Были ли в вашей практике случаи, когда работник выезжал в командировку раньше даты, указанной в командировочном удостоверении, или задерживался в месте командирования после окончания командировки (например, оставался на период отпуска)? Тогда дата в проездном документе не будет совпадать с датами прибытия или выбытия в командировочном удостоверении. Посмотрим, может ли организация принять такие проездные затраты в расходы по налогу на прибыль и облагается ли стоимость билета НДФЛ.
Налог на доходы физических лиц
Скорее всего при несовпадении дат, указанных в проездных документах командированного лица, с датами, зафиксированными в командировочном удостоверении, налоговики будут настаивать на том, что компенсация расходов за проезд не связана со служебной командировкой. Объяснение простое: работник отбыл в командировку раньше или вернулся позже, значит, у него были личные причины. И если организация оплачивает такой проезд, у сотрудника возникает доход в натуральной форме, облагаемый налогом на доходы физических лиц. Минфин России в письме от 10.06.2010 № 03-04-06/6-111 (см. текст письма) придерживается аналогичного мнения, но при этом обращает внимание на один нюанс.
Если период пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом на командировку (например, сотрудник решил провести отпуск в этом же месте), работник от оплаты организацией проезда получает экономическую выгоду (ст. 41 НК РФ). Следовательно, стоимость билета облагается НДФЛ согласно ст. 211 НК РФ. Но если работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, такая оплата, по мнению Минфина, не приводит к возникновению экономической выгоды.
Аналогичный подход используется и когда работник выезжает в командировку до ее начала. То есть если командировке предшествует длительное нахождение работника в месте командирования, можно говорить о личной выгоде и соответственно доходе в натуральной форме и НДФЛ. В случае если речь идет о выходных или нерабочих праздничных днях, объекта обложения НДФЛ не возникает.
Арбитражная практика решает этот вопрос в пользу налогоплательщика. Так, ФАС Уральского округа в постановлении от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2 отклонил решение налогового органа об обложении налогом на доходы физических лиц стоимости проезда работника, который провел отпуск в месте командирования. Суд посчитал, что возмещение стоимости перелета считается компенсацией расходов, а не доходом работника (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом совпадение дат не является обязательным условием для возмещения расходов на проезд к месту командирования и обратно.
Налоговики пытались усилить свою позицию, сославшись на письма Минфина России от 10.11.2005 № 03-03-04/2/111 и от 10.03.2006 № 03-05-01-04/111. Но арбитры в своем решении не обязаны были руководствоваться данными документами.
Таким образом, если организация оплачивает работнику проезд и не удерживает при этом налог на доходы физических лиц, свое решение ей скорее всего придется отстаивать в суде.
Налог на прибыль
В письмах Минфина России, а также в указанном выше постановлении ФАС Уральского округа говорится, что оплата проезда может учитываться в расходах по прибыли, даже если дата в билете не соответствует дате в приказе на командировку. Чиновники считают, что указанные затраты были бы понесены в любом случае независимо от срока пребывания работника в месте назначения. Поэтому, чтобы признать стоимость проездного билета в расходах по прибыли, время, проведенное в месте командирования, не имеет значения. Главное, чтобы либо даты в билете и приказе совпадали, либо задержка выезда сотрудника из места командировки (или более ранний выезд к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных расходов (письмо Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74). На наш взгляд, снизить риск спора с налоговыми органами организации поможет служебная записка, завизированная руководителем. В ней работнику следует указать, по каким обстоятельствам ему нужно вылететь в место командирования раньше установленного срока или задержаться там.
Обратите внимание: если на отраженную в командировочном удостоверении дату начала или окончания командировки нет рейсов или билетов и по этой причине сотрудник вылетает раньше установленного срока или задерживается, руководителю следует своим приказом изменить (продлить) срок командировки. Тогда суммы возмещения расходов на проезд будут освобождаться от обложения НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) (письмо Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74).
Если работник заболел
Мы рассмотрели ситуацию, когда работник задержался или выехал в место проведения командировки раньше по личным делам. Однако задержка в командировке может случиться из-за болезни. Надо ли в таком случае издавать приказ о продлении командировки? Подлежат ли возмещению стоимость проезда, оплата в гостинице? На наш взгляд, отдельного приказа о продлении командировки не нужно. Как и в предыдущем случае, можно ограничиться служебной запиской, в которой указана причина продления командировки. А основанием для возмещения дополнительных расходов будет резолюция руководителя на этой записке. Кроме того, в соответствии с п. 25 Положения об особенностях направления работника в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, работнику в случае временной нетрудоспособности возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. За период временной нетрудоспособности сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Таким образом, организация обязана возместить работнику суточные за время болезни, дополнительные расходы по найму жилого помещения и оплате проезда, а также выплатить пособие по временной нетрудоспособности. При соответствующем подтверждении данные расходы учитываются для целей налогообложения прибыли и не облагаются НДФЛ.