Аудиторы правы, но по другому основанию. Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-б, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств») применяется для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать определенные обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Однако инвентарная карточка не является первичным учетным документом. Первичный документ составляется на каждую операцию. В карточке же отражаются все операции, совершаемые с объектом. Записи в нее вносятся как раз на основании первичных учетных документов. Она является учетным регистром аналитического учета, можно сказать, паспортом основного средства.Согласно п. 1 ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете» регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их (п. 2 ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).
В п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91 н, сказано, что учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой с использованием инвентарных карточек учета основных средств (например, унифицированная форма первичной учетной документации по учету основных средств № ОС-б «Инвентарная карточка учета объекта основных средств», утв. Постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7). Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект.
Заполнение инвентарной карточки (инвентарной книги) производится на основе акта (накладной) приемки-передачи основных средств, технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, перемещение и выбытие инвентарного объекта основных средств. В инвентарной карточке (инвентарной книге) должны быть приведены: основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования; способе начисления амортизации; отметка о неначислении амортизации (если имеет место); об индивидуальных особенностях объекта (п. 13 Методических указаний).
Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств (п. 18 Методических указаний).
Обратите внимание на слово «например». Оно показывает, что Минфин России вовсе не навязывает обязательное использование новой формы № ОС-б в качестве инвентарной карточки. Не содержится требований по использованию каких-либо утвержденных форм в качестве учетных регистров и в Законе о бухгалтерском учете. Ведь учет может вестись и на компьютере.
Согласно п. 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Минфином РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, самими организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.
Таким образом, форма № ОС-б рекомендована в качестве инвентарной карточки для учета основных средств. Применять ее или самостоятельно разработать иную форму, решает организация.
Здесь важно другое. Чтобы выполнить требования нормативных актов по бухгалтерскому учету и, в частности, вышеупомянутых п. 13 и 18 Методических указаний, необходимо в инвентарной карточке указывать информацию о переоценке и стоимость объекта после переоценки. В этой связи если на старой карточке не предусмотрено место для всей информации об объекте, то ее необходимо переписать на новую форму.