1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 48

Перейти полностью на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве не получится

Мы хотели бы оптимизировать кадровое делопроизводство нашей компании и по возможности перейти на электронный документооборот. Хотелось бы уменьшить объем бумажных документов (договоры, приказы об отпусках и пр., заявления работников) хотя бы частично. Можем ли мы это сделать? Или подобные документы должны обязательно храниться в бумажном виде?

Сложность заключается в том, что законодательством не установлен конкретный перечень документов, вести которые можно в электронном виде, и работодателю приходится самостоятельно принимать решение. Подход должен быть единым и не противоречащим законодательству.

В целом все кадровые документы можно разделить на три группы:

  • Документы, обязательные по законодательству, под которыми Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты требуют простановки подписи или указано, что они должны оформляться именно в письменной форме.

  • Документы, которые названы в трудовом законодательстве, но в отношении которых нет четкого требования о простановке подписи или оформлении именно в письменной форме.

  • Документы, которые не являются обязательными по законодательству.

Какие документы нужно вести только в бумажном виде?

Это документы, которые относятся к первой группе, указанной выше.

Например, локальные нормативные акты (ст. 20, 67 ТК РФ), приказы о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), приказы об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ), приказы о дисциплинарном взыскании (ст. 193 ТК РФ), приказы о привлечении к работе в выходные и праздничные дни (ст. 113 ТК РФ) и другие документы, если в ТК РФ или иных нормативных правовых актах указаны требования к оформлению и ознакомлению с ними письменно.

Отдельно следует сказать про трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Согласно ст. 1 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи) действие данного акта распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других прямо предусмотренных законодательством случаях. Трудовой договор не является гражданско-правовой сделкой, так как относится к сфере регулирования трудового, а не гражданского права. При этом Трудовой кодекс прямо предусмотрел возможность заключения трудового договора с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей только для дистанционных сотрудников (глава 49.1 ТК РФ). В отношении иных категорий сотрудников использование электронной подписи при заключении трудовых договоров законодательством не предусмотрено.

Кроме того, к первой группе относится личная карточка работника по форме Т-2. Эта форма, в отличие от многих других унифицированных форм, должна применяться в установленном виде. Указания по заполнению раздела касательно воинского учета не дают работодателю возможности вести карточку в электронном виде — п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом (см. п. 7 приложения № 7 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях», утв. Генштабом Вооруженных сил РФ 11.07.2017).

Теперь обратимся к третьей категории — документам, которые не являются обязательными по законодательству. В электронном виде можно вести, например, все те документы, которые компания «придумала» сама. То есть те, формы которых разработал сам работодатель и использует для внутреннего удобства, но по закону их оформлять в принципе не обязательно. Это могут быть различные служебные записки, заявления, объяснения, а также, в частности:

  • приказ о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска;

  • приказ о переводе работника на другую должность;

  • журнал регистрации трудовых договоров;

  • заявление о приеме на работу;

  • заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (по графику);

  • журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Ни один из указанных документов не является обязательным по закону. И это лишь примеры. На практике документов, оформление которых не требуется по закону, но производится постоянно, может быть гораздо больше.

Какие же документы из обязательных по закону можно вести в электронном виде?

Это документы из второй группы, указанной выше, которые названы в трудовом законодательстве, но в отношении которых нет четкого требования о простановке подписи или оформлении именно в письменной форме.

Каждый работодатель, проанализировав ситуацию в своей компании, сможет составить подобный список.

Если прямого требования о простановке подписи или оформлении документа именно в письменной форме нет, можно использовать электронную подпись, оформлять и хранить документы в электронном виде.

Определив по указанному выше принципу перечень документов, которые могут оформляться в электронном виде, данный перечень можно закрепить, например, в локальном акте, чтобы работники организации использовали его в своей работе.

На сегодняшний день в законодательство об архивном деле внесены изменения, и электронные документы могут быть сданы в архив организации в электронном виде, распечатывать их не нужно. Соответствующий порядок установлен в п. 4.34 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Таким образом, можно заключить, что задача по уменьшению объема кадровых документов, оформляемых в бумажном виде, вполне выполнима.

Норма права

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа

Примечания

19

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: <...>

<…>

<…>

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

75 л. (2) ЭПК

(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 л.