1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать

Расчет численности служащих

В данной публикации показано, как рассчитать численность служащих малого предприятия на примере дочерней компании Сибирской ГЭС. Она занимается ремонтно-строительной деятельностью, а также обеспечивает организации энергетического комплекса необходимыми материально-техническими ресурсами, топливом и другим.

 

Выбор метода

Всего на предприятии работают 29 служащих. Это высшее руководство, начальники участков, мастера и сотрудники бухгалтерии, отдела управления персоналом, производственно-технического и транспортно-хозяйственного отделов. Главная функция предприятия — организация строительства. Она включает в себя поиск заказов, их экономический расчет, заключение договоров, снабжение необходимыми ресурсами и организацию ремонтно-строительных работ на площадке. Часть служащих занята в обеспечении других организаций ресурсами, топливом и др. Для эффективной работы предприятия нужно определить необходимую численность служащих. Она зависит от трудоемкости выполняемых работ и фонда рабочего времени сотрудника за определенный календарный период.

Численность служащих определяется по формуле:

 

Чс = Тр : Фрв,

 

где Чс — численность служащих по данной функции или работе;

Тр — трудоемкость основной функции или работы;

Фрв — фонд рабочего времени работника.

Трудоемкость функции предприятия включает в себя трудоемкость всех работ по ней, выполняемых в течение определенного календарного периода (месяц, квартал, год), и рассчитывается по формуле:

 

Тр = SТд х N + То + Тн + Тдр,

 

где Тр — трудоемкость функции;

Тд — трудоемкость работ по подготовке, заключению и ведению договора;

N — количество договоров;

То — трудоемкость текущей оперативной плановой работы;

Тн — трудоемкость дополнительной неплановой работы;

Тдр — трудоемкость других видов работ.

Необходимо помнить, что месячная квартальная и годовая трудоемкость может состоять не только из регулярно выполняемых работ. Численность персонала этого предприятия рассчитывалась для 2005 г. Фонд рабочего времени работника при 40-часовой рабочей неделе в 2005 г. составил 1981 ч.

Нормативы по труду (времени, численности, управляемости) устарели или отсутствуют. Изучение фактических затрат времени требует большого количества фотографий рабочего времени и хронометражей, что очень трудоемко и затратно. В результате для расчета необходимой численности служащих был выбран метод экспертной оценки трудоемкости работ.

Оценку трудоемкости работ каждого отдела проводили его служащие и руководитель. Ответственность за достоверность оценки несли руководитель отдела и его непосредственный начальник. Трудоемкость работ оценивалась в целом по отделу без разбивки по конкретным исполнителям.

Приведем пример подобной оценки по производственно-техническому отделу, в штате которого шесть человек (см. табл. 1). Рассчитаем годовую трудоемкость работ и необходимую для ее выполнения численность сотрудников (табл. 2). Подобные расчеты выполним для всех отделов и служб предприятия (табл. 3). Таким образом, на предприятии не хватает двух служащих.

Дополнительное обследование

В процессе работы было проведено анкетное обследование профессиональной деятельности руководителей, специалистов и служащих предприятия. Результаты расчетов и обследования показали следующее. 

1. Затраты рабочего времени

Основная часть сотрудников (97%) отмечают, что им созданы комфортные условия для работы. Составляются четкие месячные и годовые планы. Общий объем работы в 2005 г. заметно увеличился. Это отмечают 19 человек (66%). 72% опрошенных говорят, что им не хватает рабочего времени для выполнения своих обязанностей. Дополнительная загрузка большинства служащих составляет от 16 до 84 ч в месяц (начальник производственно-технического отдела — 84 ч, главный бухгалтер — 60 ч, бухгалтеры — от 30 до 40 ч). Также перегрузку отмечают мастера, которые вынуждены перерабатывать от 8 до 40 ч ежемесячно. 22 работникам (76%) приходится выполнять задачи, не относящиеся к закрепленной за ними сфере деятельности. Но процент времени, затрачиваемого на выполнение этих обязанностей, невысокий — до 10%. 

2. Распределение труда

Большинство работников считают, что объем работы в их подразделениях распределяется равномерно. Нет признаков завышения или занижения требований к служащим. Передавать некоторые трудовые обязанности другим сотрудникам не требуется. Это свидетельствует о том, что работа в большинстве подразделений организована нормально. 

3. Содержание работы

По мнению большинства сотрудников, возложенные на них задачи соответствуют их профессиональному уровню, содержание и сложность их труда соответствует представлению о нем, степень самостоятельности при решении порученных задач их устраивает. Но некоторые служащие (инженеры производственно-технического отдела, начальник отдела материально-технического обеспечения, инженер-программист) считают, что порученные им задачи не в полной мере позволяют использовать их профессиональный и творческий потенциал. Они также не согласны с предоставленной руководством степенью самостоятельности. В результате эти работники не довольны возложенной на них работой и претендуют либо на более высокую должность, либо на изменение организации труда в пределах существующей должности. 

Результаты проведенной работы

Расчеты показали, что необходимая численность служащих малого предприятия, определенная на основе экспертной оценки трудоемкости работ, обеспечивает подготовку, заключение и исполнение договоров, а также ведение текущей оперативной работы. Кроме того, стало ясно, что не хватает работников в производственно-техническом отделе и отделе по управлению персоналом.

Анкетное обследование показало, что необходимо проанализировать и изменить организацию труда в некоторых отделах, начальники и сотрудники которых отмечают большую перегрузку, в том числе несвойственными работами.

В заключение отметим, что, с одной стороны, метод экспертных оценок менее точен, чем расчет по нормативам или фактическим затратам времени, полученным при помощи фотографий рабочего времени. С другой — он заметно менее трудоемок и позволяет обойтись меньшим количеством расчетов, средств для оплаты специалистов-консультантов и времени. Для малых предприятий это имеет существенное значение. Кроме того, практика показывает, что иметь приблизительную оценку лучше, чем не иметь никакой.

На малом предприятии, где работают 10—20 человек, можно обходиться и без нормирования труда и определения численности: все работники на виду. Но при повременной оплате это неизбежно приводит к меньшей заинтересованности работников, снижению темпов работы и производительности труда. Поэтому в автосервисах и центрах продажи и ремонта автомобилей продавцов заинтересовывают бонусами, а ремонтникам устанавливают разные расценки на разные виды ремонта.

Если на малом предприятии работает 40—50 или даже 100 человек, расчет численности практически неизбежен. Возникает эффект большого коллектива, когда некоторые работники уходят в тень и начинают выполнять минимальный объем работы, чтобы их не уволили. Это снижает производительность труда работников, а в результате и эффективность работы предприятия.

Таблица 1

Оценка трудоемкости по производственно-техническому отделу

 

Работа по подготовке, заключению и ведению договоров

 

№ п/п

 

Перечень работ

 

Средняя
трудоемкость
на один договор, ч

 

1

 

Поиск заказчиков

 

10

 

2

 

Переговоры с заказчиками

 

24

 

3

 

Подготовка расчетов и смет к договорам

 

270

 

4

 

Оформление и подписание договоров

 

40

 

5

 

Контроль за выполнением работ по договорам

 

40

 

6

 

Подготовка финансовых документов

 

16

 

7

 

Подготовка актов сдачи работ

 

40

 

8

 

Подписание актов сдачи работ

 

40

 

9

 

Выставление финансовых документов

 

16

 

10

 

Контроль поступления средств

 

16

 

Итого

 

512

 

Текущая оперативная плановая работа

 

№ п/п

 

Перечень работ

 

Средняя трудоемкость за период, ч

 

за смену

 

за месяц

 

за
квартал

 

за год

 

1

 

Общее руководство

 

1

 

22

 

70

 

360

 

2

 

Конструкторская подготовка производства

 

4

 

100

 

300

 

1200

 

3

 

Изучение рынка и реклама продуктов

 

3

 

70

 

210

 

840

 

4

 

Технологическая подготовка производства

 

4

 

88

 

264

 

1060

 

5

 

Общее делопроизводство и хозяйственная деятельность

 

2

 

44

 

132

 

528

 

6

 

Материально-техническое снабжение

 

6

 

132

 

400

 

1600

 

7

 

Технико-экономическое планирование

 

2

 

44

 

132

 

528

 

8

 

Управление запасами и транспортом

 

1

 

22

 

70

 

280

 

9

 

Финансовая деятельность

 

1

 

22

 

66

 

264

 

10

 

Охрана труда и техника безопасности

 

4

 

88

 

264

 

1060

 

11

 

Разработка и ведение организационных документов ОАО

 

1

 

22

 

66

 

264

 

Итого

 

7984

 

Дополнительная неплановая работа

 

№ п/п

 

Перечень работ

 

Средняя трудоемкость за период, ч

 

за смену

 

за месяц

 

за год

 

1

 

Разные работы

 

2

 

44

 

528

 

 

Таблица 2

Расчет необходимой численности служащих по производственно-техническому отделу

 

№ п/п

 

Подразделение

 

Виды работ

 

Трудоемкость
на договор, ч

 

Кол-во договоров, 2004 г.

 

Кол-во договоров, 2005 г.

 

Годовая трудоемкость, 2004 г., ч

 

Годовая трудоемкость, 2005 г., ч

 

Численность, чел.

 

1

 

Производственно-технический отдел, 6 чел.

 

Работа по подготовке, заключению и ведению договоров

 

512

 

9

 

10

 

4608

 

5120

 

 

Текущая оперативная плановая работа

 

 

 

 

7984

 

7984

 

 

Дополнительная неплановая работа

 

 

 

 

528

 

528

 

 

Другие виды работ

 

 

 

 

 

 

 

Итого

 

13 120

 

13 632

 

6,9

 

Таблица 3

 

Расчет численности служащих для всех отделов предприятии, чел.

№ п/п

 

Подразделение

 

Численность штатная

 

Численность расчетная

 

Расчетная
избыточность (+)
и нехватка (–) персонала

 

1

 

Высшее руководство

 

3

 

3

 

0

 

2

 

Бухгалтерия

 

4

 

3,8

 

+ 0,2

 

3

 

Отдел по управлению персоналом

 

2

 

2,9

 

–0,9

 

4

 

Производственно-технический отдел

 

6

 

6,9

 

–0,9

 

4.1

 

Производственно-технический отдел, инженеры-сметчики

 

2

 

2,3

 

–0,3

 

5

 

Транспортно-хозяйственный отдел

 

6

 

6

 

0

 

6

 

Начальники участков и мастера

 

6

 

6,2

 

–0,2

 

Итого

 

29

 

31,1

 

–2,1