Потеря управляемости сродни насморку: и причин возникновения множество, и, казалось бы, легкое недомогание может привести к тяжелым последствиям. Конечно, есть лекарство, но более надежное средство — здоровый образ жизни и укрепление иммунитета. Для предприятия это директивно-отчетный документооборот и процедурные карты, что подобно ежедневной зарядке и обливанию холодной водой.
Для оценки управляемости можно использовать время, необходимое для принятия решения, и время, необходимое для его исполнения.
Очевидно, что если решения долго не принимаются, то отсутствует смысловая связь между системой управления и предприятием. Если же они принимаются, но не исполняются — налицо «паралич» исполняющих механизмов системы управления.
В силу сложившихся традиций при выполнении работ часто руководствуются личными отношениями между подразделениями и сотрудниками, договоренностями между ними, неписаными правилами и т. д.
Поэтому любые попытки руководства перейти к формализованному способу управления на основании директивно-отчетного документооборота воспринимаются сотрудниками как непонятные, вредные и нецелесообразные.
Метод
Применение директивно-отчетного документооборота сводится к тому, что любое действие должно осуществляться в связи с некоторым основанием. Например, рабочий выполняет работу на основании задания мастера, конструкторский отдел разрабатывает документацию на основании технического задания главного инженера, кладовщик принимает товар на склад на основании накладной и т. д.
Работу предприятия можно представить как последовательность действий, отраженных в документарных основаниях или директивных документах.
Но выполнение каждого действия порождает отчетный документ о результате. Таким образом, выполнение работ представляет собой последовательность действий и сопряженных с ней документов — директивных и отчетных.
При таком способе управления каждый фрагмент работы становится заранее спланированным и предсказуемым по результату. Его сопоставление по директивным документам и отчетным позволяет отслеживать выполнение работы непосредственно на каждом этапе, что обеспечивает качественно иной уровень оперативности принятия корректирующих решений.
Например, предприятию необходимо обеспечить себя сырьем, подготовить техническую документацию и производство, выпустить продукцию, обеспечить ее сбыт и т. д. Каждая задача требует выполнения ряда действий.
Так, чтобы организовать снабжение, необходимо найти поставщика, проверить качество предлагаемой продукции, заключить договор и осуществить оплату, при необходимости взять кредит, переместить сырье на предприятие, осуществить складирование, выполнить обработку первичной документации, оприходовать сырье и т. д.
Таким образом, все сводится к некоторому ряду действий. В случае решения задачи снабжения ими являются: поиск поставщика, входной контроль сырья и т. д., а результатами их выполнения или событиями являются найденный поставщик, подтвержденное качество сырья, заключенный с поставщиком договор и т. д.
Очевидно, что последовательность действий зависит от содержания событий. Качество сырья можно определить только после того, как поставщик найден, а оплатить сырье можно после того, как определена цена и условия поставки. То есть ближайшие события по отношению друг к другу могут выполнять роль основания, следствия или условия, при выполнении которого другое событие может произойти.
Каждой задаче соответствует сценарий, в котором заранее установлены причинно-следственные или логические отношения между действиями.
Смысл управления при таком методе заключается не только в контроле конечного результата деятельности, но и главным образом в контроле каждого ее промежуточного результата и соблюдения предварительно составленного сценария выполнения всей работы в целом.
Инструмент
Исполнение предварительно составленного сценария решения задачи сводится к определению непосредственных участников деятельности, распределению между ними фрагментов работы и установлению последовательности ее выполнения. Его проекцию на функциональную структуру предприятия называют процедурной картой деятельности. В ней для каждого фрагмента работы показано место его выполнения, основание и место передачи содержания полученного результата.
Процедурная карта позволяет описать предстоящую деятельность в виде документарных связей между отделами. Для каждой документарной связи указано место возникновения документа, документарное основание и условие, если оно необходимо, адрес или адреса передачи результирующего документа. В отличие от текстового описания сценария процедурная карта позволяет проверить логическую непротиворечивость предстоящей деятельности и устранить причинно-следственные расхождения между событиями еще до того, как они возникнут фактически.
Процедурные карты используются еще и для диагностики системы управления. Они помогают выявить многочисленные случаи несоответствия делопроизводства и связанного с ним документооборота, когда работа выполняется без директивного документа и сам он не имеет основания, результат не зафиксирован в отчете и не архивируется.
Такое состояние, когда «еще не болен, но уже не здоров», можно классифицировать как процедурный дефицит управления, дестабилизирующий деятельность предприятия.
Поэтому сопряжение делопроизводства с директивно - отчетным документооборотом, который предполагает совокупность диагностических, регистрационных и корректирующих действий, - это своего рода здоровый дух в здоровом теле предприятия.