1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 225

Автоматизация процессов в юридическом департаменте: СИБУР делится методикой внедрения инноваций в практику

Несмотря на явно обозначенный тренд на развитие инноваций, большинство российских юридических департаментов находятся в начале пути к полной автоматизации своей деятельности. Причин тому множество. Здесь и известная консервативность представителей юридической профессии, и неверие в возможности искусственного интеллекта, и, напротив, опасения возможности реализации прогнозов о полной замене юриста машиной... Но прогресс остановить невозможно. И если говорить об отмирании профессии юриста еще очень и очень рано, то игнорировать тот факт, что использование алгоритмов дает юрдепу солидное конкурентное преимущество, уже не приходится. В рамках программы повышения квалификации LegalTech компания «Гарант» организовала тематические семинары, в ходе которых обсуждались актуальные вызовы цифровизации юридической профессии. Об одном из них мы сегодня расскажем.

Когда речь идет о Legal IT, все чаще упоминают искусственный интеллект. Алгоритмы создают конкурентное преимущество путем анализа больших данных (big data) компьютером, а не младшими юристами. Исключение юриста из рутинных процессов дает возможность для его дальнейшего профессионального и творческого роста, что в конечном итоге идет на пользу как ему, так и компании в целом. Подготовка юристов к автоматизации — залог успеха всего проекта. Как проанализировать и выбрать процессы, которые стоит автоматизировать? В каких случаях можно обойтись доступными IТ-решениями? Как обосновать руководству необходимость выделения средств на автоматизацию юридических процессов? Опытом внедрения различных систем поделился Алексей Поповцев, руководитель направления LegalTech в компании СИБУР.

Юристы становятся частью бизнеса

Цифровизация — наиболее яркий тренд для повышения эффективности. В СИБУРе это поняли давно. Активному внедрению таких инструментов, как инновации и автоматизация, тон задает высший менеджмент компании, что положительно сказывается на скорости разработки внедрения новых технологий. Сейчас в компании реализуется семь проектов по автоматизации юридической функции. Но нельзя сказать, что они касаются только юрслужбы. Проект призван объединить в единую сеть различные подразделения СИБУРа.

Для решения задач по автоматизации и цифровизации проектов в СИБУРе была создана специальная организационная структура. Идея, которую данная структура реализует, — сделать компанию более универсальной, более гибкой за счет использования новых технологий. Это горизонтальная структура, которая позволяет подчинить все ее элементы единому центру. Старшие юристы не являются руководителями младших юристов — в компании считают, что такая структура должна позволить эффективнее управлять процессом и внедрять различные инновации. Внедрение подобной системы не обошлось без определенного рода сложностей. В первую очередь это связано с тем, что профессиональная иерархическая культура у многих юристов, да и просто у многих людей, прочно засела в головах.

Почему же компания решила трансформироваться? Еще совсем недавно казалось, что есть два мира, которые не пересекаются. Один — финтех, телеком, стартапы и «Яндекс». Здесь царит digital: цифровые решения, технологии будущего и прорывные проекты, которые меняют мир. Другой — нефтехимия, промышленное производство: много «железа», заводы в Сибири и строгие процессы.

В СИБУРе эти два мира соединились. С одной стороны, это самая большая интегрированная газоперерабатывающая и нефтехимическая компания в России. С другой — digital-офис полностью перестраивает работу этой махины. СИБУР — это 23 завода, 27 000 сотрудников, 2 млн тонн пластика и полимеров в год и экспорт в 80 стран. Продукты компании — синтетические материалы и топливо — используются буквально везде: от обогрева домов до производства смартфонов и электромобилей.

В компании процессы делятся на два вида — производственные и бизнесовые. Производственные — все, что связано с «железом», бизнесовая составляющая — это все, что связано с процессами, с бэк-офисом. В настоящий момент все больше усилий направляется на оптимизацию работы бэк-офиса.

В определенный момент в компании поняли: если не внедрять цифровые технологии, управлять гигантом будет почти невозможно. Управленческое звено попросту погрязнет в рутине. Было создано подразделение, названное «функция IT» (в классическом понимании это департамент), которое занялось цифровизацией и автоматизацией производства, разработкой собственного LegalTech. Функция IT является частью команды. Это не отдельная структура, не отдельное направление. Вообще, надо сказать, что в СИБУРе юристов уже давно воспринимают как часть бизнеса. Поэтому все элементы цифровизации, которые внедрены в компании, затрагивают и юристов.

Перед функцией IT стоял вызов разобраться с количеством рутинных задач. Здесь Алексей Поповцев провел аналогию с договорами. В компании заключается порядка 100 000 договоров в год. Менеджмент СИБУРа всегда шел по пути повышения качества, построения эффективного документооборота. Начинали в целом с шаблонизации, стандартизации документов, потом перешли к унификации. Сейчас в компании при работе с договорами ориентируются на цифровые базы данных (ЦБД). Что такое цифровая база данных? Это система управления договорами, в которой уже нет шаблонов, а есть цифровое условие, у которого свой жизненный цикл и которое может в зависимости от различных параметров так или иначе появляться в различных системах.

Сокращение трудозатрат, достигнутое благодаря использованию системы ЦБД, выглядит весьма впечатляюще. Например, из 100 000 документов 70—80% договоров до юристов попросту не доходят, генерируясь по заданным параметрам в недрах системы. Это договоры стандартные, они идут между подразделениями по своеобразному «зеленому коридору», есть специальный штрих-код, по которому сотрудники — не юристы проверяют документ — стандартный он или нестандартный. В такой документ изменения внести никто не может, потому что форма «запаролена». Для пущей защиты в компании проводятся периодические аудиты системы на предмет возможного несанкционированного внесения изменений.

Снизить затраты на консультантов

Внедрение новых технологий логично привело к сокращению затрат на внешних консультантов. Большая компания, множество иностранных партнеров, контрагентов с иностранным элементом… Ранее компания вынуждена была придерживаться политики частого привлечения консультантов под различные задачи, потому что у нее не было своей компетенции. И это не только договорная работа — это и вопросы экологии, и вопросы, связанные с устойчивым развитием, и регулирование специфичных отраслей, с которыми СИБУР ранее не сталкивался. В определенный момент в компании решили усиливать собственную команду юристов для работы с иностранными партнерами, экономить на консультантах. Но своей команде надо было дать эффективный инструмент, и он был дан в виде ряда цифровых платформ (База IP, Legal Tracker, о которых мы скажем чуть ниже). В результате перед юристами поставлена задача в ближайшее время затраты на услуги консультантов сократить на 40%.

Новые вызовы, требующие цифровизации

Развивающаяся компания неизбежно сталкивается с новыми вызовами, на которые надо отвечать оперативно и компетентно. Для достижения этих задач опять-таки надо смотреть в сторону инноваций, которые могут помочь.

Одним из таких вызовов является рост крупных инвестиционных проектов (+15 за год). Очень активно развивается наука, новые продукты; при выходе на западные рынки СИБУР конкурирует с очень мощными компаниями, компаниями-монстрами, у которых сильна научная составляющая. Сопровождать поток проектов становится все сложнее. И вопросы, возникающие при выходе на новые рынки, как правило, очень нестандартные и сложные. Без искусственного интеллекта здесь не обойтись.

Все это стало причиной трансформации управленческой и сервисной функций СИБУРа.

И отдельный тренд, который побудил к внедрению LegalTech, — на Западе порядка 15 областей деятельности различных направлений юристов так или иначе покрываются цифровыми инструментами. Чтобы конкурировать с ними, необходимо шагать в ногу со временем.

О чем важно подумать перед цифровой трансформацией

Алексей Поповцев рассказал слушателям семинара о стратегии внедрения инноваций. Ведь крайне важно сделать сотрудников, которым предстоит автоматизировать работу, своими единомышленниками. Но в первую очередь, если вы задумались о цифровизации процессов, необходимо полностью погрузиться в мир LegalTech.

«Я на своем примере могу сказать, что когда я начал читать соответствующую литературу, когда я начал изучать, начал ездить и смотреть, я увидел вообще другой мир, — говорит эксперт. — Я увидел, как по-другому может работать технология и как она может применяться юристами при должном, правильном подходе к ее внедрению».

При этом необходимо учитывать немаловажную деталь. Знакомиться с LegalTech необходимо, не ограничиваясь исключительно его российским сегментом. Потому что в российском понимании превалирует представление о том, что LegalTech — это конструктор, что совершенно не соответствует действительности. LegalTech — это даже не про конкретные решения. Это про новый стиль управления командой, новый стиль работы, новый стиль ведения бизнеса. Ну или в нашем случае — новый стиль управления юридическим департаментом.

Важно четко понимать, какие инструменты нам дает LegalTech. Потому что раньше айтишники давали то, что юристов не всегда устраивало. Юристов очень сложно обучать новым технологиям, работе в системе. Именно поэтому важно знать, какие специализированные решения предлагает рынок. Без знания рынка довольно тяжело найти что-то эффективное. Знать рынок, знать, как тот или иной продукт работает в компаниях, — обязательно.

Просветительскую работу надо вести не только среди юристов, но и среди специалистов IT. А. Поповцев поделился, что ему стоило больших трудов (но в результате удалось достигнуть поставленной цели) склонить айтишников к пониманию того, что в IT существуют специализированные LegalTech-направления.

Но при внедрении нужно четко понимать, что LegalTech — это лишь часть IT. Вы работаете в большой компании, вы существуете в рамках не только своих процессов и своих решений, но и в рамках процессов и решений других подразделений. Без грамотного встраивания LegalTech в общую IT-систему компании он превратится в игрушку, которая по большому счету будет никому не нужна. Грубо говоря, конструктор, не интегрированный с системами, внедренный обособленно, теряет свою функциональность и преимущества, поскольку потребует прежних либо бóльших трудозатрат при взаимодействии с другими структурами.

Также важно посмотреть на процессы перед тем, как вы начинаете внедрять инновации. «Мы всегда это делаем, когда пытаемся реализовать какую-то идею, которая, по нашему мнению, может улучшить процессы или решить какую-то проблему. В свое время мы отказались от экспертизы договоров. По крайней мере стандартных, — рассказывает эксперт. — Мы посмотрели на ситуацию следующим образом. Есть договоры — закупка ручек, закупка карандашей, они чаще всего стандартные, но есть такие договоры, например, на поставку какого-то оборудования, это стандартная поставка, но она идет не по нашей форме. И мы подумали: давайте посмотрим, может быть, нам не нужно какое-то автоматизированное решение, мы просто процесс перекрутим и скажем, чтобы эти контракты сам бизнес смотрел и дальше вел. И так получилось, что мы отказались от экспертизы этих нестандартных договоров, и… ничего не случилось. И не внедряя никаких решений, мы снизили для себя нагрузку. Такой подход не всеми вопринимается и не всеми принимается, но так мы благодаря изменению процессов улучшили свою эффективность, сосредоточившись на более актуальных вещах, которые критически важно было решить».

Таких примеров можно привести достаточно.

Спикер рассказал, как в компании внедряли конструктор документов, пошли по процессу. «Нас остановили наши коллеги, которые хорошо знают процесс, и сказали: вы не посмотрели здесь, не посмотрели здесь. И мы действительно допустили ошибку, мы хотели сделать решение ради решения, хорошо, что нас остановили, — поделился А. Поповцев. — Сейчас мы эту работу перезапустили, но благодаря тому, что мы посмотрели на процессы целиком, мы точно поняли, где будет конструктор, какой он будет и для чего именно он нам нужен и как он реально поможет автоматизировать весь процесс». Важно не просто внедрить LegalTech-решение, а встроиться в весь процесс, чтобы оно было его неотъемлемой частью.

Кроме того, команду нужно формировать заранее, это очень важная вещь. В СИБУРе с этим тоже столкнулись. Если мы внедряем какое-то решение, то нам нужна команда, в том числе юристов, которая будет правильно продавать это решение, уметь в нем работать. Юристы, на базовом уровне понимающие, как настроить и как правильно работать в системе, необходимы. Команду, тех людей которые будут заниматься поддержкой новых решений, нужно формировать заранее. Оценивайте уровень готовности ваших коллег. Дать искусственный интеллект людям, которые к этому еще не готовы, — это обречь себя на провал. Переход к цифровизации должен быть поступательным — знания, навыки, решения.

LegalTech-проджект-менеджмент — это очень важная составляющая работы. Любое цифровое решение, как бы оно ни было хорошо само по себе, не может понравиться каждому из сотрудников. Обязательно найдутся недовольные. Кто-то любит Apple, кто-то Android, кто-то вообще отдает предпочтение перьевой ручке и бумаге. Очень важно уметь правильно внедрять проект. Правильно его проводить от начальной до конечной стадии. Надо знать, когда обучение провести, знать, как правильно подготовить тех, кому предстоит освоить новый продукт. Если вы сразу дадите готовый проект и не подготовите гипотезу, минимальный жизненный продукт не протестируете, вам будет сложно его потом поддерживать. Продукт может просто не прижиться. Важно обеспечить его приживаемость. Проект по управлению задачами в юридическом департаменте в СИБУРе внедряли год. И до сих пор внедряют. Это процесс бесконечный, поскольку процесс улучшения и оптимизации не имеет конечной точки.

Вкладывайтесь в то, что вы делаете. Внедрение решения ради решения — тупиковый путь. Юристы не будут им пользоваться. Их необходимо к этому подготовить. А. Поповцев, например, не просто давал юристам какое-то решение и говорил: пользуйтесь. Он устраивал различные team-билдинги, показывал, как работает система, это действительно большая кропотливая работа, без которой приживаемости у решения не будет.

Еще раз повторим: LegalTech — это часть IT. Не спешите изобретать велосипед, сперва посмотрите, чем пользуются ваши подразделения. Эйчары, финансисты уже давно в цифровых решениях. Узнайте по компаниям, как остальные автоматизируют процессы. Это тоже очень важно, но тут будьте осторожны. Если у кого-то что-то «взлетело», это не значит, что это взлетит и у вас. Всегда оценивайте решения, которые вы увидели, на предмет того, как это «ляжет» на вашу компанию. Внутреннее решение обязательно нужно протестировать, это дает очень много преимуществ.

Перед тем как внедрять какое-то решение, протестируйте гипотезу на тех инструментах, которые уже имеются. Может быть, вы увидите, что ваша гипотеза не работает или сам процесс автоматизации не нужен.

Проекты, внедренные в Сибуре

LegalTech Sistem (система работы с обращениями ЮП) обеспечивает учет всех судебных дел, претензий и обращений, которые поступают к юристам. Все юристы по всему холдингу и все заказчики работают в этой системе. В СИБУРе решили следующие проблемы — отсутствие прозрачности в работе и учета нагрузки юристов. Раньше все действия юристов фиксировались только в электронной почте, что, конечно, никак не способствовало оценке эффективности работы того или иного юриста. База знаний никак не формировалась, поэтому компания перешла на платформенное управление задачами. Заявки направляются в систему, для клиента есть клиентская часть, для юристов есть юридическая часть. В клиентской части сотрудник бизнеса выбирает категорию, например сделки M&A, и формирует заявку. Заявка не обезличена, то есть заказчик видит, к кому из юристов данная заявка направляется (это принципиальный момент, чтобы работа с заявкой не была обезличена). Эта система работает. Что имеет компания, кроме того, что работа стала прозрачной? Компания имеет структурированный поток данных в системе. Раньше у компании была база знаний, которую вели вручную, сейчас база знаний формируется в данной платформе автоматически. В этой системе объединены управление судебными и претензионными делами, сделана миграция данных из одной системы в другую.

Анализатор договоров (автоматизация проверок договорных документов на соответствие чек-листам) прописан на платформе с искусственным интеллектом. Любая компания, как бы формализована ее деятельность ни была, сталкивается с определенной долей нестандартных договоров. И как бы ни был эксклюзивен договор, юристы анализируют его по определенным правилам. Мы решили эти правила «загнать» в систему. Теперь анализом подобного рода документов должен заняться искусственный интеллект. Таким образом, бизнес-подразделение получает инструмент автоматической проверки договоров и может уже не отвлекать юристов от практических задач: договор заводится в систему, та выдает заключение и рекомендации, и далее менеджмент уже способен сам принять решение.

Конструктор договоров — казалось бы, известная история, ничего нового не придумаешь. В СИБУРе пошли по чуть более усложненному пути. Здесь выбрали платформу с внутренним редактором. Разработчики обратили внимание на то, что процесс создания договоров протекает на разных стадиях под контролем разных подразделений. Перед создателями стояла задача: сохранить всю историю создания документа на каждом из этапов. Например, на стадии тендера контрагент внес какие-то изменения, юристы что-то поправили, менеджмент что-то предложил переформулировать — система обеспечивает сохранение этих изменений на всех последующих этапах исполнения договора, исключая из процесса переписку по почте, протоколы разногласий и т.д.

Еще один аспект — база IP. Сегодня мы наблюдаем бум в сфере интеллектуальной собственности. Соответственно, уследить за регистрацией прав на ИС, в том числе и на программное обеспечение, в «ручном режиме» не представляется возможным. База IP СИБУРа интегрирована с ведущими мировыми патентными ведомствами и позволяет обеспечивать патентную чистоту деятельности компании. К сожалению, на российском рынке не много таких решений, и, возможно, тем, кто задумается о внедрении подобной системы в своем офисе, следует обратить внимание на зарубежье.

Legal Tracker представляет собой платформу, обеспечивающую наиболее эффективную работу с привлеченными юридическими консультантами. Это биллинг-система, которая позволяет в режиме онлайн мониторить те счета, которые выставляют внешние консультанты.

Система контроля исполнения обязательств (она еще пока в разработке) позволит интерактивно в режиме онлайн отслеживать работы по каждому из контрактов и в случае каких-либо нарушений тут же сигнализировать об этом. Более того, по задумке разработчиков, данная система сможет самостоятельно блокировать, допустим, оплату по договору при нарушении сроков поставки.

Портал Sibur Legal — полностью собственная разработка клиентского портала, на котором все вышепоименованные сервисы и сосредоточены. Он разрабатывался с учетом мнения внутренних клиентов (бизнес-подразделения компании). Разработчики выявили более важные блоки информации, которые их интересуют (например, как найти договор, где посмотреть учредительные документы, как составить претензию). Все возможные запросы были занесены на портал.

И еще один важный момент. Портал создавался как весьма дружелюбный для пользователей. Так, для обеспечения удобства навигации в нем зашиты не только текстовые пользовательские инструкции, но и их видео-«дубликаты», что увеличивает скорость работы каждого клиента в разы.

LegalTech — это новые компетенции

После внедрения в СИБУРе LegalTech многие подразделения, в том числе и юрдеп, научились проджект-менеджменту, научились внедрять технологии и отвечать за проект, научились его обосновывать, мы научились показывать выгоды и главное — понимать, зачем это делается.

В компании запускают программу по обучению навыкам программирования для юристов. Цифровизаторы, которые пришли в команду, дали эту возможность. Это позволит разрабатывать какие-то локальные программы без привлечения программистов.

У каждого юридического департамента свой путь цифровой трансформации. Решений, приемлемых для всех, не существует. Но правильная методика, тем более успешная и опробованная, поможет сориентироваться и выбрать верное направление для развития. Надеемся, что данная публикация вам в этом поможет.

Редакция благодарит компанию «Гарант» за помощь в подготовке данного материала.

Принять к сведению

Эксперт рассказал об опыте манчестерской компании Freshfields Bruckhaus Deringer. А. Поповцеву удалось съездить посмотреть, как работает манчестерский хаб, созданный в классической английской юридической фирме. За три года хаб вырос с 50 до 700 человек. Там нет юристов. И это большой сигнал всей отрасли. Там есть набор современнейших технологий в области LegalTech. Они синхронизированы между собой, работают на новейшем оборудовании. И там сидят так называемые LegalTech-специалисты, LegalTech-технологи. Они умеют загружать в конструктор определенные данные, и там работает целый блок поддержки офисов. Функционирует система, которая обучена множеству знаний по группе Freshfields. LegalTech-специалист обрабатывает запрос, прогоняет через систему, адвокат показывает результат клиенту. Все это гораздо дешевле, в разы быстрее, чем традиционное консультирование, и это позволяет Freshfields Bruckhaus Deringer выходить на новые рынки, занимать новые сегменты. Потому что если раньше они закрывали люксовые темы, что могли позволить себе только богатые клиенты, то теперь они выходят на средний бизнес, за счет использования цифровых знаний.

Схема 1. Причины, которые сподвигли СИБУР на трансформацию


Схема 2. Продукты цифровизации СИБУРа

ПОРТАЛ SIBUR LEGAL