Обязанность работодателя выплачивать работнику компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества и возмещать расходы, связанные с использованием имущества, предусмотрена Трудовым кодексом Российской федерации. О том, как данная норма применяется на практике, читайте в настоящем материале.
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ).
Как видим, из положений ст. 188 ТК РФ следует, что работнику могут быть компенсированы два вида выплат:
– компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов;
– расходы, связанные с использованием имущества.
Поэтому одному и тому же работнику может выплачиваться компенсация и возмещаться расходы, связанные с использованием личного имущества.
Отметим, что при использовании личного имущества без согласия работодателя требовать компенсацию и возмещение расходов работник не вправе.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В настоящее время нормы компенсации работникам за использование собственного имущества в деятельности организации законодательно не установлены, за исключением компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов.
Подпунктом 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ определено, что расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.
Следовательно, для целей налогообложения прибыли выплаты компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов в служебных целях нормируются.
Эти нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 92).
С 1 января 2004 г. нормы компенсации, утвержденные Постановлением № 92, составляют:
1200 руб. в месяц – для машин с объемом двигателя до 2000 кубических сантиметров;
1500 руб. в месяц – для машин с объемом двигателя свыше 2000 кубических сантиметров;
600 руб. в месяц – для мотоциклов.
Итак, в отношении личных легковых автомобилей и мотоциклов налогоплательщик может принять в расходы, учитываемые при налогообложении, расходы на содержание личного автомобиля или мотоцикла только в указанных пределах норм.
Сумма превышения компенсации над установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается на основании п. 38 ст. 270 НК РФ.
Обратите внимание! По поводу компенсации личного автотранспорта даны разъяснения в письмах УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»: в размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт), поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой и не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль.
В соответствии с подп. 4 п. 7 ст. 272 и ст. 273 НК РФ расходы налогоплательщика в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату ее выплаты работнику. Если компенсация фактически не выплачена, то учесть ее в составе расходов нельзя.
При исчислении налога на прибыль произведенные расходы необходимо документально подтвердить и экономически обосновать (ст. 252 НК РФ).
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, являются:
– приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации;
– копия технического паспорта личного автомобиля, заверенная в установленном порядке.
Работники, использующие личный автотранспорт в служебных целях, обязаны вести учет служебных поездок в путевых листах. Работники, использующие личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, получают компенсацию в аналогичном порядке. Такие рекомендации приведены в письме УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, в письме МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@.
Справка. Формы путевых листов для учета работ в автомобильном транспорте утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
Согласно указанному документу путевые листы предназначены для учета работы автотранспорта, принадлежащего организации (на праве собственности или аренды), а не для учета служебных поездок, осуществляемых работником на личном автомобиле. Следовательно, по нашему мнению, требования налоговых органов вести учет служебных поездок в путевых листах является неправомерным.
Данная позиция подтверждена арбитражной практикой (Постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу № А48-6436/05-8).
В письме УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776 сказано, что при отсутствии работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
На основании изложенного можно сделать вывод: в тех месяцах, когда работник по табелю учета рабочего времени отработал все дни, организация имеет право учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, всю сумму компенсации (в установленных НК РФ пределах). Если работник в каком-либо месяце отработал не все дни, то сумма компенсации за этот месяц рассчитывается пропорционально отработанным дням.
Пример.
Предположим, что работнику организации выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в сумме 1500 руб. в месяц.
В апреле работник отработал все дни. В мае работник был временно нетрудоспособен в течение 14 рабочих дней.
В данном примере за апрель работнику выплачивается компенсация в полном размере – 1500 руб.
Рассчитаем сумму компенсации, выплаченную работнику за май:
1500 руб. x 6 дн. : 20 дн. = 450 руб.
При выплате работнику организации каких-либо компенсаций у налогоплательщика могут возникнуть вопросы о порядке исчисления и уплаты ЕСН и НДФЛ.
Рассмотрим порядок обложения ЕСН компенсационных выплат.
Объектом обложения ЕСН для организаций-налогоплательщиков признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц по трудовым, гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ).
При определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты (п. 1 ст. 237 НК РФ).
Не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).
Таким образом, компенсация, выплачиваемая работнику за использование им личного легкового автомобиля (мотоцикла), ЕСН не облагается.
Если организация выплачивает работникам компенсации в размере, превышающем установленные нормы, то сумма превышения также не облагается ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ как выплата, не уменьшающая налоговую базу по налогу на прибыль. Такие разъяснения приведены в письмах УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1, Минфина России от 29.12.2006 № 03-05-02-04/192.
Следовательно, на эти выплаты не начисляются и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (далее – Закон № 167-ФЗ)).
Таким образом, компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, выплачиваемая работнику, ни ЕСН, ни взносами на обязательное пенсионное страхование не облагается в полном объеме (как в пределах нормы, так и в части суммы превышения).
Согласно п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184, страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765.
В соответствии с п. 10 указанного Перечня не начисляются страховые взносы на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации (в том числе надбавки к компенсации взамен суточных), выплачиваемые им в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации, суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей.
Следовательно, с суммы компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в размере, установленном соглашением сторон трудового договора, не начисляются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Аналогичный вывод содержится в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 по делу №А 26-5397/2006-210, Уральского округа от 07.06.2005 по делу № Ф09-2435/05-С1.
Рассмотрим бухгалтерский учет и обложение НДФЛ компенсационных выплат работникам за использование личного автотранспорта.
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (ст. 210 НК РФ).
Не подлежат налогообложению компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая проезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов) (п. 3 ст. 217 НК РФ).
В письмах УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115, от 18.09.2007 № 18-11/3/088756@ сказано, что основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры таких компенсаций. Трудовой и коллективный договоры не устанавливают нормы компенсационных выплат, предоставляя организации право самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.
Постановлением № 92 утверждены нормы расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Таким образом, ежемесячная денежная компенсация за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику организации в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92, не подлежит обложению НДФЛ.
Сумма компенсации, превышающая установленные действующим законодательством нормы, подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
В бухгалтерском учете расходы организации по выплате компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в соответствии с п. 5 приказа Минфина России от 06.05.1999 № 33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» включаются в состав расходов по обычным видам деятельности.
Данные расходы включаются в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг на основании п. 9 ПБУ 10/99.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Начисление компенсационных выплат отражается по кредиту счета 73 в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.
Выплата компенсации отражается по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».
Пример.
Организация, осуществляющая торговую деятельность, приняла на работу торгового агента с условием использования личного автомобиля для служебных поездок.
В трудовом договоре сказано, что работнику каждый месяц выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в сумме 5000 руб.
В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:
Дебет 44 «Расходы на продажу» – Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
– 5000 руб. – начислена компенсация работнику за использование личного автомобиля;
Дебет 73 – Кредит 50 «Касса»
– 5000 руб. – выплачена работнику компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.
В целях исчисления налога на прибыль суммы компенсации, выплачиваемые в соответствии с трудовым договором, относятся к расходам на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ.