1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 6836

Работник едет в командировку: как рассчитать выплаты

Расходы на командировку включают различные выплаты. Это, в частности, суточные, компенсация расходов на проезд работника до места командировки и обратно, на оплату гостиницы, на медицинскую страховку, если, например, работник едет за границу. Разберемся в тонкостях исчисления и налогообложения командировочных расходов.

Порядок расчета командировочных регламентируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение), утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Положение вступило в силу с 25 октября 2008 г.

Напомним, что до этой даты все работодатели при направлении сотрудника в командировку руководствовались Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62), которая в соответствии со ст. 423 ТК РФ применялась в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Не отменена эта Инструкция и сейчас.

Срок командировки

Ранее срок командировки был ограничен 40 днями, не считая времени нахождения в пути. Теперь такого ограничения нет. Согласно п. 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

В итоге решена проблема оплаты командировок, срок которых составляет более 40 дней. Ведь раньше превышение этого срока квалифицировалось как перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ) со всеми вытекающими отсюда налоговыми последствиями (см., например, Письмо Минфина России от 28.03.2008 N 03-03-06/2/30).

Вместе с тем отмена максимального срока командировки совсем не означает, что работников теперь можно ссылать в командировку навечно. Ведь выполнение служебного поручения (а именно так определяет командировку ст. 166 ТК РФ) не предполагает постоянной работы в месте командирования. Это могут быть проверка, контроль, прием работ и т.п. Следовательно, срок командировки обусловлен выполнением такого поручения.

Если же работник в месте командировки выполняет постоянные трудовые функции, это действительно следует рассматривать как перевод на другую работу.

Отметим, что в силе остались ограничения, названные в Постановлении Правительства РФ от 17.02.2007 N 97 "Об установлении случаев осуществления трудовой деятельности иностранным гражданином или лицом без гражданства...".

Так, временно пребывающие в России иностранцы могут направляться в служебную командировку, но не более чем на 10 календарных дней в течение всего периода действия разрешения на работу. Для временно проживающих иностранцев общий срок командировок не может превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев.

Документальное оформление

Документы, которые следует оформлять при командировках, остались прежние: командировочное удостоверение, служебное задание, решение работодателя (приказ), авансовый отчет, отчет о выполненной работе.

Пункт 8 Положения обязывает Минздравсоцразвития России определить порядок и формы учета работников, выбывающих из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. До этого момента применяют формы журналов прибытия (убытия) в командировку, утвержденные в качестве Приложений к Инструкции N 62.

Согласно п. 15 Положения направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения. Однако при командировании работника в страны СНГ, заключившие между собой межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении Государственной границы, командировочное удостоверение выписывать все же надо. Именно в нем принимающая нашего работника сторона должна, как прежде, проставлять отметки о прибытии и убытии.

Возмещение расходов

В перечень расходов, возмещаемых работнику при загранкомандировках, в соответствии с п. 23 Положения включаются затраты: на загранпаспорт, визы и другие выездные документы; на обязательные консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автотранспорта; на обязательную медицинскую страховку; на иные обязательные платежи и сборы.

Включение в указанный перечень обязательной медицинской страховки поможет работодателям убедить налоговые органы в правомерности учета подобных затрат в составе командировочных расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Ранее налоговики были против этого, указывая, что названная норма Налогового кодекса РФ такое не предусматривает (см. Письма Минфина России от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138, УФНС России по г. Москве от 19.05.2006 N 20-12/43886@). Поэтому налогоплательщикам приходилось добиваться справедливости в судах (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17.04.2006 N Ф04-10064/2005(20874-А27-37)).

Болеть не возбраняется

Ранее заболевшему командированному согласно п. 16 Инструкции N 62 возмещались расходы по найму жилого помещения (кроме случаев нахождения в стационаре) и выплачивались суточные в течение всего времени, пока он по состоянию здоровья не имел возможности приступить к выполнению поручения или вернуться к месту своего постоянного проживания (но не свыше двух месяцев).

Теперь же данное ограничение снято. Заболевшего в командировке работника не лишат суточных и не заставят оплачивать проживание за свой счет в течение всего периода болезни (п. 25 Положения).

Суточные при однодневных командировках

Если работник имеет возможность ежедневно возвращаться из места командировки на территории РФ, суточные ему, как и ранее, не выплачиваются (п. 11 Положения).

Если все же в локальном нормативном акте или в коллективном договоре выплата суточных за подобные командировки предусмотрена, сумма таковых не может быть отнесена к расходам в целях налогообложения прибыли (Письмо УФНС России по г. Москве от 10.02.2006 N 20-12/11312).

Впрочем, ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 16.08.2007 N А28-1084/2007-3/29 указал, что такие выплаты все-таки могут уменьшать базу по налогу на прибыль, но тогда на них следует начислять ЕСН. А с точки зрения уплаты НДФЛ указанные суточные являются налогооблагаемым доходом работника.

Лицам, направляемым в однодневные командировки за границу, повезло больше. Им согласно п. 20 Положения суточные будут выплачиваться в размере 50% нормы такого рода расходов, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для загранкомандировок.

Оплата по выходному или рабочему дню?

Оплата труда командированного работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения). В этой ситуации применяются общие правила ст. 153 ТК РФ, которые обязывают работодателя оплачивать работу в такие дни не менее чем в двойном размере тарифной ставки (оклада) либо (по желанию работника) в одинарном размере с предоставлением другого дня отдыха.

Таким образом, сформулировано единое правило оплаты работы командированных сотрудников в выходные и праздничные дни.

С одной стороны, это разрешило проблему, которую рассмотрел Верховный Суд РФ в Решении от 20.06.2002 N ГКПИ2002-663. Дело в том, что согласно п. 8 Инструкции N 62 в случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжал в командировку в выходной день, ему по возвращении должен был предоставляться другой день отдыха. Однако возможность двойной оплаты такого дня не была предусмотрена.

Ведь за время пребывания в командировке за работником на основании ст. 167 ТК РФ сохраняется средний заработок, а Положением о среднем заработке не предусмотрено, чтобы средний заработок выплачивался работнику в двойном размере.

Верховный Суд РФ тогда разъяснил, что выезд в командировку в выходной день по желанию работника можно оплачивать в соответствии со ст. 153 ТК РФ как работу в выходной день в размере двойной ставки.

Теперь эта возможность прямо закреплена в Положении: работодатель должен автоматически рассчитывать командированному работнику за выходной день двойную тарифную ставку. Отказаться от нее работодатель может только по желанию работника, предоставив ему другой день отдыха. В этом случае день выполнения задания или выезда (приезда), пришедшийся на выходные дни, будет рассчитываться по среднему заработку.

С другой стороны, Положение не содержит прямого указания на то, что же считать выходным днем командированного работника - выходной по его обычному графику или выходной по графику места командировки (ранее Инструкция N 62 закрепляла второй вариант). Представляется, что логично будет продолжать придерживаться этого правила, поскольку Инструкция не отменена.

Напомним также, что, по мнению ВС РФ, изложенному в Определении от 27.08.2002 N КАС02-441, такой вывод прямо следует из положений ст. 189 ТК РФ о дисциплине труда (работник должен подчиняться правилам поведения, определенным в той организации, где им выполняются трудовые обязанности).

Разумеется, в результате могут возникнуть некоторые проблемы с оплатой выходных дней. За все рабочие дни по графику основной работы за работником сохраняется средний заработок (п. 9 Положения; такая норма была и раньше в п. 9 Инструкции).

Предположим, что графики по месту основной работы и по месту командировки не совпадают. Как же оплачивать командированному сотруднику привлечение к работе в рабочий день, который по месту основной работы является выходным? На наш взгляд, в этой ситуации следует платить двойную ставку, а средний заработок за этот день сохранять уже не нужно.

Если же выходной день по графику места командировки является рабочим по месту основной работы, то такой день, как представляется, должен оплачиваться в размере среднего заработка.

Следует применять также правило о двойной оплате дня выезда в командировку и дня возвращения из нее, если эти дни приходятся на выходной по графику работы организации.

Средний дневной заработок для командировок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая учитываемые премии и вознаграждения, на количество фактически отработанных в этот период дней.

Пример. Работник, получающий оклад 10 000 руб. в месяц, пробыл все 16 рабочих дней января 2009 г. в командировке.

С 1 по 28 августа 2008 г. он был в отпуске. Все остальное время в 2008 г. отработал по графику 5-дневной рабочей недели.

Заработок, включаемый в расчет, составляет 110 476,19 руб. ((10 000 руб. x 11 мес.) + (10 000 руб. : 21 дн. x 1 дн.)).

За расчетный период с января по декабрь 2008 г. отработано 230 рабочих дней (т.е. 250 дней по норме минус 20 рабочих дней, пропущенных в отпуске).

Средний заработок за период командировки составит 7685,30 руб. Потеря в заработке, если бы работник находился в январе на рабочем месте, составляет 2314,70 руб. (10 000 - 7685,30).

Иногда работодатель готов оформить работнику доплату до обычного заработка. Но как это сделать?

Минфин России в Письме от 26.09.2008 N 03-03-06/1/548 сообщил, что если доплаты до оклада сотрудникам, находившимся в командировке производственного характера, предусмотрены в локальном нормативном акте, то расходы по начислению подобных выплат могут учитываться в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли. Кроме того, сумма этой доплаты является объектом обложения ЕСН и с нее удерживается НДФЛ.

В то же время такой способ восстановления справедливости создает дополнительные проблемы бухгалтерии. Получается, что необходимо сначала рассчитать средний заработок, затем посчитать обычную зарплату. И в том случае, если текущий заработок окажется больше, следует произвести доплату. Нужно еще и не забыть, что эту доплату в средний заработок следующих месяцев включать не следует.

Некоторые организации поступают проще. Уж если Минфин России не против такой доплаты, то зачем ее высчитывать вообще? Ведь можно в этом случае сразу начислять текущий заработок, предварительно отметив в табеле учета рабочего времени это время как время нахождения в командировке. Налогообложение и среднего заработка за время командировки, и доплаты до текущего заработка абсолютно одинаковое, поэтому нет никакого смысла эту доплату выделять отдельно.

Единственная сложность для организации заключается в том, что иногда средний заработок все же оказывается больше заработка текущего месяца. Зоной риска для организации являются апрель, июль, сентябрь, октябрь и декабрь - месяцы, в которых число рабочих дней превышает среднемесячное значение. Что ж, производить двойной расчет в пяти месяцах из двенадцати все же легче.

Однако даже если этого не делать, то, как показала практика, в ходе налоговых проверок инспекторы, как правило, в подробности расчета среднего заработка не углубляются. Ведь этот расчет - дело сложное и в итоге не выявляющее больших сумм нарушений.

Впрочем, есть и еще один способ решения этой проблемы. Работодатель вправе объявить работника, который часто ездит в командировки, лицом с разъездным характером работы. В этом случае такая поездка для него командировкой являться не будет (ст. 166 ТК РФ), поэтому за дни поездки работнику должна начисляться обычная заработная плата, а не сохраняться средний заработок.

Статья 168.1 ТК РФ требует от работодателя возмещать работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, связанных со служебными поездками:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения этих расходов и перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, трудовым договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Минфин России Письмом от 01.06.2007 N 03-03-06/1/358 сообщил, что расходы работодателя, связанные с компенсацией разъездного характера работы, могут быть включены в состав расходов на оплату труда, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Ранее Письмом от 21.08.2006 N 03-05-02-04/130 финансовое ведомство разъяснило, что эти расходы не облагаются ЕСН. Не удерживается с них и НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Минфина России от 29.08.2006 N 03-05-01-04/252).

Есть еще одно преимущество у лиц с разъездным характером работы. Повышающий коэффициент при расчете среднего заработка применяется далеко не всегда, и в случае его применения не все суммы индексируются. Выплата текущего заработка при разъездном характере работы эту проблему автоматически снимает.

Желающих расширить перечень лиц с разъездным характером работы стоит предупредить о следующем. В соответствии со ст. 57 ТК РФ условие о характере работы обязательно включается в трудовой договор.

Да и выдача командировочного удостоверения в этом случае - дело не лишнее. Ведь отметки о времени нахождения работника в месте выполнения им задания документально подтвердят его нахождение там.

Оплата командировки при работе в режиме
неполного рабочего времени

Работники, которых в период работы в режиме неполного рабочего времени направляют в командировку, оказываются, как ни странно, в большом выигрыше.

Во-первых, расчет среднего заработка работника для оплаты командировки независимо от режима его работы согласно п. 4 Положения о среднем заработке производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени. То есть в расчет включаются только рабочие дни.

Во-вторых, оплата труда командированного работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, как это следует из п. 5 Положения, производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. То есть подразумевается применение общих правил ст. 153 ТК РФ, которые обязывают работодателя оплачивать работу в такие дни не менее чем в двойном размере тарифной ставки (оклада) либо (по желанию работника) в одинарном размере с предоставлением другого дня отдыха.

Так, если работника организации, в которой установлен режим работы: понедельник, среда, пятница, направить в командировку с понедельника по пятницу, за три дня ему будет рассчитан средний заработок, а два дня (вторник и четверг) будут оплачены в двойном размере его оклада за эти дни.