1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 998

Электронный документооборот

В конце мая 2011 г. приказом Минфина России был утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде. Но чтобы получить реальный экономический эффект от использования безбумажных технологий, важно перевести весь документооборот в электронный вид. Фирма «1С» готова предоставить своим пользователям такую возможность.

Долгий путь

Необходимость перехода на безбумажные технологии назрела в экономике уже давно. Внедрение электронного документооборота несет в себе положительный экономический эффект: снижение затрат организаций на расходные материалы, почтовые услуги, ведение архива документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, персонал, аренду площадей для архива и т.д.), сокращение времени на обработку и обмен данными, уменьшение количества ошибок, возможность оперативного поиска необходимого документа в электронном архиве.

Теперь и государство многое делает в этом направлении. Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» была установлена юридическая значимость электронных документов, подписанных ЭЦП. К сожалению, нормы этого закона не распространялись на счета-фактуры. Специальная норма была предусмотрена в НК РФ. Теперь это ограничение снято.

Летом прошлого года в НК РФ были внесены изменения, предусматривающие составление и выставление счетов-фактур в электронном виде при взаимном согласии сторон сделки и наличии технических средств и возможностей для приема и обработки таких счетов-фактур (ст. 169 НК РФ в редакции Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ).

Президент РФ 6 апреля 2011 г. подписал Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Новый закон направлен на устранение недостатков действующего Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ, а также на расширение сферы использования электронных подписей.

И наконец, 25 мая 2011 г. приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» (далее — Порядок) прошел регистрацию в Минюсте России (регистрационный № 20860).

Порядок для электронных счетов-фактур

Утвержденный Минфином Порядок устанавливает, что выставление и получение счетов-фактур в электронном виде осуществляется через одного или нескольких, имеющих совместимые технические средства, операторов электронного документооборота. Обратите внимание: применение электронных счетов-фактур допускается только по взаимному согласию сторон сделки. Таким образом, использование электронных документов является правом, а не обязанностью контрагентов. В Порядке прописано, какой день считать датой выставления и датой получения электронных счетов-фактур, регламентирована процедура внесения в них исправлений.

Порядок вступает в силу с момента официального опубликования (п. 2 приказа Минфина России от 25.04.2011 № 50н). Фактически его можно применять после появления аккредитованных операторов электронного документооборота1 и утверждения ФНС России форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в электронном виде (абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ).

В экономических программах фирмы «1С» возможность составления и выставления счетов-фактур в электронном виде будет реализована после утверждения указанных выше документов, форматов.

Внедрение электронных счетов-фактур послужило стимулом к максимально широкому использованию в электронном виде других документов бухгалтерского, налогового и финансового учета.

Возможности «1С: Предприятие 8»

Уже сейчас в программе «1С:Управление торговлей 8» реализована возможность обмениваться документами, порядок обмена которыми законодательством не регулируется (документы определенного формата: каталоги товаров, прайс-листы, заказы, счета, накладные, акты выполненных работ, отчеты о продажах комиссионного товара, а также любые другие документы произвольного формата: договоры, акты сверки). Из программы возможен прямой обмен «продавец — покупатель» (например, по e-mail или общий файловый каталог на сервере).

При разработке механизма обмена электронными документами в «1С:Предприятие 8» стояла задача реализовать простой механизм настройки и обмена с максимально удобным интерфейсом. Документы подписываются электронно-цифровой подписью и отправляются получателю одним нажатием кнопки. Если участники обмена договариваются между собой о том, что не все пересылаемые документы юридически значимые, то для отдельных видов документов можно не использовать ЭЦП.

Для удобства использования в систему встроена система подсказок (по шагам), которая сообщает пользователю о следующем действии в работе с электронным документом.

Для удобства пользователей в программе также реализованы формирование электронного документа сразу в нескольких общепринятых форматах, задаваемых пользователем (XML, MS Word, HTML и т.д.);

n привязка сертификата подписи к определенным видам подписываемых электронных документов, а также проверка корректности сертификата подписи при отправке или получении;

n автоматическое отслеживание актуальной версии электронного документа по документу учетной системы;

n просмотр перечня всех электронных документов с их краткими характеристиками в привязке к документу учетной системы;

n ведение подробного журнала событий по действиям с электронными документами;

n просмотр содержимого электронного документа на экране в привычном для пользователя печатном виде, установка ЭЦП или отправка на доработку автору документа, а также возможность выгрузки электронного документа с установленными ЭЦП в каталог на диск;

n сравнение двух версий электронных документов;

n отдельная эргономичная форма для обработки подготовленных к подписи электронных документов с разбивкой по сертификатам подписей ответственных лиц организации;

n автоматическое формирование документа учетной системы на основе полученного электронного документа.

В дальнейшем электронный документооборот будет реализован в других решениях на платформе «1С:Предприятие 8».

В заключение еще раз отметим, что с внедрением электронного документооборота появляется возможность повысить уровень качества обработки и обмена актуальной информацией, сократить количество ошибок, встречающихся при вводе вручную, а также снизить трудоемкость и время обработки документов.