1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 851

«Мобильные» затраты

Сегодня без использования мобильных телефонов не обходится практически ни одна организация. Работникам выдаются мобильники, которые те должны использовать в служебных целях. Бывает, что сотрудники пользуются собственными телефонами, а затем организация компенсирует им расходы на разговоры «по работе». На практике возникает множество спорных вопросов, связанных с налоговым учетом расходов на оплату телефонных разговоров. В нашей статье речь пойдет о том, какие разъяснения налогоплательщикам дают чиновники.

Затраты организации не оплату услуг связи, и в частности за разговоры по мобильному телефону, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 265 НК РФ). Однако у организации должны быть документальные доказательства разговоров производственного характера. Ведь для целей налогообложения прибыли расходами признаются экономически обоснованные, а также документально подтвержденные затраты.

В таком случае подтверждающими документами являются:

— утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, имеющих право на использование сотовой связи (с указанием причин необходимости);

— договор с оператором связи на оказание услуг связи;

— детализированные счета оператора связи.

Этот перечень документов изложен в Письме Минфина РФ от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275.

При этом в Письме также указывается на то, что критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения является наличие в должностной инструкции работника необходимости использовать телефон в служебных целях. Чиновники разъясняют, что для сотрудников может быть установлен лимит расходов на сотовую связь. Превышение этого лимита следует учитывать в составе прочих расходов только после того, как работник возместит организации затраты.

Многих налогоплательщиков интересует вопрос о том, как должен выглядеть детализированный счет. Предполагается ли детализация общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в размере отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся абонентскому счету, или детализированный счет должен содержать еще какую-либо информацию?

На этот вопрос Минфин ответил в Письме от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418. Чиновники разъясняют, что да, действительно, форма счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру. Еще Минфин сообщает, что даже если телефонные переговоры имеют место во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе и в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, то и в этом случае затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения прибыли.

Теперь необходимо выяснить, в какой момент организация может включить в состав затрат экономически обоснованные расходы по услугам телефонной связи. Порядок определения даты признания прочих расходов для целей налогообложения зависит от принятого налогоплательщиком метода исчисления налога на прибыль (начисления или кассовый).

1. Статьей 272 НК РФ предусмотрен порядок признания расходов при методе начисления. Согласно п. 1 этой статьи расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы оплаты. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они возникают исходя из условий сделки. В случае если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются организацией самостоятельно.

Датой осуществления прочих расходов признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов. Дата признания расходов на оплату услуг телефонной связи будет определяться в соответствии с порядком оплаты услуг, предусмотренным сторонами в договоре оказания услуг телефонной связи. Если в договоре указывается, что обязанность оплатить оказанные услуги возникает в момент выставления счета, то датой признания расходов будет являться дата выставления счета.

При применении метода начисления расходы на оплату услуг телефонной связи будут относиться к тому налоговому (отчетному) периоду, в котором возникла обязанность оплатить оказанные оператором связи услуги, в порядке, предусмотренном договором оказания услуг телефонной связи.

2. Другой порядок признания расходов для целей налогообложения определен при использовании налогоплательщиком кассового метода. Пунктом 3 ст. 273 НК РФ установлено, что при кассовом методе затраты признаются расходами для целей налогообложения прибыли после их фактической оплаты. Дата признания расходов на телефонную связь при применении кассового метода в данном случае может быть определена самим налогоплательщиком в период после оплаты по выставленному счету за оказание услуг телефонной связи (Письмо Минфина России от 12.02.2004 № 04-02-05/1/12).

ПРИМЕР 1

По доверенности, выданной организацией, сотрудник внес аванс по договору на оказание услуг связи в сумме 1180 руб.

Оператор сотовой связи выставил организации счет-фактуру и детализированный счет за разговоры по мобильному телефону на сумму 1180 руб. (в том числе НДС — 180 руб.). Все разговоры, зафиксированные в счете, велись для производственных нужд. Для целей налогообложения организация учитывает доходы и расходы методом начисления.

В бухгалтерском учете организации будут оформлены следующие проводки:

Д-т сч. 60 субсчет 2 К-т сч. 71 — 1180 руб. — сотрудником организации внесен аванс по договору на оказание услуг связи

Д-т сч. 26 К-т сч. 60 субсчет 1 «Расчеты по услугам» — 1000 руб. (1180 руб. - 180 руб.) —учтены расходы на оплату услуг связи без НДС

Д-т сч. 19 К-т сч. 60 субсчет 1 «Расчеты по услугам» — 180 руб. — учтен НДС по оплате за услуги связи Д-т сч. 60 субсчет 1 «Расчеты по услугам» К-т сч. 60 субсчет 2 «Расчеты по авансам выданным» 1180 руб. — зачтен ранее уплаченный аванс

Д-т сч. 68 субсчет «Расчеты по НДС» К-т сч. 19 — 180 руб. — принят к вычету НДС с оплаты услуг за мобильную связь.

В налоговом учете организации отражаются расходы на оплату услуг связи в сумме 1000 руб.

Необходимо отметить, что с согласия или ведома работодателя сотрудник организации в служебных целях также может использовать личный мобильный телефон. При этом ему выплачиваются компенсации за использование и износ аппарата, а также возмещаются расходы, связанные сего использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

В налоговом учете возмещение расходов за оплату услуг связи в деятельности организации учитывается в составе прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В то же время следует учесть, что расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы. Следует также отметить, что затраты на переговоры по мобильному телефону по примерным среднегодовым нормам не могут приниматься для целей налогообложения прибыли. К такому выводу пришли налоговики в Письме УФНС по г. Москве от 09.02.2005 № 20-12/8153. УФНС также разъяснило, что если документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, отсутствуют, такие переговоры рассматриваются как звонки личного характера и выплаченная компенсация расходов на оплату связи не учитывается для целей налогообложения.

ПРИМЕР 2

Сотрудник организации, занимающейся продажей офисной мебели, использует свой мобильный телефон в служебных целях. Организация оплатила счет на сумму 12 000 руб. Стоимость личных разговоров — 7000 руб. (в том числе НДС — 1067 руб.), служебных разговоров — 5000 руб. (в том числе НДС — 763 руб.). Ежемесячная компенсация за использование мобильного телефона составила 200 руб.

В бухгалтерском учете будут оформлены следующие проводки:

Д-т сч. 60 К-т сч. 51 — 12 000 руб. — оплачен счет за разговоры по мобильному телефону

Д-т сч. 73 К-т сч. 60 — 7000 руб. — отражена стоимость личных разговоров сотрудника

Д-т сч. 44 К-т сч. 60 — 5000 руб. — отнесена на расходы стоимость служебных разговоров

Д-тсч. 19 К-тсч. 60 — 1830 руб. (1067 руб. + 763 руб.) —начислен НДС

Д-т сч. 44 К-т сч. 73 — 200 руб. — отнесена на расходы компенсация за применение телефона в производственных целях

Д-т сч. 70 К-т сч. 73 — 6800 руб. (7000 руб. - 200 руб.) — удержана из заработной платы стоимость личных переговоров Д-т сч. 68 К-т сч. 19 —1067 руб. — принят к вычету НДС в части, приходящейся на стоимость служебных переговоров.

Имейте в виду!

В случае если работник сам оплачивает разговоры, оператор сотовой связи выдает ему как физическому лицу детализированный счет со всеми телефонными номерами, по которым были звонки, в нем указана стоимость каждого разговора. В итоговой графе указывается общая сумма переговоров, а также сумма общего НДС. В связи с тем, что у организации не будет счета-фактуры, выставленного оператором, налог на добавленную стоимость к вычету не принимается.

Денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается НДФЛ и ЕСН. Ведь п. 3 ст. 217 НК РФ и подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ определено, что все виды установленных компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, и с возмещением иных расходов работника, не подлежат обложению НДФЛ.

Таким образом, денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах установленных организацией размеров.

В соответствии с трудовым законодательством РФ при использовании работником личного имущества в целях выполнения трудовых обязанностей работодателем также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества. Размер возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества, не облагаемый НДФЛ и ЕСН, определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности.

При этом в организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество, а также документы, подтверждающие расходы, понесенные им при использовании имущества в рабочих целях.