1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 3381

Трудовые книжки: правовые и бухгалтерские аспекты

При заключении трудового договора предусмотрено представление определенных документов. Один из обязательных документов - трудовая книжка, которой работника обеспечивает работодатель. Бланк трудовой книжки стоит недорого - в пределах 200 руб. Но и эту небольшую трату нужно учесть правильно, особенно если речь идет о налогах. Ведь споры с налоговой инспекцией по поводу налогообложения операций с трудовыми книжками могут обойтись дорого. Не менее опасны для компании и споры с работниками, например недовольными тем, какие записи внес работодатель в их трудовые книжки.

Вначале - о важных документах, которые регламентируют операции с трудовыми книжками и которыми следует руководствоваться на практике. В настоящее время порядок ведения и заполнения трудовых книжек регулируют следующие нормативные правовые акты:

- Трудовой кодекс РФ (в части, касающейся трудовых книжек);

- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (в ред. от 19.05.2008). Данным Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек);

- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция N 69);

- Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (в ред. от 08.08.2003);

- Правила исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденные Постановлением СМ СССР от 13.04.1973 N 252 (в ред. от 01.07.1991, с изменениями от 02.03.2006);

- Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н (далее - Порядок обеспечения бланками);

- Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50.

Существует также ряд других нормативных правовых актов, регулирующих специфику заполнения некоторых разделов трудовых книжек в различных сферах деятельности.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагается на работодателя. Непосредственно отвечает за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Однако в крупных организациях, где существует отдел кадров, издавать дополнительные приказы нет необходимости, поскольку обязанности по ведению, заполнению и хранению трудовых книжек внесены в должностные инструкции работников кадровой службы (отдела кадров), с которыми они должны быть ознакомлены под роспись.

Трудовое законодательство обязывает работодателя (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

Отметим, что в соответствии со ст. 309 ТК РФ работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, также обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Более того, обязанность индивидуальных предпринимателей по ведению трудовых книжек предполагает ее осуществление в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией N 69.

Работник предъявляет трудовую книжку при заключении трудового договора. В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора.

Трудовой кодекс РФ предусматривает два случая, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

- при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);

- при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).

На сотрудника, принятого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу. Книжка оформляется в присутствии работника.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Таким образом, работодатель вправе не только выдавать трудовую книжку работнику при поступлении на работу впервые или выписывать дубликат испорченной трудовой книжки, но и выписывать ее вновь не впервые поступающему на работу сотруднику.

Случается, что работник, поступающий на работу, потерял трудовую книжку. Порядок оформления новой трудовой книжки в этой ситуации разъяснен в Письме Роструда от 30.04.2008 N 1026-6.

Работодатель согласно положениям ст. 65 ТК РФ должен оформить сотруднику новую трудовую книжку (по письменному заявлению) и внести в нее соответствующие записи об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в организацию, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Кстати. Общий состав сведений, вносимых в трудовую книжку при оформлении и в процессе ее ведения, определен ч. 4 ст. 66 ТК РФ. В частности, в трудовую книжку должны быть внесены следующие сведения:

- о работнике;

- о выполняемой работником в соответствии с трудовым договором работе (трудовой функции);

- о переводах работника на другую постоянную работу (в том числе к другому работодателю);

- об увольнении работника;

- об основаниях прекращения трудового договора;

- о награждениях работника за успехи в работе;

- о дисциплинарном взыскании - увольнении работника, примененном в отношении последнего в соответствии со ст. 192 ТК РФ;

- о работе по совместительству; эти сведения вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству, в случае, если работник, например, в форме письменного заявления на имя работодателя изъявил пожелание о внесении в трудовую книжку соответствующих сведений.

При выдаче трудовой книжки работнику администрация организации взимает с работника стоимость трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Но это происходит не всегда.

Так, плата не взимается:

- при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша к ней;

- в случае порчи трудовой книжки не по вине работника;

- при массовой утрате трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Государственное дело. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках" (далее - Порядок обеспечения бланками трудовой книжки).

Согласно п. 2 Порядка обеспечения бланками трудовой книжки изготовителем бланков трудовых книжек и вкладыша в трудовую книжку является Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединение "Гознак" Минфина России.

Иными словами, купить трудовые книжки (вкладыши к трудовым книжкам) можно либо у Объединения "Гознак", либо у его законных распространителей.

Законными распространителями могут быть юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным Объединением "Гознак".

Вопрос о том, кто вправе официально продавать трудовые книжки, решают региональные власти. Например, в Москве обязанности распространителя выполняют ГУП "Главснаб Правительства Москвы", ЗАО "Разносбыт", ООО "СпецБланк". В розницу бланки трудовых книжек продает ГУП "Главснаб Правительства Москвы".

Обеспечение работодателей бланками трудовых книжек либо вкладышами в трудовые книжки осуществляется на платной основе. При этом с Объединением "Гознак" или с распространителем заключается договор.

Учет бланков трудовых книжек

Итак, согласно ст. ст. 65, 66, 84.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с работником, устраивающимся на работу первый раз, обязан оформить ему трудовую книжку и в течение всего срока действия трудового договора вести названную книжку, а при прекращении трудового договора - выдать ее работнику.

Кроме того, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным лицом.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Рассмотрим порядок отражения этих операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Бухгалтерский учет

На сегодняшний день существуют две точки зрения по вопросу бухгалтерского учета приобретения и выдачи бланков трудовых книжек. Рассмотрим обе.

1. Выдача трудовых книжек не является реализацией.

При данном варианте учета считается, что организация покупает книжки для личных целей сотрудников, а не конкретно для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки трудовых книжек к учету не принимаются.

В этом случае согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - План счетов), бланки трудовых книжек учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" (вместе с НДС).

Пример 1. Организация в сентябре приобрела 20 бланков трудовых книжек по 170 руб. (в том числе НДС - 26 руб.) за одну книжку. Общая стоимость бланков - 3400 руб. (в том числе НДС - 519 руб.). Бланки трудовых книжек оплачены в сентябре.

В ноябре организация приняла на работу специалиста, устраивающегося на работу впервые, поэтому отдел кадров завел для него новую трудовую книжку, а стоимость бланка трудовой книжки по его заявлению удержана из заработной платы.

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом.

Сентябрь:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 51 "Расчетные счета"

- 3400 руб.- оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 73/3 "Расчеты за трудовые книжки" Кредит 76

- 3400 руб. - отражена задолженность будущих владельцев трудовых книжек;

Дебет 006 "Бланки строгой отчетности"

- 3400 руб. - учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности.

Ноябрь:

Дебет 73 Кредит 73/3 "Расчеты за трудовые книжки"

- 170 руб. - отражена задолженность принятого работника за бланк трудовой книжки;

Кредит 006 "Бланки строгой отчетности"

- 170 руб. - списан бланк трудовой книжки;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73

- 170 руб. - удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по заявлению работника.

В учетной политике организации нужно закрепить положение о том, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении на руки, а в заявлении на удержание из заработной платы стоимости трудовой книжки необходимо сослаться на гл. 50 ГК РФ.

В налоговом учете операции с бланками трудовых книжек не отражаются, так как при таком способе учета не будет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.

2. Выдача трудовых книжек является реализацией.

При этом варианте учета трудовые книжки учитываются как товар, поскольку работник обязан оплатить стоимость трудовой книжки. Следовательно, бланки приобретаются для продажи, при этом не имеет значения тот факт, что бланки реализуют без выгоды.

Согласно п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н, в бухгалтерском учете организации доход от реализации бланков учитывается в составе прочих доходов.

В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход и одновременно стоимость выданных бланков включается в расходы.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1 с учетом того, что организация отражает трудовые книжки как товар (реализует их работникам). В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом.

Сентябрь:

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 51 "Расчетные счета"

- 3400 руб. - оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 41 "Товары" Кредит 60

- 2881 руб. - учтены бланки трудовых книжек;

Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 60

- 519 руб. - учтен НДС по трудовым книжкам;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам", 68/1 "НДС" Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

- 519 руб. - принят к вычету НДС по трудовым книжкам;

Дебет 006 "Бланки строгой отчетности"

- 3400 руб. - учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности.

Ноябрь:

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 90/1 "Продажи"

- 170 руб. - выписана трудовая книжка новому работнику;

Дебет 90/2 "Себестоимость продаж" Кредит 41 "Товары"

- 144 руб. - списана стоимость трудовой книжки;

Кредит 006 "Бланки строгой отчетности"

- 170 руб. - выдана трудовая книжка работнику;

Дебет 90/3 "Налог на добавленную стоимость" Кредит 68/1 "НДС"

- 26 руб. - начислен НДС со стоимости бланка трудовой книжки;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- 170 руб. - удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по заявлению работника.

Отметим, что бланки трудовых книжек могут быть учтены и на счете 10 "Материалы".

Налогообложение

Налог на прибыль. Поскольку расходы на приобретение бланков трудовых книжек являются экономически оправданными и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, они учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В налоговом учете затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек включаются в состав материальных расходов по стоимости, определяемой в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Данные затраты учитываются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода, на дату использования их в хозяйственных целях (п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные (ст. 250 НК РФ). В налоговом учете в состав внереализационных доходов сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250, пп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).

НДС. Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС признается реализация товаров, работ, услуг. Под реализацией понимается передача на возмездной основе права собственности на товары (п. 1 ст. 39 НК РФ).

По мнению Минфина России, выраженному в Письмах от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 26.09.2007 N 07-05-06/242, от 13.06.2007 N 03-07-11/159, выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним за плату является реализацией товаров и объектом обложения НДС, поскольку право собственности на заполненную трудовую книжку переходит к работнику.

Однако существует и иная точка зрения. Она основана на том, что организация, приобретая трудовую книжку, не стремится к получению прибыли, а лишь выполняет требования законодательства. Следовательно, трудовая книжка не может признаваться товаром для целей налогообложения (п. 3 ст. 38 НК РФ). Денежные же средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки. Ведь плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Аналогичная точка зрения выражена и судебными органами в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 по делу N А56-44214/2006, от 01.10.2003 по делу N А26-5317/02-28.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что организация должна самостоятельно решить, уплачивать ей НДС со стоимости трудовых книжек или нет. Если организация решит не уплачивать НДС, нужно быть готовой отстаивать свою позицию в суде.

Независимо от принятого решения организация не должна понести финансовые потери. Если будет уплачен НДС, эту же сумму налога, предъявленную продавцом (изготовителем, распространителем) бланков трудовых книжек, организация вправе принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). В ситуации, когда НДС не начисляется, все денежные средства, полученные от работника, останутся в распоряжении организации, но и права на вычет НДС, предъявленного продавцом, у нее не будет.

НДФЛ. Если работодатель передает работнику бланк трудовой книжки или вкладыша бесплатно, у работника, по мнению Минфина, возникает доход в натуральной форме (в размере стоимости соответствующего бланка), облагаемый НДФЛ (см. Письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367).

Документооборот

Порядок поступления и выдачи трудовых книжек регламентируется ч. 2 ст. 66 ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Работодатель должен обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей Инструкцией по заполнению трудовых книжек утверждены: приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Формы указанных книг утверждаются Минздравсоцразвития России.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Пример 3. 20 июля 2009 г. ООО "Мороз" приобрело у ЗАО "Омсбыт" 5 трудовых книжек по цене за один бланк 170 руб. Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 850 руб. Продажа бланков трудовых книжек оформлена накладной от 20.07.2009 N 123456. Приобретенные бланки имеют серию АК, номера с 0056725 по 0056730.

30 июля 2009 г. ООО "Мороз" приняло на работу оператора Ивановского И.И., который устроился на работу впервые (приказ от 30.07.2009 N 18-к).

На основании заявки от 30.07.2009 N 8 кадровому работнику Смирновой Н.П. выдана трудовая книжка серии АК за номером 0056725.

Приходно-расходная книга должна быть заполнена следующим образом:

N

Дата

От кого по-
лучено или
кому отпу-
щено

Основание
(наименова-
ние доку-
мента, N и
дата)

Приход

Расход

число

месяц

год

Количество

Сумма
(руб.)

Количество

Сумма
(руб.)

трудовых
книжек (се-
рия и номер)

вкладышей
(серия и
номер)

трудовых
книжек (се-
рия и номер)

вкладышей
(серия и
номер)

1

20

07

2009

ЗАО
"Омсбыт"

Накладная
N 123456
от 20 июля
2009 г.

5 шт. (серия
АК, номера с
0056725 по
0056730

850

2

30

07

2009

Специалист
отдела
кадров
Смирнова
Н.П.

Заявка N 8
от 30 июля
2009 г.

1 шт. (серия
АК, номер
0056725

170

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Такой порядок хранения бланков трудовых книжек установлен в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее уничтожаются, о чем составляется акт.

Образец акта о списании бланков трудовых книжек

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                Утверждаю                │
│                                                Наименование должности   │
│                                                руководителя предприятия │
│                                                Подпись                  │
│                                                Имя, отчество, фамилия   │
│                                                00.00.0000 (дата)        │
│                                  Акт N                                  │
│                                                                         │
│ 00 месяца 0000 года                   (наименование населенного пункта) │
│                                                                         │
│                        о списании трудовых книжек                       │
│                                                                         │
│    Комиссией в составе:                                                 │
│ председатель - ________________________________________________________ │
│ члены: ________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по 00.00.0000 │
│ при оформлении оказалось испорчено ____________________________________ │
│                                                   (цифрами              │
│________________________________________________________________________ │
│                               и прописью)                               │
│ бланков трудовых книжек и _____________________________________________ │
│                                        (цифрами и прописью)             │
│ бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе:                       │
│    а) бланки трудовой книжки:                                           │
│    серия, номер - испорчен в результате _______________________________ │
│ ______________________________________________________________________; │
│    серия, номер - испорчен в результате _______________________________ │
│ ______________________________________________________________________; │
│    (и т.д.)                                                             │
│    б) бланки вкладыша в трудовую книжку:                                │
│    серия, номер - испорчен в результате _______________________________ │
│ ______________________________________________________________________; │
│    серия, номер - испорчен в результате _______________________________ │
│ ______________________________________________________________________; │
│    (и т.д.)                                                             │
│    Комиссия подтверждает  непригодность  перечисленных  выше  бланков к │
│дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем │
│сожжения.                                                                │
│                                                                         │
│    Председатель комиссии: _____________ _______________________________ │
│                             (подпись)       (имя, отчество, фамилия)    │
│    Члены комиссии:        _____________ _______________________________ │
│                             (подпись)       (имя, отчество, фамилия)    │
│                           _____________ _______________________________ │
│                             (подпись)       (имя, отчество, фамилия)    │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

После утверждения акта руководителем предприятия бланки уничтожаются и списываются с книг учета, о чем в нижней части акта делается соответствующая отметка.

Заполнение и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка - это личный документ работника. Но хранить ее должен отдел кадров организации, где сотрудник работает.

Все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эту книгу обычно ведет кадровая служба.

Заполнять книгу следует так.

В графу 1 вносятся регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

В графах 2 - 4 ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.

Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц - двумя арабскими цифрами, год - четырьмя (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В графу 5 вписываются фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в графу 6, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

В графу 7 вносится должность (профессия, специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре, а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в личной карточке работника) и в трудовой книжке.

Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в графу 8.

В графу 9 вписываются дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника.

В графе 10 ставится личная подпись специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые.

При регистрации вкладыша в трудовую книжку в графе 10 ставится личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).

Содержание графы 11 показывает, какая сумма (в руб.) уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. Таким образом, графа 11 заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей.

Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника. В графе 12 работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, то есть дату увольнения (последнего дня работы), а в графе 13 расписывается в получении трудовой книжки.

Пример 4. 20 марта 2009 г. ООО "Месяц" приобрело у ЗАО "Разносбыт" 7 трудовых книжек по цене за один бланк 120 руб. Продажа бланков трудовых книжек оформлена накладной от 20.03.2009 N 123456. Приобретенные бланки имеют серию АК, номера с 0056725 по 0056730.

30 марта 2009 г. ООО "Месяц" приняло на работу оператора Беляева С.С., который устроился на работу впервые, приказ от 30.03.2009 N 18-к. На основании заявки от 30.03.2009 N 8 кадровому работнику Смирновой Н.П. выдана трудовая книжка серии АК за номером 0056725.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Смирновой Н.П. сделаны следующие записи:

N
п/п

Дата приема на
работу, заполне-
ния трудовой
книжки или
вкладыша в нее

Фамилия,
имя и
отчество
владельца
трудовой
книжки

Серия и
номер
трудовой
книжки
или
вкладыша
в нее

Долж-
ность,
профес-
сия, спе-
циаль-
ность ра-
ботника,
который
сдал тру-
довую
книжку
или на
которого
заполнена
трудовая
книжка
или вкла-
дыш в нее

Наиме-
нование
места
работы
(с указа-
нием
струк-
турного
подраз-
деления),
куда
принят
работник

Дата и N
приказа
(распо-
ряжения)
или ино-
го реше-
ния ра-
ботода-
теля, на
основа-
нии
которого
произве-
ден при-
ем ра-
ботника

Расписка
ответ-
ственно-
го лица,
приняв-
шего или
запол-
нившего
трудовую
книжку

Полу-
чено
за за-
полне-
нные
тру-
довые
книжки
или
вкла-
дыши
в них
(руб.)

Дата вы-
дачи на
руки
трудовой
книжки
при
увольне-
нии
(пре-
краще-
нии тру-
дового
догово-
ра)

Расписка
работни-
ка в по-
лучении
трудовой
книжки

число

ме-
сяц

год

1

30

03

2009

Беляев
Сергей
Сергеевич

АК
0056725

Оператор

ООО
"Месяц"

Приказ
N 18-к
от 30
марта
2009 г.

Смирнова
Н.П.

120

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении только в день увольнения (последний день работы).

Во всех остальных случаях, при которых возникает необходимость в наличии трудовой книжки, работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Законодательство не содержит запрета на выдачу работнику по его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора. Тем не менее следует учитывать, что ответственность за ее утерю будет все равно нести специально уполномоченное должностное лицо организации. Такие разъяснения приведены в Письме Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек), а именно 75 лет.

Ответственность работодателя

Административная ответственность. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 КоАП РФ. По этой же статье работодателя могут наказать и за отсутствие в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Так, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб.

Для организации по этой статье предусмотрен либо штраф от 30 000 до 50 000 руб., либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (см. Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 по делу N КА-А40/10220-06).

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам. Допустим, это обстоятельство работодателем не оспаривается и он добровольно изменит соответствующие записи в трудовой книжке. Если в такой ситуации будет доказано, что неправильная формулировка причин увольнения лишила работника возможности поступить на новую работу, к работодателю может быть предъявлен иск о материальной ответственности.

Обязанность возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться согласно ст. 234 ТК РФ наступает, если заработок, в частности, не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, а также внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Статьей 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяет суд.

Уголовная ответственность. В ст. 140 УК РФ установлена ответственность за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан. Это наказание в виде штрафа в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.

В некоторых случаях возможно применение ст. 292 УК РФ о служебном подлоге. Одно из наказаний по этой статье (при отсутствии признаков преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 292.1 УК РФ) - штраф до 80 тыс. руб.

Применение названной статьи возможно, если будет доказано, что руководителем организации (должностным лицом, ответственным за обращение с трудовыми книжками работников организации) совершены виновные действия из корысти или иной личной заинтересованности.

Работодатель, по вине которого похищены, уничтожены, повреждены или сокрыты бланки трудовых книжек и вкладышей в них из корысти или иной личной заинтересованности, может быть наказан по ст. 325 УК РФ. Например, штрафом до 200 000 руб.