По общему правилу организации, признаваемые налоговыми агентами по НДФЛ в соответствии со ст. 226 НК РФ, представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Однако если организация ликвидируется или реорганизуется в течение налогового периода, то справки по форме 2-НДФЛ должны быть поданы ликвидируемой или реорганизуемой организацией за период с начала налогового периода до даты ликвидации или реорганизации (п. 3 ст. 55 НК РФ, письмо ФНС России от 26.10.2011 № ЕД-4-3/17827@).
Вместе с тем следует учитывать, что закрытие обособленного подразделения нельзя приравнять к ликвидации или реорганизации налогового агента. Поэтому, по нашему мнению, у организации не возникает обязанности по представлению справок 2-НДФЛ за работников подразделения до истечения текущего налогового периода.
Законодательством о налогах и сборах не определено, в какой срок и в какой налоговый орган следует представлять сведения о доходах физических лиц при закрытии обособленного подразделения.
В разъяснениях ФНС России, приведенных в письме от 28.03.2011 № КЕ-4-3/4817, указано, что если деятельность обособленного подразделения в связи с ликвидацией прекращается до завершения налогового периода, то сведения о доходах физических лиц — сотрудников обособленного подразделения представляются в налоговый орган по месту учета обособленного подразделения за последний налоговый период.
При этом последним налоговым периодом в данном случае является период от начала календарного года до завершения ликвидации.
Но в более поздних разъяснениях (письмо ФНС России от 07.02.2012 № ЕД-4-3/1838) сделан вывод, что сведения о доходах физических лиц закрытого обособленного подразделения могут быть представлены в налоговый орган по месту учета головной организации.
Таким образом, в связи с наличием неясностей актов законодательства о налогах и сборах, отсутствием четкой позиции в официальных разъяснениях контролирующих органов можно сделать вывод, что у организации отсутствуют обязанности по представлению сведений о доходах работников закрывающегося обособленного подразделения до окончания налогового периода. При этом у организации сохраняется право поступить таким образом, но с учетом того, что справки должны быть поданы в налоговый орган по месту учета обособленного подразделения до его закрытия.
Справки по форме 2-НДФЛ о доходах, выплаченных работникам обособленного подразделения, подают в инспекцию по его местонахождению с учетом следующих особенностей.
При заполнении справки о доходах в п. 1.1 раздела 1 справки указываются ИНН организации, КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации (письмо ФНС России от 20.08.2012 № ЕД-4-3/13702@).
Вне зависимости от того, что старое обособленное подразделение закрыто, а новое открыто в одном и том же месте, их следует рассматривать как два различных обособленных подразделения с разными КПП. В письме Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/55 разъяснено, что если работник организации в течение налогового периода работает в нескольких обособленных подразделениях, то сведения о доходах такого работника должны быть представлены в налоговый орган по месту нахождения каждого обособленного подразделения.
Таким образом, в отношении одного и того же работника может быть представлено несколько справок по форме 2-НДФЛ. Следовательно, за каждого работника подразделения ваша организация должна представить по итогам 2013 г. две справки: в первой (с КПП закрытого обособленного подразделения) необходимо отразить доходы за январь — февраль, а во второй (с КПП вновь открытого обособленного подразделения) — указать доходы за март — декабрь.