

Описи дел являются основным учетным документом в архивах и составляются по единой для всех организаций установленной форме. Они имеют справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления (если у описи есть разделы), предисловия, списка сокращенных слов, различного вида указателей.

Предисловие к описи ликвидированных организаций, передающих документы по личному составу в Главархив, подписывается руководителем организации (председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим) или составителем и заверяется печатью.

При упорядочении документов ликвидированных организаций оформляется историческая справка за весь период их деятельности. В ней приводится информация об истории организации-фондообразователя, фонда, а также краткая характеристика документов фонда.

Сведения о создании, реорганизации, ликвидации, изменении названия, подчиненности можно найти в распорядительных документах организации-фондообразователя и ее вышестоящих органах, материалах учредительных и ликвидационных собраний, регистрационных документах и проч.

Историческая справка к фондам ликвидированных организаций, передающих документы по личному составу в Главархив, подписывается руководителем организации (председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим) или составителем и заверяется печатью.

После составления описей дел постоянного хранения и по личному составу на документы с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению в процессе экспертизы ценности документов, готовятся акты о выделении к уничтожению по установленной форме.

Уничтожение и передача дел в архив

Дела с истекшими сроками хранения, включенные в акт, уничтожаются только после утверждения руководителем организации описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период.

После утверждения описи дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу и временного хранения (свыше десяти лет) действующей и ликвидированной организации экспертно-проверочной комиссией архивного органа описи передаются на утверждение руководителю организации (председателю ликвидационной комиссии). Затем три экземпляра описи постоянного хранения (в том числе первый) и один экземпляр описи по личному составу передаются в государственный архив, а один экземпляр остается в организации.

Упорядоченные документы организации передаются на хранение в государственный архив в установленном порядке.

Дела передаются поединично. На всех экземплярах описи ставятся отметки о приеме документов в государственный архив.

Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Перед передачей документов на такое хранение представители госархива проверяют правильность научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт. Дефекты исправляются силами организации. Вместе с документами передаются описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, выполняются за счет организации, сдающей документы.