Традиционно бумажные документы играют важную роль в деятельности различных организаций. Часть из них можно отнести к категории документов, участвующих в делопроизводстве, часть — к методологическим, нормативным, учебным или коммерческим. Все они обеспечивают хранение информации и поддержку процессов принятия управленческих решений. Но технология работы с ними не соответствует современным темпам жизни и развития бизнеса.
Ольга Расчетнова,
советник налоговой
службы РФ III ранга
Развитие документооборота в организации не всегда происходит по интенсивному пути. Возрастающие требования к документационному обеспечению деятельности организации, увеличение количества вновь создаваемых и предназначенных для хранения документов приводят иногда к значительному росту парка техники, в том числе копировальной и принтерной. Такое увеличение количества оборудования не всегда обоснованно и основано лишь на организационном принципе: копировальный аппарат и несколько принтеров для каждой структурной единицы.
Как результат в ряде случаев на фоне сохраняющихся тенденций к росту объемов печати и копирования растет стоимость владения парком техники для обработки документов: принтеров, копиров, сканеров, факсимильных аппаратов.
Кроме этого, использование в основном мало- и среднепроизводительной техники приводит к достаточно высокой удельной стоимости отпечатков, выполненных на таких аппаратах. Многие из используемых систем выработали свой ресурс или не подвергаются регулярному квалифицированному техническому обслуживанию, что приводит к резкому падению уровня качества документов.
Использование широкого ассортимента техники может приводить также и к необоснованным потерям рабочего времени. Например, при создании документа приходится сначала его напечатать, а затем еще и откопировать. Потери рабочего времени возрастают при выполнении комплексных работ, связанных с обработкой и отправкой факсимильных сообщений, созданием сборных документов.
Еще одна проблема бумажного документооборота организации заключается в значительных объемах накопленной архивной документации. От эффективности работы архивной службы по обеспечению доступа к информационным ресурсам напрямую зависит эффективность процессов делопроизводства и процессов принятия управленческих решений. Традиционно сложившаяся практика по организации работы таких служб широко использует малоэффективную бумажную форму хранения информации и копировальную технику для воспроизведения тех или иных документов по запросу.
Однако существующий уровень развития технологий работы с документами обусловливает возможность качественного изменения и повышения эффективности процессов, связанных с документационным обеспечением учреждений. Речь идет об электронных технологиях обработки документов и создания электронного документооборота.
Под электронным документом понимается единица информации, изначально созданная или превращенная в электронный (цифровой) вид. Электронный документ может быть воспроизведен и в бумажном виде. Функции и технологии работы с цифровым документом разнообразны: размножение, печать, пересылка (в том числе по факсу), обратный перевод из бумажного в электронный вид (сканирование, распознавание), а также ведение архива документов.
Внедрение технологий электронного документооборота позволяет существенно увеличить эффективность процессов делопроизводства при одновременном снижении затрат на техническое обеспечение такой деятельности.
Практически всем известна ситуация, когда необходимо срочно просмотреть тот или иной документ, дату его поступления или другой реквизит. На поиск тратится слишком много времени.
Здесь не спасает ни четкое разделение документов по папкам, ни стройная система их хранения. Число входящих документов в организации может достигать нескольких десятков, а может насчитывать единицы, однако никакому человеку не под силу за считанные минуты всегда находить нужный документ. Документы не теряются, складываются в четко определенное место, однако со временем таких мест образуется слишком много, и даже в самой стройной и организованной структуре бумажных архивов отыскать нужную бумагу — дело не простое.
Есть и другая сторона вопроса. Для того чтобы определить реальный поток документооборота в организации — сколько пришло за отчетный период, сколько ушло, сколько находится на согласовании и т.п., необходимо вручную «перелопатить» подчас не одну тонну бумаги. А если необходимо отслеживать ход исполнения документов? Часто задача становится невыполнимой, находящейся на грани человеческих возможностей, особенно если организация велика.
К сожалению, пока все это сам не испытаешь, не поймешь, что все увеличивающиеся темпы жизни и конкуренция на рынке требуют новых методов и технологий работы с документами, внедрения в организации электронного документооборота.