1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 4745

Работник должен быть на связи

Сотрудники нашей организации постоянно находятся в разъездах и используют сотовую связь, которую им предоставила организация. Какой лимит расходов на связь мы вправе установить?

Организация может обеспечить своих сотрудников сотовой связью. Лимит оплаты (или возмещения расходов) компания вправе определить самостоятельно в локальном акте (например, в положении об оплате труда). 

Однако для того, чтобы не облагать эти суммы НДФЛ и учитывать их в расходах по налогу на прибыль, данный лимит должен быть экономически обоснован. Как указано в письме Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, для освобождения от налогообложения сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах.

Заметим, что ни трудовое, ни налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми может быть подтвержден производственный характер разговоров, а также положений, запрещающих компенсировать работникам расходы, понесенные ими в связи с выполнением трудовых обязанностей. Исходя из этого компания вправе самостоятельно разработать порядок компенсации работникам таких расходов, установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты компенсации, ее размеры и перечень подтверждающих документов при их необходимости (постановление ФАС Центрального округа от 24.06.2011 № А35-8471/2009).

При наличии должного экономического обоснования суммы оплаты сотовой связи не облагаются НДФЛ в силу того, что при использовании сотрудником мобильной связи, оплаченной организацией, для служебных переговоров натурального дохода, предусмотренного ст. 211 НК РФ, у сотрудника не возникает. Так как услуги по предоставлению мобильной связи в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщика — физического лица.

При этом следует иметь в виду, что в случае использования мобильной связи в интересах сотрудника (в том числе при его поездках для целей, не связанных с исполнением трудовых обязанностей) у него может возникать доход в натуральной форме в виде оплаты организацией услуг мобильной связи, подлежащий обложению НДФЛ в соответствии с указанной нормой.

Что касается налога на прибыль, то суммы оплаты сотовой связи учитываются при налогообложении прибыли в расходах при условии их соответствия ст. 252 НК РФ.

Основание — подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно указанной норме к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

При этом данные расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, их размер должен быть экономически обоснован, а также данные расходы должны подтверждаться документами. По мнению Минфина России, изложенному в указанном выше письме, для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи, договор с оператором на оказание услуг связи, счета оператора связи. Если работник превышает установленный в организации лимит расходов на использование сотовой связи, то сумма превышения подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. При этом организация обязана будет учесть сумму возмещения, полученную от работника, в доходах. Оплата же сотовой связи сверх лимита признается в расходах только после возмещения разницы работником.