1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 132

Расходы на переговоры с контрагентами

Без проведения переговоров не обходится ни одна компания. На их организацию затрачиваются определенные средства. О том, как учесть такие затраты в расходах по налогу на прибыль, мы расскажем в этой статье.

Согласно подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Разберемся, что включает в себя понятие «представительские расходы».

Состав представительских расходов

Определение представительских расходов содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Под ними понимаются расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа компании, независимо от места проведения указанных мероприятий.

В состав представительских расходов включаются затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для участников переговоров, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате компании, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов компании на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Затраты на прием физлиц — тоже представительские расходы

Контрагентами компании могут быть не только другие организации, но и физические лица. Поскольку под представительскими расходами в Налоговом кодексе понимаются затраты на прием и обслуживание представителей других организаций, возникает вопрос: можно ли отнести к представительским расходам затраты на переговоры с контрагентами — физическими лицами?

Ранее в письме от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119 Минфин России указывал, что компания не может учесть в расходах по налогу на прибыль затраты на прием и обслуживание клиентов — физических лиц, так как Налоговым кодексом это не предусмотрено.

Но затем специалисты финансового ведомства изменили свое мнение. В письмах от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848, от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859, от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351, от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64 они разъяснили, что в целях налога на прибыль к представительским расходам могут быть отнесены расходы на проведение переговоров и с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации.

Документальное подтверждение

В письме от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 «О документальном подтверждении представительских расходов» ФНС России указала, что главой 25 НК РФ не установлен конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы. Пунктом 10 раздела IV Плана мероприятий «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р, предусмотрено сокращение количества документов, которые требуются для подтверждения представительских расходов. Поэтому помимо первичных учетных документов на приобретение товаров, работ, услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету) достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий, предусмотренных п. 2 ст. 264 НК РФ.

А в письме от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 Минфин России разъяснил, что документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в таком отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Отметим, что ранее специалисты финансового ведомства приводили более обширный перечень документов для подтверждения представительских расходов. Помимо отчета в их число они включали приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели и смету представительских расходов (письма от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807). А московские налоговики добавляли в этот перечень акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).

Что входит в затраты на проведение официального приема

По мнению финансистов, в расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) включаются затраты на покупку продуктов питания, в том числе и спиртных напитков (письма от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120, от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176, от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). А вот расходы на приобретение сувениров, призов, изготовление дипломов, оформление помещений для официального приема учесть в составе представительских расходов нельзя, поскольку такие затраты п. 2 ст. 264 НК РФ не предусмотрены (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176, от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). Не относятся к представительским расходам и затраты на проживание в гостинице партнеров, которые приехали на официальную встречу (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).

Что касается судов, то они исходят из того, что в п. 2 ст. 264 НК РФ не приведен конкретный перечень услуг, подпадающих под понятие «официальный прием и обслуживание». Поэтому при отнесении тех или иных расходов к представительским необходимо, чтобы они были связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, осуществлены при проведении официальных мероприятий и не относились к расходам на организацию отдыха, развлечений (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.02.2011 по делу № А32-8834/2010, Определением ВАС РФ от 22.04.2011 № ВАС-4180/11 отказано в передаче дела на пересмотр).

Так, ФАС Московского округа в постановлении от 03.09.2010 № КА-А40/10128-10 указал, что перечень представительских расходов не является закрытым, поэтому компания правомерно учла в их составе затраты на приобретение цветочных букетов и композиций для украшения места проведения официальных приемов. А в постановлениях ФАС Московского округа от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106, от 29.12.2010 № КА-А40/14430-10, Северо-Западного округа от 19.06.2008 № А13-7506/2006-28, от 01.12.2008 № А21-7038/2007 суды признали обоснованным включение в состав представительских расходов затрат на аренду помещений для переговоров.

Встреча в ресторане

При отсутствии в компании соответствующих помещений переговоры с контрагентами могут проводиться в ресторане. По мнению Минфина России, если встреча в ресторане носит официальный характер, затраты на ее проведение могут быть учтены в составе представительских расходов при наличии соответствующего документального подтверждения (письмо от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Аналогичного мнения придерживаются московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 № 20-12/95338).