Денежные средства, сданные в банк через инкассацию, в обязательном порядке подлежат пересчету банковскими работниками. Если в ходе этой процедуры будут обнаружены купюры, которые вызывают сомнения в их подлинности, то они изымаются и направляются на экспертизу. При этом банковский работник должен составить акт и мемориальный ордер. Если экспертиза признает банкноты фальшивыми, то банк обязан вручить организации копию акта экспертизы. Такие правила установлены п. 16.8, 16.9, 16.10 Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России от 24.04.2008 № 318-П.
На основании копии акта экспертизы в бухгалтерском учете будет отражена недостача. Для наглядности приведем пример.
Пример
ООО «Продукты для всех» сдало инкассатору дневную выручку в размере 200 000 руб. При пересчете денежных средств банковский работник обнаружил купюру номиналом 5000 руб., которая вызвала сомнения в ее подлинности.
В бухгалтерском учете компании будут сделаны следующие проводки:
Дебет 50 Кредит 90
— 200 000 руб. — отражена наличная выручка в кассе организации (основание — приходный кассовый ордер);
Дебет 57 Кредит 50
— 200 000 руб. — выручка сдана в банк через инкассацию (основание — квитанция к инкассаторской сумке);
Дебет 51 Кредит 57
— 195 000 руб. — выручка за минусом сомнительной купюры зачислена на расчетный счет организации (основание — выписка банка);
Дебет 94 Кредит 57
— 5000 руб. — отражена недостача (основание — копия акта экспертизы).
Обратите внимание: до тех пор пока организация не получит от банка копию акта экспертизы, сомнительные купюры будут числиться как денежные средства в пути на счете 57. После того как недостача будет отражена на счете 94, бухгалтеру нужно решить, за счет каких источников можно погасить эту сумму.
Как правило, с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности (ст. 242, 243 Трудового кодекса). Если такой договор есть, то работник обязан полностью возместить причиненный ущерб. Но прежде чем взыскивать с кассира недостачу, необходимо установить причины ее возникновения. Работник должен дать объяснения произошедшего в письменной форме (ст. 247 ТК РФ). Если вина сотрудника доказана и он согласен с ней, то сумма недостачи будет удерживаться из его заработной платы. Напомним, что общий размер всех удержаний в данном случае не может превышать 20% заработной платы работника (ст. 138 ТК РФ). В бухгалтерском учете это отражается следующими проводками:
Дебет 73 Кредит 94
— списана недостача за счет виновного лица;
Дебет 70 Кредит 73
— удержана недостача из заработной платы кассира.
Но может случиться так, что вины в том, что кассир принял в оплату за товар фальшивые купюры, нет. Например, если в кассе организации отсутствует устройство, определяющее подлинность купюр. В этом случае недостача списывается за счет собственных средств организации. Это отражается следующей проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 94
— сумма недостачи отнесена на прочие расходы.