Начнем с того, может ли сотрудница не выходить на работу и взять очередной оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск между отпусками по уходу за ребенком и беременности и родам. Согласно ст. 260 ТК РФ женщина имеет право использовать очередной отпуск перед отпуском по беременности и родам либо сразу после отпуска по уходу за ребенком. Причем независимо от стажа работы. Другими словами, работодатель не вправе отказать сотруднице в предоставлении отпуска, если она подала ему соответствующее заявление.
Таким образом, если ваша сотрудница не использовала отпуск перед началом первого декрета, она вправе это сделать сейчас без получения одобрения от руководства. Если же ваша сотрудница уже использовала очередной отпуск перед первым декретом, она может взять еще один оплачиваемый отпуск, но уже только по согласованию с работодателем (ст. 122 ТК РФ), либо неоплачиваемый отпуск также с разрешения работодателя (ст. 128 ТК РФ).
Теперь о том, как рассчитать отпускные в данной ситуации, если сотрудница возьмет оплачиваемый отпуск. Согласно ст. 114 ТК РФ на время ежегодного оплачиваемого отпуска за работником должен сохраняться средний заработок. Порядок расчета среднего заработка указан в ст. 139 ТК РФ и Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства России от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение).
По общему правилу средний заработок для начисления отпускных рассчитывается за 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска. Среднедневной заработок вычисляется в следующем порядке. Сумму выплат за этот период необходимо разделить на 12 и на среднее число календарных дней в месяце 29,3 (п. 10 Положения).
Если же период отработан не полностью, сумма выплат делится на показатель, отражающий среднемесячное число календарных дней в отработанном периоде. Он вычисляется в таком порядке: среднемесячное число календарных дней (29,3) умножается на количество полных календарных месяцев и полученный результат плюсуется с количеством календарных дней в неполных календарных месяцах. Число календарных дней в месяце, отработанном не полностью, определяется так: среднемесячное число календарных дней (29,3) делится на количество календарных дней в месяце и умножается на число календарных дней, приходящееся на отработанный период.
Напомним, что согласно п. 3 Положения к выплатам, не учитываемым при определении среднего заработка, относятся начисления вне системы оплаты труда (социального характера и пр.). В пункте 5 Положения указаны периоды, а также начисления, которые исключаются из расчета. Периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, а также по уходу за ребенком как раз относятся к исключаемым (подп. «б» и «е» п. 5 Положения). Соответственно, не включаются в расчет среднего заработка и пособия, начисленные за данные периоды (п. 3 Положения).
Если ваша сотрудница возьмет очередной отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком, предшествующие 12 календарных месяцев (а также предыдущие месяцы нахождения сотрудницы в отпусках по уходу за ребенком и беременности и родам) войдут в неотработанный период. В данном случае следует включать в расчет предыдущий период, когда было отработанное время (п. 6 Положения). Это будут 12 месяцев, предшествующих декретному отпуску. Так что для расчета среднедневного заработка с целью начисления отпускных вам нужно сумму учитываемых выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих первому отпуску по беременности и родам, разделить на количество календарных дней в отработанном периоде. Умножив этот показатель на количество календарных дней отпуска, вы получите сумму отпускных к начислению.
Перейдем к расчету пособия по беременности и родам. Вначале напомним общие правила. Для женщин, имеющих страховой стаж от шести месяцев, сумма пособия равна 100% среднего заработка (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», далее — Закон № 255-ФЗ). Средний заработок при этом рассчитывается на основании выплат за два календарных года, предшествующих началу отпуска по беременности и родам (ст. 14 Закона № 255-ФЗ). В расчет включаются выплаты, на которые были начислены страховые взносы в ФСС. Сумму выплат, включаемых расчет, необходимо разделить на количество календарных дней в двух годах. Из расчетного периода исключаются дни, приходящиеся на периоды (ч. 3.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ):
— временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком;
— освобождения работника с полным или частичном сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Ваша сотрудница собирается в отпуск по беременности и родам в 2014 г., поэтому по общему порядку ей надо было бы рассчитывать средний заработок исходя из выплат за 2013 и 2012 гг. Однако из вашего вопроса ясно, что в этот период в пользу сотрудницы начислялись только страховые пособия, значит, выплат, облагаемых страховыми взносами в ФСС, не было. На этот случай применяется правило, данное в ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ. Если застрахованное лицо в одном или двух годах расчетного периода находилось в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком, оно имеет право заменить один или два года на предшествующие. Таким образом, ваша сотрудница имеет право на замену лет, выбрав для расчета два календарных года, предшествующих первому декрету. Это будут 2010 и 2009 гг. Не забудьте, что для замены лет требуется соответствующее заявление от работника.
Важное уточнение. Средний заработок не может быть больше величины, рассчитываемой исходя из предельной базы для начисления страховых взносов за соответствующий календарный год (ч. 3.2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). Напомним, что в 2010 и 2009 гг. действовала предельная база для начисления страховых взносов, равная 415 000 руб. (ч. 4 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»). Так что максимальная величина среднедневного заработка для расчета пособия на основании выплат за 2010 и 2011 гг. будет равна 1136,99 руб. [(415 000 руб. + 415 000 руб.) : 730 дн.].