Власти активно продвигают идею отказа от бумаги. Правительство России одобрило законопроект об эксперименте по электронному кадровому документообороту. ФСС призывает к повсеместному переходу на электронные больничные. ФНС объявила, что теперь документы о регистрации компаний будут направляться по электронной почте независимо от способа подачи заявления в регистрирующий орган.
Кадровики останутся без бумаг
Одобренный правительством законопроект «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками» подготовил Минтруд России в рамках национальной программы «Цифровая экономика РФ». «Целью законопроекта является создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовка предложений по внесению изменений в законодательство», — прокомментировал министр труда и соцзащиты РФ Максим Топилин.
Он рассказал, что в настоящее время многие компании ведут внутренний документооборот, в том числе при работе с персоналом, в электронном виде. Вместе с тем в законодательстве предусмотрено, что ряд документов, от которых зависят права и обязанности сторон трудовых отношений, должны заключаться в письменном виде либо работник должен ознакомиться с ними под роспись: это трудовой договор, ученический договор, договор о полной материальной ответственности, заявление об увольнении и другие.
«Законопроект предусматривает возможность создания этих документов работодателями — участниками эксперимента в электронном виде без бумажных копий», — сообщил М. Топилин. К участию в эксперименте уже заявились 42 компании, работающие в сферах ИКТ и телекоммуникаций, производственной, торговой, банковской, консалтинга. Проведение эксперимента планируется с 1 апреля по 31 декабря 2020 г.
Работники принимают участие в эксперименте добровольно, что отражается в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.
Согласно законопроекту при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров применяется усиленная квалифицированная электронная подпись. Это необходимо для защиты прав работников от возможных рисков при использовании информационной системы работодателя, а также рисков, связанных с правовой значимостью электронных кадровых документов при рассмотрении трудовых споров в суде.
Предполагается, что расходы по ведению электронных документов, в том числе по приобретению и использованию электронной подписи работника, будет нести работодатель. Отсутствие у работника электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора. «Совместно с работодателями и профсоюзами мы проведем мониторинг итогов эксперимента, чтобы определить целесообразность внесения изменений в трудовое законодательство для предоставления права работодателям вести электронный кадровый документооборот», — подчеркнул М. Топилин.
Каждый третий больничный в стране — электронный
Идею максимального сокращения числа бумажных документов активно продвигают и другие российские ведомства. Так, ФСС агитирует за скорейший переход на электронные больничные. По мнению чиновников, при использовании электронного листка нетрудоспособности исключаются ошибки при его заполнении, его нельзя испортить или потерять. При этом сокращается время заполнения и врач может уделить больше внимания пациенту.
Одновременно для работодателей сокращаются расходы на ведение и хранение бумажной отчетности. Для государства снижаются расходы на изготовление бланков, ведение бумажной отчетности, исключаются злоупотребления.
Сейчас ЭЛН охватывает уже более 76% медицинских организаций по всей стране, около 55% работодателей и 71% застрахованных граждан. Более 31% листков нетрудоспособности выдается в электронном виде.
Документы о регистрации ушли в Интернет
Активно стремится сократить использование традиционных носителей информации и ФНС. В частности, налоговики решили отказаться от повсеместной выдачи бумажных документов о регистрации компании. Как следует из сообщения пресс-службы ведомства, теперь заявитель может получить документы о регистрации компании по электронной почте независимо от способа подачи заявления в регистрирующий орган.
До сих пор документы о регистрации направлялись по электронной почте только при представлении электронных документов. Сейчас при подаче документов в регистрирующий орган на бумаге или их направлении через МФЦ или нотариуса документы о регистрации будут направлены по электронной почте, указанной в заявлении о регистрации. При необходимости заявитель может обратиться в регистрирующий орган (в МФЦ или к нотариусу, направившему документы на регистрацию) и получить на бумаге документы, подтверждающие содержание полученных по электронной почте.