По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).
По общему правилу расходы на содержание автотранспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы по оплате ГСМ должен нести арендатор (ст. 646 ГК РФ). Однако эта норма содержит оговорку "если иное не предусмотрено договором".
В данном случае договором предусмотрена фиксированная сумма арендной платы, в которую входит и оплата ГСМ. То есть фактически организация должна каждый месяц платить арендодателю (учредителю) определенную договором сумму, размер которой не зависит от того, какое количество бензина будет израсходовано за конкретный месяц.
По нашему мнению, в целях налогообложения прибыли организации-арендатору следует принимать именно эту сумму.
Документами, подтверждающими производственный характер расходов, в данном случае будут:
- договор аренды транспортного средства. К договору должны быть приложены копии правоустанавливающих документов на автомобиль (ПТС, талон техосмотра и др.);
- акт приема-передачи автомобиля;
- акт выполненных работ, оказанных услуг;
- путевой лист.
Акт приема-передачи автомобиля и акт выполненных работ, оказанных услуг относятся к первичным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 этого Закона.
Путевой лист является первичным документом по учету работы автомобильного транспорта. В этом документе обязательно указываются серия и номер автомобиля, его марка, цель поездки, информация о конкретном месте следования, остаток горючего при выезде и возвращении, показания спидометра.
То есть из путевого листа можно получить всю необходимую информацию об использовании транспортного средства. В рассматриваемой ситуации особенно пригодится информация о цели поездки и конкретном месте следования. Эти сведения подтвердят, что автомобиль используется в производственных целях.
Следовательно, оформление путевого листа является обязательным для подтверждения произведенных организацией затрат. При этом путевой лист может оформляться на срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152).