1. Главная / Документы / Официальная переписка 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
официальная переписка | печать | 44

<Об учете расходов на аренду автомобиля для перемещения работников во время командировки в целях налогообложения>

Министерство финансов РФ письмо от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742

Вопрос: Работники организации часто ездят в командировки в Германию. Во время нахождения в командировке работникам приходится переезжать по территории Германии из одного города в другой. В случае переезда группы работников дешевле арендовать автомобиль, чем ехать поездом (учитывая расходы на проезд от гостиницы до вокзала и от вокзала до гостиницы в другом городе).

Может ли организация учитывать расходы на аренду автомобиля для проезда работников к месту командировки и обратно для целей исчисления налога на прибыль?

Каков порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами сумм возмещения организацией расходов работников по аренде автомобиля во время их нахождения в командировке?

Ответ:

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета расходов на аренду автомобиля для перемещения работников во время командировки в целях налогообложения и сообщает следующее.

При определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик - российская организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов в порядке, предусмотренном гл. 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ).

При этом ст. 252 НК РФ предусмотрены критерии, в соответствии с которыми осуществленные затраты (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) признаются расходами для целей налогообложения и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Так, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Таким образом, расходы по аренде автомобиля сотрудником или группой сотрудников, находящихся в командировке, по нашему мнению, можно учитывать в составе расходов при условии их документального оформления и обоснования.

В случае аренды автомобиля работником во время командировки документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии).

Касательно обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работников по аренде автомобиля во время их нахождения в служебной командировке сообщаем следующее.

Статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Ни ТК РФ, ни ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.

Исходя из вышеизложенного суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей.

При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей.

В соответствии со ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Российской Федерации и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» по вопросам уплаты страховых взносов в государственные внебюджетные фонды следует обращаться в Минздравсоцразвития России.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН