При получении гражданами от организации призов, стоимостью, не превышающей 4000 руб., организация не признается налоговым агентом, поскольку в этой ситуации на нее не возлагается обязанность исчисления, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет.
В связи с этим организация не обязана представлять в налоговые органы сведения о таких доходах, полученных гражданами, но должна вести персонифицированный учет. Если сумма выигрыша выплаченного одному и тому же физическому лицу превысит в налоговом периоде 4000 руб., то организация признается налоговым агентом, со всеми вытекающими последствиями. Об этом говорится в Письме Минфина России от 10.07.2006 г. № 03-05-01-04/206. К тому же в письме сообщается, что организация вправе вести и хранить налоговые карточки по форме № 1-НДФЛ в электронном виде.