Да, вы можете учесть при расчете налога на прибыль суммы задолженности сотрудника за не отработанные, но оплаченные дни отпуска, списанные в бухгалтерском учете на финансовые результаты как безнадежные к взысканию. Но сделать это можно только в том случае, если после увольнения работника его задолженность по излишне выплаченным отпускным была отражена в составе внереализационных доходов. Расскажем подробнее.
Согласно ст. 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные (то есть экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, направленные на получение дохода.
Выплаченные работнику отпускные изначально соответствовали этим условиям и были учтены для целей налогообложения в составе расходов на оплату труда на основании ст. 255 НК РФ.
После увольнения работника суммы отпускных, приходящиеся на неотработанные дни отпуска и не возвращенные работодателю, уже нельзя признать экономически оправданными и связанными с деятельностью организации, направленной на получение дохода. Такие расходы не должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль. Ведь в п. 49 ст. 270 НК РФ четко сказано, что расходы, не удовлетворяющие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, не включаются в состав расходов.
Именно такой позиции придерживаются налоговые органы (письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148, от 17.04.2006 № 21-07/30342).
Таким образом, сумму излишне выплаченных отпускных необходимо отразить в составе внереализационных доходов.
Уточненную декларацию в рассматриваемой ситуации подавать не надо. Дело в том, что перерасчет налоговой базы и сумм налога за прошлые периоды и, соответственно, подача уточненной налоговой декларации осуществляются при обнаружении ошибок (искажений) в ранее исчисленной налоговой базе (п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 81 НК РФ). В рассматриваемой ситуации компания при отражении в налоговом учете сумм отпускных уволившемуся работнику действовала правомерно. Следовательно, внереализационный доход отражается в периоде увольнения работника.
После того как истечет срок исковой давности (три года), суммы числящейся за работником задолженности по излишне полученным отпускным можно будет признать безнадежным долгом и учесть в составе внереализационных расходов (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Обратите внимание: если вы не учтете в составе доходов суммы, выплаченные за неотработанные дни отпуска, то при списании задолженности работника расхода не возникнет. Статьей 252 НК РФ предусмотрено, что в целях главы 25 НК РФ суммы, отраженные в составе расходов налогоплательщиков, не подлежат повторному включению в состав их расходов. Если компания изначально учла при расчете налога на прибыль расходы на оплачиваемый отпуск, начисленные в соответствии с положениями ст. 122 ТК РФ, а затем не восстановила суммы, приходящиеся на неотработанные дни отпуска, в составе внереализационных доходов, то повторно данные затраты в виде образовавшейся дебиторской задолженности по заработной плате за неотработанные дни отпуска не учитываются. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799.