Кто должен составлять путевые листы
Из пункта 2 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее — Приказ № 152), следует, что путевые листы применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Согласно п. 2.1.1 Правил дорожного движения (далее — ПДД) водитель в установленных случаях должен иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать для проверки путевой лист. Пассажиром считается лицо, которое находится в автомобиле помимо водителя (п. 1.2 ПДД). А перевозка пассажиров без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещена (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»). Исходя из вышеуказанных норм, Верховный суд РФ в Определении от 01.09.2014 № 302-КГ14-529 распространил требования по составлению путевого листа в порядке, предусмотренном Приказом № 152, на всех юридических лиц, в том числе и тех, которые не занимаются предпринимательской деятельностью по перевозке пассажиров и грузов.
Таким образом, автошкола должна заполнять путевые листы вне зависимости от применяемой ей системы налогообложения.
Путевые листы для целей налогообложения
При применении общей системы налогообложения и УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» произведенные организацией расходы учитываются при условии их экономической обоснованности, документального подтверждения и связи с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). В письме ФНС России от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@ указано, что для признания расходов по ГСМ необходимо выполнение одновременно двух условий: наличие оплаты топлива и его фактическое использование служебным транспортом. При этом одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист.
Минфин России в письме от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 разъяснил, что целью составления путевого листа является подтверждение обоснованности расхода ГСМ путем отражения в нем маршрута следования. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном маршруте не позволяет судить о факте использования автомобиля для целей деятельности организации.
Итак, путевой лист необходим организации на общей системе налогообложения и УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» для документального подтверждения расходов на ГСМ в целях их налогового учета.
На кого заполнять путевой лист
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство (п. 9 Приказа № 152). Он может составляться на один день или на иной срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа № 152). Когда в течение срока действия путевого листа автомобиль используется посменно несколькими водителями, допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя (п. 11 Приказа № 152). Среди обязательных реквизитов путевого листа значатся данные о водителе. Согласно п. 1.2 ПДД обучающийся вождению приравнивается к водителю. Следовательно, автошкола должна оформлять путевой лист на каждого обучающегося.
Нормы расхода топлива
Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р в отношении конкретных моделей автомобилей российского и зарубежного производства. Каких-то специальных норм для учебных автомобилей нет. Данные нормы разработаны в целях реализации приказа Минтранса России от 24.06.2003 № 153 «Об утверждении Инструкции по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте» и обязательны к применению автотранспортными предприятиями.
Что касается иных компаний, то они не обязаны использовать данные нормы. Но они могут применять их в качестве ориентира при установлении собственных норм для целей списания топлива в расходы в бухгалтерском и налоговом учете. Так, в письмах от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12, от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61 Минфин России указал, что нормирование расходов на содержание служебного транспорта (в том числе и на ГСМ) Налоговым кодексом не предусмотрено. Вместе с тем при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать нормы расхода топлива, установленные Минтрансом России.
Исправления и подписи в путевых листах
Так как путевой лист является первичным документом, подтверждающим понесенные расходы на ГСМ, к нему применяются требования, установленные для таких документов.
Согласно п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в первичном учетном документе допускаются исправления. При этом в документе нужно указать дату исправления и подписи лиц внесших его с расшифровкой ФИО. Само исправление вносится следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Кроме того, ставится надпись «Исправлено» (п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 № 105).
Таким образом, путевой лист с внесенными в него в вышеописанном порядке исправлениями является действительным и может служить в качестве документального подтверждения понесенных расходов на ГСМ.
Что касается наличия в путевом листе фальсифицированной подписи обучающегося, то данный факт делает его недействительным. Ведь подтвердить, ездил ли обучающийся по маршрутам, указанным в путевом листе, или нет может только он сам своей подписью.