1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 833

Дополнение и интеграция

Учетная система (в расширенном понимании система планирования и управления ресурсами — ERP) и система электронного документооборота (ЭД) — это не дублирующие друг друга системы, а взаимодополняющие технологии. Поэтому в их интеграции заключается успех автоматизации функций казначейства.

Учетная система — хранилище информации, ЭД — транспорт, организация бизнес-процесса. То есть функции казначейства, автоматизированные только при помощи учетной системы, будут подразумевать хождение бумажных носителей (согласование платежей), а автоматизированные только в части документооборота будут подразумевать доисторический учет в гроссбухах.

Для системы ЭД можно подобрать синоним — система оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, в том числе области контроля бюджета, деятельности казначейства и т.д., но не ограничиваясь этим. Например, в ней реализуются и такие управленческие модули, как «ценообразование», «инвестиционные проекты», «бюджеты продвижения» и т.д.

ERP-система — корпоративная система управленческого учета и управления ресурсами. Задача состоит в том, чтобы совместить, интегрировать пересекающиеся процессы.

Так, расходы, отражаемые в ERP, порождают цепочку электронных документов. В зависимости от исхода согласования они либо учитываются, либо отменяются.

Система ЭД позволяет решить ряд актуальных задач. Это, например, контроль расходов или контроль бюджета или поддержание псевдорыночных отношений внутри холдинга, то есть все услуги оказываются на возмездной основе, активы не передаются, а «продаются» и т.д.

Их решение основывается на автоматизации цепочек документов (см. схему):

  • входящий счет на оплату (внешний) — заявка на расход;
  • входящий счет на оплату (внутренний) — заявка на расход.

Центральным звеном в этих цепочках является «расходная заявка». На этапе ее «хождения» происходит:

  • передача информации (сумма, плательщик и т.д.);
  • кодирование расхода в соответствии с управленческим классификатором расходов;
  • осуществление бюджетного контроля;
  • подтверждение деловой целесообразности;
  • согласование превышения бюджета (в случае необходимости) и оплата.

Дальнейшее развитие автоматизации связано с интеграцией оперативных учетных документов с учетной системой, автоматизированным формированием управленческой финансовой отчетности. Для группы компаний — это еще и консолидация информации. Такая деятельность осуществляется с помощью ERP-системы.

С точки зрения финансиста, система ЭД позволяет контролировать бюджет, регистрировать каждое решение о произведении расходов. Она обеспечивает прозрачность ответственности каждого за каждое решение.

С точки зрения управленца — это анализ скорости и эффективности принятия решений. Система ЭД позволила, к примеру, отнормировать сроки принятия решений, касающихся осуществления расходов на каждом уровне.

Но система электронного документооборота, как и любая другая система, сама решения не принимает. Она не может заменить менеджера: снизить расходы может только управленческое решение, а ЭД — набор стандартизированных процедур и, как следствие, качественной статистики.