Прежде всего напомним, что следует различать специальную и форменную одежду. Спецодежда служит для защиты работников, занятых во вредных и опасных условиях труда (ст. 209 и 212 ТК РФ). Форменная одежда говорит окружающим о принадлежности работника к определенной компании.
Порядок налогового учета форменной одежды зависит от того, передается она в собственность работников или только во временное пользование. Очевидно, стоимость формы меньше 40 000 руб., то есть она не является амортизируемым имуществом (п. 1 ст. 256 НК РФ). Поэтому расходы на покупку можно отнести к материальным (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Это подтверждает и Минфин России (письма от 19.07.2012 № 03-03-06/1/349 и от 05.07.2011 № 03-03-06/2/109).
При методе начисления стоимость формы разрешается учесть на дату отпуска в производство, другими словами, в день передачи ее работнику (п. 2 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе — после оплаты и передачи работнику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Так как форма не передается в собственность работников, ее стоимость не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ, письмо Минфина России от 09.02.2007 № 03-04-06-02/19) и страховыми взносами во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» и ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
В бухгалтерском учете форменная одежда относится к материально-производственным запасам и учитывается на счете 10 «Материалы». При оприходовании и выдаче форменной одежды делаются следующие бухгалтерские проводки:
Дебет 10 Кредит 60
— оприходована форменная одежда;
Дебет 19 Кредит 60
— отражен «входной» НДС;
Дебет 68 Кредит 19
— принят к вычету НДС со стоимости форменной одежды;
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 10
— выдана работнику форменная одежда.