1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать

Целесообразность прежде всего

Чтобы снизить расходы, нужно проанализировать процессы, поддерживаемые ИТ
Целесообразность прежде всего

Несмотря на очевидную актуальность развития информационных технологий и их широкого внедрения во все сферы бизнеса, необходимость сокращения издержек в условиях экономического спада диктует свои правила. И у каждого они свои: для одних лишний рубль в ИТ- расходах станет смерти подобен, а для других – спасением.

Компания IDC представила бизнес-сообществу документ «Обоснованность ИТ-инвестиций в условиях экономического кризиса». Конечно, оценивать эффективность тех или иных затрат важно всегда, даже во времена всеобщего благоденствия. Надо научиться не рубить бюджет с плеча, а прагматично и взвешенно принимать решения о целесообразности сумм в его расходных статьях. И это особенно актуально для тех, у кого каждая копейка на счету.

 

Рациональная экономия

За последнее десятилетие российский рынок информационных технологий рос непрерывно, и не в последнюю очередь благодаря ударному темпу увеличения расходов на корпоративные ИТ.

Так, по данным CNews Analytics, в период с 2001 по 2007 г. они продемонстрировали мировой рост порядка 400%.

И хотя в 2008 г. спрос сильно просел, а 2009 г. вообще объявлен многими экспертами тяжелым и непредсказуемым отчасти по инерции, а по сути, в силу насущных потребностей бизнеса информационный hi-tech останется на плаву.

В Bloomberg снижение ИТ-затрат в 2009 г. оценивают примерно в 170 млрд долл. – на 5% по сравнению с 2008 г. Более того, Борис Вольпе, исполнительный директор SAP в странах СНГ, утверждает, что в России кризис «почти не ощущается в материальном плане» и даже, наоборот, обострит спрос на интеграционные программные платформы.

Отсюда следует, что ИТ-поддержка бизнес-процессов предприятий вопреки всем кризисным страшилкам по-прежнему будет весомым конкурентным преимуществом, обеспечивающим сокращение производственных и транзакционных издержек. Оно окажет неоценимую помощь тем, чьи конкуренты в панике бросили свои компьютеры в «спящем режиме».

Однако это лишь полдела – осознать и принять к действию корпоративную стратегию автоматизации. По словам Роберта Фариша, главы представительства IDC в России и СНГ, сегодня настало время задуматься об экономии, которую дает более эффективное использование ИТ-систем и ИТ-персонала.

Связи между ИТ и другими элементами бизнеса стали значительно сложнее, поскольку первые играют ключевую роль в таких областях, как финансы, производственные процессы, материально-техническое обеспечение и продажи. Реструктуризация расходов на ИТ поможет компаниям сократить затраты и одновременно сохранить все функции, необходимые для нормальной работы и успешного развития.

С одной стороны, следует понять, какие задачи решают корпоративные айтишники, и только после этого пытаться оптимизировать затраты или численность персонала (см. табл.). С другой – с ИТ-отделом нужно работать так же, как с внешними поставщиками. Перед директором по ИТ должна стоять задача обеспечить должный уровень обслуживания при определенных затратах.

И хотя следует стремиться к сокращению текущих расходов, не стоит слишком усердствовать и ставить под угрозу возможности роста компании после начала экономического подъема.

 

ИТ как проект

При обосновании затрат на корпоративные ИТ до сих пор зачастую ограничиваются критерием достаточности. В подобных случаях величина таких расходов выражается как доля от оборота компании и/или доля на одного работника. При таком подходе автоматизация воспринимается исключительно как затратная статья бюджета и средства под нее «выпрашиваются».

Альтернативой является оценка вложений в ИТ в качестве инвестиционного проекта. Классические методы оценки эффективности инвестиционных проектов предполагают необходимость анализа доходов и расходов с последующей их интеграцией при расчете обобщенного денежного потока. Основные трудности возникают при количественной оценке эффектов от реализации ИТ-проекта.

На низших уровнях управления – функциональных департаментов и служб – автоматизация осуществляется для решения локальных задач (ускорения оформления заявок, улучшения анализа результатов деятельности, ускорения обработки данных). Задачи эти, в свою очередь, должны быть согласованы с общей стратегией компании.

Расчет экономических эффектов по элементарным бизнес-процессам часто является вполне тривиальной задачей. Таким образом, обобщая потоки доходов по всем ветвям дерева целей, можно дать ориентировочную оценку отдачи от инвестиций. Вместе с тем для качественного анализа результата следует сделать упор на то, ради чего вкладываются средства в ИТ. По данным Gartner, многие компании сейчас рассматривают ИТ как инструмент перехода на менее затратные бизнес-модели. Они с высокой долей вероятности помогут усилить конкурентоспособность тех предприятий, которые не скупятся на реорганизацию структуры управления и профессиональный рост собственных сотрудников.

 

МНЕНИЯ ЭКСПЕРТОВ

Александр Тасев, региональный директор Autodesk в СНГ:

– Период экономического кризиса – это не только трудные времена, но и еще возможность стать лидером в своей или даже в новой отрасли, научившись работать более производительно или предложив качественно новые изделия или услуги. Сокращения расходов можно добиться, сфокусировавшись на самых прибыльных и перспективных направлениях, стандартизировав приложения, поставщиков и процессы, применяя более производительные средства труда и обучая персонал.

Это позволит выпустить на рынок новые проекты быстрее и с меньшими издержками. Реорганизация и переобучение персонала позволят подготовиться к следующему подъему рынка.

 

Евгений Колесников, независимый эксперт по ИТ-менеджменту:

– Компании сейчас пересматривают свою кадровую политику, оценивают, насколько эффективно работают все подразделения, радикально меняют состав персонала. Именно те из них, кто успешно адаптируется к изменившимся экономическим условиям, выйдут победителями из кризиса.

И здесь задачи оптимизации приобретают особое значение. Функциональность ИТ стала настолько сложна, а само их влияние на бизнес – столь значительным, что, если бездумно уволить половину айтишников, это приведет к серьезным негативным последствиям, устранить которые удастся в лучшем случае лишь через полгода. Поэтому одним из вариантов сокращения издержек на персонал является передача части управленческих функций верхнего уровня в руки ИТ-дирекции.

 

Биргер Стен, генеральный директор Microsoft в России:

– Кризис – это возможность для начала нового бизнеса, развития компаний. При этом приоритеты у них те же, что и в лучшие времена. Отличие лишь в том, что сокращение затрат и создание новых возможностей приобретают особое значение, становятся жизненно необходимыми. Во время кризиса проще всего сократить ИТ-бюджет. В каком-то роде это верное решение. И эту задачу должны решать в том числе и поставщики аппаратно-программного обеспечения. Но вместе с тем необходимо снижать и иные расходы предприятия при непосредственной помощи ИТ-средств.

 

К СВЕДЕНИЮ

Полезные советы

 

1. Необходимо стратегическое мышление

Сегодня проблемы решать легче, чем завтра. Мыслить стратегически не получится, если постоянно фокусироваться лишь на неотложных задачах.

 

2. Дважды подумать, прежде чем сокращать инвестиции

Даже в самые тяжелые времена необходимы определенные вложения в ИТ. Если как следует обдумать, что и как покупать, можно добиться гораздо большей экономии средств, чем полностью отказавшись от инвестиций. Сейчас самое подходящее время попытаться взглянуть по-новому на отношения с поставщиками, а также на цены, которые компания платит за ИТ-продукты и услуги.

 

3. Директор по ИТ должен взять ответственность на себя

Направление изменений в организации и подходах к работе должен определять руководитель, имеющий четкие и широкие полномочия от совета директоров компании.

 

Таблица

Оптимизация расходов на ИТ-персонал

Функция

Источники потерь

Оптимизация

Персонал

Руководство / организация ИТ

 

Подразделения холдинга обслуживаются собственными группами специалистов. Менеджеры получают отчеты от слишком малого числа подчиненных

 

Консолидация управления ИТ. Создание виртуальных групп, охватывающих всю структуру организации. Использование четких критериев для сравнения внутренних затрат и альтернативных решений

Объединение функций на уровне высшего руководства

 

Поддержка инфраструктуры

 

Чрезмерная стоимость поддержки
и неэффективное использование оборудования и ПО. Избыточное
резервирование

 

Переезд в более дешевые помещения. Объединение серверов и сокращение мест их размещения. Стандартизация с использованием минимально возможного числа платформ. Отсрочка обновлений ПО и оборудования

Необходимо любой ценой сохранить опытных и квалифицированных системных администраторов

 

Поддержка пользователей

 

Слишком много поддерживаемого ПО. Большие затраты времени на неприоритетные проблемы. Отсутствуют правила о том, кто может занимать время специалистов по поддержке. Использование устаревшего оборудования / ПО с высокой стоимостью поддержки

 

Анализ процессов ИТ-поддержки. Жесткая стандартизация используемого ПО. Максимальное использование возможностей центральной службы поддержки. Регистрация всех запросов и заданий. Инвестиции в средства централизованного управления ПК. Ограничение доступа к службе поддержки

 

После реорганизации для обеспечения поддержки пользователей на том же уровне будет требоваться меньше специалистов. При соответствующем обучении сотрудники смогут сами решать многие
проблемы

Поддержка приложений / управление приложениями

 

Дублирование функций в различных проектах. Приложения требуют высоких затрат на поддержку. Неясное значение ПО для бизнеса

 

Точно проанализировать и четко документировать, какие бизнес-процессы поддерживает каждое приложение. Устранение дублирования функций

 

Потеря сотрудников в этой области может стать наибольшим источником риска для бизнеса

Источник: IDC