В случае превышения работником установленного лимита на мобильную связь в учете организации по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (субсчет учета расчетов с оператором связи) отражается дебиторская задолженность работника по оплате сверхлимитных разговоров (включая НДС).
Обращаем внимание, что задолженность работника по оплате сверхлимитных разговоров отражается с учетом НДС, поскольку данные услуги (сверхлимитные разговоры) не используются организацией в деятельности, подлежащей обложению НДС, и в соответствии с правилом, установленным подп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ, должны быть учтены в стоимости данных услуг. Таким образом, доля НДС, относящаяся к сверхлимитным разговорам, включается в сумму затрат, подлежащих компенсации работником, а не принимается к вычету.
НДС, предъявленный оператором сотовой связи, в доле, относящейся к разговорам в пределах лимита, принимается к вычету в общеустановленном порядке (подп. 1 п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).
На дату погашения работником задолженности путем внесения наличных денежных средств в кассу организации в учете отражается запись по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Бухгалтерские записи будут следующими:
Дебет 26 Кредит 60
— отражены расходы по услугам связи в пределах лимита;
Дебет 19 Кредит 60
— отражен «входной» НДС, относящийся к расходам по услугам связи в пределах лимита;
Дебет 68 Кредит 19
— принят к вычету НДС по услугам связи;
Дебет 73 Кредит 60
— отражена задолженность сотрудника по услугам связи сверх лимита;
Дебет 50 Кредит 73
— внесена в кассу оплата за сверхлимитную мобильную связь.