1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 2891

Проблемы документального оформления поступления ОС

Первичные учетные документы являются основанием для записей как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, в связи с чем решение проблем их оформления чрезвычайно важно для бухгалтерских служб организаций. При этом проблемы возникают не только в случаях применения самостоятельно разработанных организациями документов, но и при заполнении унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе и по основным средствам.

Случаи применения

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств и Указания по их применению и заполнению (далее — Указания) утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7. Полагаем, что одним из проблемных документов с точки зрения оформления и использования является акт о приеме-передаче. Указанным Постановлением предусмотрены 3 вида такого акта, которые используются в различных ситуациях:

·         акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1);

·         акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а);

·         акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б).

Указания содержат следующие требования по применению акта о приеме-передаче:

«Применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:

а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию)...

б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации».

 

Указанные требования свидетельствуют о том, что:

·         во-первых, названным выше документом оформляются операции приема-передачи основных средств между организациями;

·         во-вторых, акт служит основанием для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию;

·         в-третьих, для объектов, не требующих монтажа, акт составляется в момент приобретения, а требующих монтажа — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию.

Можно отметить, что основное назначение документа не удалось отразить в его названии. Название свидетельствует о том, что акт должен быть использован для отражения факта приема-передачи объектов, однако он является также первичным документом, подтверждающим ввод основных средств в эксплуатацию.

Практическая реализация перечисленных выше условий вызывает затруднения. Так, в Указаниях конкретно не уточняются ситуации, в которых организации оформляют актом операции приема-передачи объектов. Следовательно, акт должен применяться при оформлении любой операции приема-передачи объекта основных средств.

В случае осуществления приемки-передачи объекта, который для обоих сторон (передающей и принимающей) является основным средством, обоснованность оформления акта очевидна. Однако, являясь для одной стороны объектом основных средств, для другой он, возможно, представляет собой оборотные активы (например, учитывается на счетах 10, 41, 43 на момент продажи, либо организация предполагает его отражение на указанных счетах при приобретении). В этом случае, исходя из содержания Указаний, также оформляется акт о приеме-передаче. Более того, содержание Указаний подтверждает это: «Прием-передача объекта(ов) между организациями для включения в состав основных средств для организации-получателя или выбытия его (их) из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется общими документами…, которые утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам)».

Таким образом, акт оформляется в любом случае, если хотя бы для одной из сторон объект является основным средством или будет принят к учету в состав основных средств. При этом отсутствует ясность в отношении применения такой формы первичного учетного документа, как товарная накладная (форма № ТОРГ-12), которая содержится в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

Применяется товарная накладная «для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей».

Товарные операции, для учета которых утверждена товарная накладная, являются операциями купли-продажи. В ст. 454 ГК РФ отмечается, что по договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). Важно, что в ст. 455 ГК РФ уточняется, что товаром по договору купли-продажи могут быть любые вещи.

Как следствие, можно утверждать, что квалификация объекта купли-продажи хотя бы у одной из сторон в качестве основного средства обязывает стороны одновременно составлять два унифицированных документа, подтверждающих факт приема-передачи этого объекта, — акт о приеме-передаче и товарную накладную. Таким образом, одна операция приема-передачи оформляется двумя первичными документами, что представляется необоснованным.

 

Порядок заполнения

Определенные сложности возникают и при заполнении этой унифицированной формы. Согласно Указаниям в формах № ОС-1 и № ОС-1а раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.

В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В показателях графы «Сумма начисленной амортизации (износа)» указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре.

Заметим, что раздел 1 разрешено не заполнять в случаях поступления объектов через сеть розничной торговли, однако объекты могут быть приобретены в результате оптовых закупок. Кроме того, приобретение объектов через сеть розничной торговли позволяет организации-сдатчику не заполнять раздел 1 документа, но не исключает необходимости его участия в заполнении актов о приеме-передаче, которые «утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров». Очевидно, что практическая целесообразность оформления акта для организации-сдатчика в этом случае отсутствует, в связи с чем акт, как правило, составляется лишь организацией — получателем объекта и датируется в момент ввода этого объекта в эксплуатацию.

Отдельные вопросы оформления акта разъясняются Росстатом в Письме от 31.03.2005 № 01-02-09/205 «О порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации № ОС-1 и ОС-4а, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7».

В Письме сообщается, что «в случае приобретения объекта у организации-продавца через сеть оптовой или розничной торговли для использования его покупателем в качестве основного средства форму № ОС-1 заполняет только организация-получатель (покупатель), при этом реквизиты организации-сдатчика (продавца), то есть левый блок с грифом «УТВЕРЖДАЮ» (в т.ч. «Подпись руководителя», «М.П.» и «Дата»), не заполняются, поскольку продаваемый объект не числится у продавца в составе основных средств, а является товаром (здесь нет бухгалтерской операции приема-передачи, есть договор купли-продажи)». Исходя из текста разъяснений раздел 1 акта следует заполнять и утверждать в случае, если у другой стороны этот объект также относился к объектам основных средств, тогда как в других случаях следует оформлять накладную.

Как следствие, акт будет составляться непосредственно при вводе объекта в эксплуатацию в части, исключающей раздел 1. Заметим, что указанное выше Письмо не дает указаний об оформлении акта, если у передающей стороны объект учитывался в составе основных средств, а принимающая сторона его квалифицирует в качестве оборотных активов.

Сложно оформить акт в условиях, когда момент приобретения объекта не совпадает с моментом его ввода в эксплуатацию. Особенно это актуально в условиях, когда объект как для передающей, так и для принимающей стороны является основным средством. Необходимость заполнения раздела 1 акта в этой ситуации очевидна, но на момент ввода объекта в эксплуатацию получить данные передающей стороны не всегда просто, поскольку операция купли-продажи уже завершена.

 

Момент составления

Необходимо обратить внимание на то, что акты о приеме-передаче также служат основанием для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию. Момент введения объекта в эксплуатацию очень важен, поскольку влияет на величину амортизации по объекту основных средств, а также на размер налога на прибыль и налога на имущество. Ведь лишь на основании акта появляется возможность осуществить бухгалтерскую запись: Дебет 01 Кредит 08.

Как уже было отмечено, согласно Указаниям по применению и заполнению акта для объектов, не требующих монтажа, акт составляется в момент приобретения, а требующих монтажа — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию. Указанные нормы необходимо рассматривать во взаимосвязи и взаимозависимости. Отметим, что их применение на практике вызывает трудности в случае, если момент приобретения и момент ввода объекта в эксплуатацию не совпадают во времени. Вызвано это тем, что на момент приобретения объект может быть еще не пригоден к использованию, а следовательно, не способен приносить доход. Такой объект не может быть включен в состав основных средств в соответствии с требованиями п. 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств». При этом оформление акта в момент приобретения объекта означает ввод его в эксплуатацию и, как следствие, вызывает необходимость бухгалтерской записи: Дебет 01 Кредит 08, которая невозможна в этот момент.

Поскольку по объектам, не требующим монтажа, акт составляется в момент их приобретения и в то же время является свидетельством ввода объекта в эксплуатацию, то можно предположить, что объекты, не требующие монтажа, должны быть введены в эксплуатацию непосредственно в момент их фактического поступления. Однако такое требование не содержится ни в ПБУ 6/01, ни в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н.

Сложнее оформить акт по объектам, требующим монтажа. Это связано с тем, что акт по таким объектам должен быть составлен после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию. Монтаж, в свою очередь, занимает определенный период времени. При сдаче объекта в эксплуатацию заполнение акта осложняется тем, что не всегда просто получить информацию от передающей стороны, которой должна быть заполнена часть документа. Таким образом, многим организациям не удается получить данные продавца объекта, которые в ряде случаев необходимы.

Некоторые организации, пытаясь решить эту проблему, открывают акт в момент приобретения объекта и заполняют его в части, которая содержит информацию передающей стороны. В момент ввода объекта в эксплуатацию заполняется оставшаяся часть документа с проставлением даты ввода объекта в эксплуатацию. Однако этот вариант не является удачным, поскольку в соответствии с п. 4 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Акт является единым документом, поэтому должен быть составлен при приобретении объекта полностью, а не в какой-либо части.

Таким образом, как для объектов, требующих монтажа, так и для объектов, его не требующих, возникают проблемы использования на практике такой унифицированной формы первичной учетной документации, как акт о приеме-передаче. Возможно, проблему позволило бы решить деление акта на два документа, один из которых будет составляться при необходимости в момент приобретения объекта и содержать данные передающей стороны, а другой — подтверждать ввод объекта в эксплуатацию.