Российские организации, имеющие обособленные подразделения, как налоговые агенты обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ).
Сумма НДФЛ, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этих обособленных подразделений.
Таким образом, суммы НДФЛ, исчисленного и удержанного с доходов работников обособленного подразделения, должны быть перечислены по месту его учета в бюджет независимо от того, имеет оно отдельный баланс или нет. НДФЛ с доходов, полученных сотрудниками обособленного подразделения, не имеющего отдельного баланса, уплачивает головной офис организации. Подразделение, у которого есть расчетный счет и отдельный баланс, самостоятельно перечисляет налог при выплате дохода физическим лицам (письма Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/54, № 03-04-06/55 и от 28.08.2009 № 03-04-06-01/224).
Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках п. 6 ст. 226 НК РФ). В иных случаях агенты перечисляют суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода, — для доходов, выплачиваемых в денежной форме, а также дня, следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога, — для доходов, полученных налогоплательщиком в натуральной форме/в виде материальной выгоды.
Что касается сведений о доходах физических лиц, агенты представляют их в ИФНС по месту своего учета (письмо Минфина России от 03.12.2008 № 03-04-07-01/244). То есть сведения о доходах работников обособленных подразделений нужно представлять в ИФНС по месту нахождения такого подразделения. Это может сделать как сама организация (головной офис), так и ее представитель (в том числе обособленное подразделение, имеющее отдельный баланс). Аналогичные выводы содержатся в письме Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/55.
Сведения о доходах физических лиц за истекший налоговый период и суммах начисленного, удержанного и перечисленного за этот период НДФЛ представляют ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2. ст. 230 НК РФ). Форма 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.
Если несколько обособленных подразделений организации находятся в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным инспекциям, организация сама может выбрать, по месту нахождения какого подразделения становиться на налоговый учет (п. 4 ст. 83 НК РФ). В такой ситуации, организация будет перечислять НДФЛ с доходов сотрудников обособленных подразделений, находящихся в одном муниципальном образовании, а также представлять сведения о доходах сотрудников таких обособленных в инспекцию, где состоит на учете.
