Для начала определимся с понятием «касса» и со словосочетанием «иметь кассу». Для этого обратимся к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У), которым установлены:
— порядок ведения кассовых операций юридическими лицами;
— упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.
Согласно п. 2 Указания № 3210-У касса — это место для проведения кассовых операций, определенное руководителем юридического лица, в котором могут хранится наличные деньги и денежные документы, принадлежащие организации.
Банк России в Указании № 3210-У установил, как вести документооборот при кассовых операциях, как оформлять отдельные кассовые документы, как определять лимит остатка наличных денег, какие упрощения при этом имеют право применять индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Однако в документе нет конкретных правил обустройства кассы как места хранения денег.
В силу п. 7 Указания № 3210-У мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Иначе говоря, правила обустройства кассы должны быть письменно определены самой организацией с учетом ее потребностей в наличных средствах и ее финансовых возможностей.
Следовательно, вовсе не обязательно иметь специально оборудованное помещение для проведения кассовых операций (с сигнализацией, с пуленепробиваемыми стеклом, дверью и стенами, с кодовым замком), сейф для хранения денег. Касса в зависимости от нужд организации может быть определена, например, даже как специальный конверт или походная сумка.
Также не обязательным является наличие отдельной должности «кассир». Руководитель организации может взять функции кассира на себя или возложить эти обязанности на любого другого работника (п. 4 Указания № 3210-У). Причем хранение кассовых документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем (п. 4.7 Указания № 3210-У).
Таким образом, анализ норм Указания № 3210-У позволяет сделать следующие выводы.
Лишь при полном отсутствии любых кассовых операций у организации есть право совсем не организовывать какую-либо кассу и не возлагать функции кассира на кого-либо.
Если организация провела хотя бы одну операцию с использованием наличных денег, она обязана оформлять кассовые документы согласно Указанию № 3210-У. Также, на наш взгляд, согласно п. 2, 4, 4.7, 7 Указания № 3210-У и п. 2 приложения к Указанию № 3210-У в таком случае руководитель организации своим приказом обязан определить:
— кассу как место проведения кассовых операций, хранения наличных денег и денежных документов;
— работника, выполняющего функции кассира;
— порядок определения лимита остатка наличных денег исходя из ожидаемого объема выдач наличных денег;
— мероприятия и действия для улучшения сохранности наличных денег;
— порядок и сроки проведения проверок фактического наличия в кассе наличных денег;
— порядок документооборота при кассовых операциях (при этом если организация относится к субъектам малого предпринимательства, она может учесть или не учитывать упрощения, предусмотренные для МП).
Организация может избежать кассовых операций, если:
— заработная плата работникам будет выплачиваться на банковские карточки;
— для проведения подотчетными работниками наличных расчетов в командировках (и для покупок необходимых товаров за наличные) работникам будут выдаваться корпоративные банковские карты.