Развитию бизнеса в немалой степени способствуют информационные системы, своевременно поставляющие необходимые и достаточные сведения для управления. Холдинговым структурам, компаниям, организующим и имеющим территориально удаленные друг от друга филиалы, может быть интересен опыт построения единого информационного пространства в одном из акционерных обществ.
«Пятая генерирующая компания оптового рынка электроэнергии», созданная в конце
Перед новой компанией встала задача: в достаточно сжатые сроки организовать учетную деятельность всех территориально разделенных структур как единой компании, обеспечив тем самым финансовую прозрачность.
В наследство ОГК-5 досталось разноликое ИТ-хозяйство. Нужна была единая для всех информационная система. Поэтому дирекция ИТ совместно с функциональным подразделением провела работу по выбору подходящей системы на рынке средств автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, не упуская из виду, что перед компанией стояла еще и задача по повышению капитализации.
Существует мнение, что для этих целей нужно устанавливать иностранные дорогие системы. Но выяснилось, что инвесторов и акционеров по большому счету мало интересует, какая система будет использоваться. Важна не столько она сама, сколько качество информация, которую система может выдавать.
Было решено внедрить программный продукт на платформе «1С:Предприятие 8.0». При этом приняли во внимание:
1 Функциональные возможности (см. справку) системы — базовая функциональность конфигурации управления производственным предприятием вполне соответствовала требованиям основной задачи.
2 Условия реформирования компании и отрасли в целом — период становления новой компании сопровождается динамичным формированием новых и совершенствованием имеющихся процессов, что должно оперативно отражаться в информационной системе.
3 Технические и технологические возможности, ее открытость — в едином информационном пространстве должны работать несколько филиалов, которые являются крупными промышленными предприятиями.
4 Стоимость владения системой, включая стоимость лицензии, поддержки и соответственно стоимость развития системы.
5 Ограниченность ресурсов компании (временных, материальных, человеческих).
6Наличие внешних специалистов, способных оказать консалтинговую поддержку ИТ-проекту и содействовать снижению сроков внедрения.
Сегодня можно говорить о том, что ОГК-5 успешно реализовала несколько подпроектов, часть из которых уникальна. В компании обеспечена интеграция с другими информационными системами: промышленными, электронного документооборота, информационными порталами. Помимо базового функционала был сформирован дополнительный и применены новые методики работы с системой.
Единая номенклатура
Как правило, каждый филиал работает достаточно автономно и сдает в управляющий офис отчетность в установленной форме. При этом в первичных документах, которые порой служат заявкой на поставку, одна и та же по существу номенклатурная единица называется по-разному. Эта проблема не только осложняет работу служб снабжения, особенно при централизованных поставках, но и снижает степень адекватности финансовых оценок.
Задачу ведения единого номенклатурного справочника в ОГК-5 решили комплексом административно-организационных и технологических мер следующим образом.
В компании организовали новое подразделение — Секретариат администрирования единого номенклатора. В его функции и сферу ответственности входит ведение единых для всех структур компании справочников. Сотрудники нового подразделения отнюдь не бухгалтеры или финансисты, а технологи. Кому, как не им, лучше всех знать, для чего нужна та или иная деталь, только они и могут ее правильно описать. При этом используется также механизм экспертных оценок.
В информационную систему в качестве дополнительного функционала ввели механизм согласования названий номенклатурных позиций в справочнике, а в технологию работы с документами вписали новую процедуру.
К примеру, бухгалтер заводит в систему первичный документ, в котором стоит предполагаемое наименование номенклатуры. Но провести этот документ он сможет только после получения уведомления из секретариата, что указанная им позиция утверждена или соответствует единому номенклатору.
Проверенные варианты
Однако решение этой проблемы породило другую, которую, по словам начальника отдела корпоративных информационных систем дирекции ИТ Александра Перфилова, в ОГК-5 решили уникальным способом.
Так как при определении учетной политики решили, что бухгалтерский учет будет вестись как учет единой компании, то для реализации этой методологии использовали сначала распределенную базу данных. То есть в каждом филиале стояла своя система, которая накапливала изменения в течение суток, и раз в сутки проходил обмен данными.
Такой способ обмена информацией имеет некоторые ограничения. Например, цикл утверждения номенклатурных единиц составляет двое суток. Кроме того, филиал сводит свою информацию, готовит отчетность и она через сутки передается в центральный офис.
Но этот вариант построения распределенной базы данных, имея несомненный плюс — нетребовательность к каналам передачи данных, дает большой период передачи и повышенную конфликтность.
Информация передается один раз в сутки. Это можно также сделать по электронной почте или возить файлы обмена на дискете, если филиал находится в пределах разумной досягаемости. Конфликтность возникает при согласовании информации, когда один и тот же документ может исправляться в нескольких точках сразу. Например, бухгалтер филиала внес изменения в свой документ, на следующий день он видит, что его документ изменен, скажем бухгалтером центрального офиса. Это осложняет сведение бухгалтерской отчетности.
Чтобы снять такого рода ограничения, можно применить терминальный режим. В этом случае все пользователи во всех филиалах работают с одной и той же базой данных, которая находится в центральном офисе. Плюсы — пользователь вводит информацию сразу в единую базу, при этом исключены конфликты. Основной минус — высокое качество каналов связи. Если разрывается связь с каким-нибудь филиалом, он не может работать с системой: ни вводить информацию, ни сделать запрос на ее получение.
ОГК-5 удалось совместить плюсы и нивелировать минусы этих двух подходов, реализовав репликационную базу данных.
Выход из положения
Репликационная база данных в терминологии ОГК-5 (см. схему) — это такая организация работы, когда вся информация, вводимая непосредственно в каком-либо филиале (подписчик), в течение 2—3 секунд попадает во все другие филиалы данной системы. То есть изменения от подписчика идут к издателю, а он распространяет эти изменения всем другим подписчикам.
Основной плюс — система может работать как с качественным, так и с некачественным каналом передачи данных. В случае обрыва связи каждый филиал запоминает изменения, которые он не успел передать. При восстановлении связи информация начинает передаваться маленькими порциями издателю и, не загружая канал, далее во все филиалы.
При этом получили в системе гибкий механизм управления и разрешения конфликтов. Например, если изменения вносятся в единый справочник, то они будут приниматься только центральным офисом. Если это документ, созданный бухгалтером одного из филиалов, то можно принять те изменения, которые были сделаны последними по времени, или отдать приоритет изменениям бухгалтера центрального офиса.
«Минимизация периода передачи данных, — отмечает А. Перфилов, — повышает оперативность работы, мы забываем, что наши структуры расположены на Урале, в Ставропольском крае, в Тверской области. Кроме того, небольшой цикл передачи данных позволил минимизировать конфликты. Это уникальный проект, аналогов в России пока нет».
Подобного рода проекты проводятся при тесном взаимодействии собственных специалистов и профессионалов таких компаний, как «Проект-ИТ» и «Софтпоинт».
Используемые возможности
Учетные задачи:
· бухгалтерский учет в формате РСБУ и МСФО;
· налоговый учет;
· кадровый учет с решением задач управления персоналом;
· управленческий учет, планирование и фактический учет затрат на ремонт основного оборудования (собственная конфигурация);
· управление ИТ-услугами на базе «Итилиум».
· управление нормативно-справочной информацией:
· общие справочники системы (единая номенклатура);
· использование экспертных оценок при ведении справочников.
Масштабируемость:
· организация распределенной базы данных;
· организация репликационной базы данных.
· интеграция с другими системами на уровне:
· структуры метаданных;
· web-сервисов.
