1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 3335

Учет спецодежды и НДС: практические ситуации

Многие компании приобретают для своих сотрудников специальную одежду и специальную обувь (далее — спецодежда), которые относятся к средствам индивидуальной защиты (далее — СИЗ). Рассмотрим, как оформляются в учете операции по приобретению, эксплуатации спецодежды, а также по передаче права собственности на нее работникам, и какие риски при этом возникают.

Прежде чем перейти к нюансам бухгалтерского и налогового учета, напомним основные требования трудового законодательства, связанные со спецодеждой.

Спецодежда используется для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения (ст. 209 ТК РФ).

Спецодежда выдается работникам (ст. 221 ТК РФ):

— на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

— на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением.

Выдача сотрудникам спецодежды за счет собственных средств организации — это обязанность работодателя (ст. 212 и 221 ТК РФ).

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете организации приобретение спецодежды отражается на дату принятия ее к учету следующими записями:

Дебет 10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

— отражено приобретение спецодежды;

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 60

— отражена сумма НДС, предъявленная продавцом спецодежды;

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

— сумма НДС, предъявленная продавцом, принята к вычету;

Дебет 60 Кредит 51

— произведен расчет с продавцом спецодежды.

Передача в эксплуатацию спецодежды отражается в зависимости от того, единовременно или нет списывается ее стоимость на расходы.

Вариант 1. Передача спецодежды в эксплуатацию при единовременном списании на дату выдачи работникам отражается так:

Дебет 20 «Основное производство» (08 «Вложения во внеоборотные активы», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

— спецодежда выдана работникам;

Дебет 012 «Спецодежда, переданная в эксплуатацию»

— выданная работникам спецодежда отражена за балансом.

Вариант 2. Передача спецодежды в эксплуатацию при равномерном списании на дату выдачи работникам отражается так:

Дебет 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

— спецодежда выдана работникам.

Далее ежемесячно равными долями в течение срока носки:

Дебет 20 «Основное производство» (08, 23, 25, 44) Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

— отражено погашение части стоимости спецодежды.

В случае выбытия (например, порчи или утраты) — на дату выбытия:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

— списана остаточная стоимость спецодежды.

НДС при приобретении и выдаче спецодежды

Рассмотрим порядок учета НДС при выдаче работникам организации спецодежды.

Организация может принять к вычету «входной» НДС, предъявленный поставщиком спецодежды, если (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ):

— поступление спецодежды отражено в учете на основании первичных документов поставщика (договор и товарная накладная);

— есть счет-фактура от поставщика, правильно оформленный с соблюдением требований законодательства;

— работники, которым выдана спецодежда, заняты в облагаемой НДС деятельности.

Поскольку право собственности на спецодежду остается у компании и работникам она выдается во временное пользование, на дату выдачи реализации не происходит и НДС начислять не надо.

Пример 1

Организация приобрела спецодежду и выдала ее работникам. Стоимость спецодежды составила 35 400 руб. (в том числе НДС 5400 руб.). Стоимость спецодежды списывается на расходы равномерно в течение срока ее службы.

Приведем бухгалтерские записи.

На дату принятия спецодежды к учету:

Дебет 10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

— 30 000 руб. (35 400 руб. – 5400 руб.) — отражено приобретение спецодежды;

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 60

— 5400 руб. — отражена сумма НДС, предъявленная продавцом спецодежды;

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

— 5400 руб. — сумма НДС, предъявленная продавцом, принята к вычету;

Дебет 60 Кредит 51

— 35 400 руб. — произведен расчет с продавцом спецодежды.

На дату выдачи работникам:

Дебет 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

— 30 000 руб. — спецодежда выдана работникам.

При увольнении работник не возвращает спецодежду

Между работником и работодателем может быть достигнута договоренность, что при увольнении работник не будет возвращать спецодежду. Здесь возможны два варианта: когда работник компенсирует стоимость не возвращенной спецодежды и когда такая компенсация не выплачивается.

Остаточная стоимость спецодежды удерживается из зарплаты работника

В ситуации, когда работник компенсирует стоимости спецодежды из своей зарплаты, получается, что к работнику переходит право собственности на эту спецодежду.

Возникает вопрос: нужно ли в данной ситуации начислять НДС на сумму выплачиваемой работником компенсации?

Ответ дан в письме Минфина России от 09.07.2013 № 03-07-11/26420. По мнению финансистов, такую передачу права собственности для целей применения НДС следует рассматривать как операцию по реализации спецодежды, подлежащую обложению этим налогом в общеустановленном порядке.

Существует иная позиция, согласно которой если в бухгалтерском учете организации операции по удержанию стоимости невозвращенной спецодежды с работников отражены как компенсация убытков, нет оснований рассматривать их как реализацию и облагать НДС. Но эту позицию организации придется отстаивать в суде.

Делаем вывод: во избежание налоговых рисков, такую передачу права собственности на возмездной основе следует рассматривать как реализацию товара, которая облагается НДС в общеустановленном порядке.

Таким образом, компенсация, удержанная с работника с его согласия, является оплатой спецодежды и облагается НДС.

Пример 2

Работник организации, получивший во временное пользование новую спецодежду, уволился из организации. При увольнении работник по договоренности с работодателем представил заявление с просьбой оставить у себя выданную спецодежду и удержать ее стоимость из причитающейся ему зарплаты. Договорная стоимость спецодежды, право собственности, на которую после увольнения перешло к работнику, составляет 5900 руб. (в том числе НДС 900 руб.). Непогашенная на момент увольнения работника стоимость выбывшей спецодежды (с учетом ее износа) составляет 3000 руб. и не превышает размер среднего месячного заработка работника. Для целей налогового учета доходов и расходов организация применяет метод начисления.

В учете организации компенсация за спецодежду, которая удерживается из зарплаты работника при его увольнении в связи с оставлением у него спецодежды, отражается так:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 91-1

— 3540 руб. — отражена в составе прочих доходов сумма компенсации за спецодежду, право собственности на которую перешло к работнику;

Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»

— 540 руб. — начислен НДС при реализации спецодежды;

Дебет 91-2 Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

— 3000 руб. — списана непогашенная стоимость выбывшей спецодежды;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73, субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

— 3540 руб. — удержана компенсация за спецодежду из зарплаты работника.

Работник не компенсирует остаточную стоимость спецодежды

Работодатель может не требовать от работника компенсации остаточной стоимости спецодежды, то есть речь идет о безвозмездной передаче спецодежды в собственность работника. В этом случае составится акт, в котором надо указать стоимость передаваемой бесплатно спецодежды.

Операция по передаче права собственности на безвозмездной основе также облагается НДС (абз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Налоговая база при безвозмездной передаче работникам спецодежды определяется как стоимость переданной одежды, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному абз. 3 п. 1 ст. 105.3 НК РФ (см. письма Минфина России от 25.08.2016 № 03-07-11/49604 и от 04.10.2012 № 03-07-11/402). Такой ценой в данном случае является стоимость одежды, указанная в составленном акте на переход спецодежды в собственность работника. Налогообложение производится по налоговой ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ). НДС, начисленный в связи с такой передачей, в составе налоговых расходов не учитывается на основании п. 16 ст. 270 НК РФ. Следовательно, в бухгалтерском учете на дату начисления НДС возникают постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (ПНО) (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

Пример 3

Воспользуемся условиями предыдущего примера и изменим их. Предположим, что работник в соответствии с достигнутой договоренностью не компенсирует работодателю стоимость не возвращенной при увольнении спецодежды.

Передача работнику в собственность спецодежды оформляется актом, согласно которому стоимость передаваемой бесплатно спецодежды составляет 3000 руб.

В учете организации передачу спецодежды оформляют записями:

Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»

— 540 руб. — начислен НДС при реализации спецодежды;

Дебет 91-2 Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

— 3000 руб. — списана непогашенная стоимость выбывшей спецодежды;

Дебет 99 Кредит 68, субсчет «ПНО»

— 108 руб. (540 руб. x 20%) — отражено ПНО.

Обратите внимание!

Организация может взыскать с нерадивого работника ущерб в размере остаточной стоимости спецодежды в судебном порядке. В подобных случаях суды взыскивают ущерб с работников в размере остаточной стоимости спецодежды без учета НДС.

В качестве примера можно привести Апелляционное определение ВС Республики Татарстан от 15.05.2014 по делу № 33-6316/2014.

В этом деле организация заявила иск о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей. Обстоятельства дела таковы: ответчик при принятии на работу получил спецодежду, которую при увольнении не возвратил, оплату за нее не произвел. Суд удовлетворил требование частично, указав, что поскольку стоимость спецодежды возмещается работодателю в качестве компенсации причиненных убытков, а не как задолженность по сделке, оснований для начисления НДС не имеется.

Порядок выставления счетов-фактур

По общему правилу организация, являющаяся плательщиком НДС, обязана выставить соответствующий счет-фактуру не позднее пяти дней со дня отгрузки товара (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Счет-фактура составляется (на бумажном носителе) в двух экземплярах, первый из которых выставляется покупателю, а второй остается у продавца (п. 6 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137; далее — постановление № 1137).

Таблица. Первичные документы, необходимые для оформления операций по учету спецодежды

Содержание операций

Первичный документ

Приобретение спецодежды

Отражено приобретение спецодежды

Отгрузочные документы продавца, приходный ордер

Отражен НДС, предъявленный продавцом спецодежды

Счет­фактура

НДС, предъявленный продавцом, принят к вычету

Счет­фактура

Произведен расчет с продавцом спецодежды

Выписка банка по расчетному счету

Передача спецодежды в эксплуатацию

Спецодежда выдана работникам

Ведомость учета выдачи спецодежды, личная карточка учета выдачи средств индивидуальной защиты

Передача спецодежды работнику при увольнении

Безвозмездная передача спецодежды в собственность работника

Акт

Отражена в составе прочих доходов сумма компенсации за спецодежду, право собственности на которую перешло к работнику

Накладная

Начислен НДС при реализации спецодежды

Счет­фактура

Списана непогашенная стоимость выбывшей спецодежды

Бухгалтерская справка

Удержана компенсация за спецодежду из заработной платы работника

Заявление работника, записка­расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Отражено ПНО

Бухгалтерская справка­расчет

В то же время существует мнение, что в случаях реализации товаров (услуг) физическим лицам (как на возмездной основе, так и безвозмездно) счет-фактура может быть составлен в одном экземпляре, поскольку физическое лицо — приобретатель не является плательщиком НДС и не принимает НДС к вычету (см. письма Минфина России от 08.02.2016 № 03-07-09/6171 и от 25.05.2011 № 03-07-09/14).

Так, в письме Минфина России от 08.02.2016 № 03-07-09/6171 сказано, что поскольку физические лица не являются оплательщиками НДС и, соответственно, этот налог к вычету не принимают, при безвозмездной реализации товаров физическим лицам счета-фактуры по указанным операциям в адрес каждого физического лица можно не выставлять. При этом для отражения указанных операций в книге продаж следует составить бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные (сводные) данные по указанным операциям.

В случае составления в приведенной ситуации счета-фактуры на все операции по безвозмездной реализации физическим лицам его можно выписывать в одном экземпляре для учета операций продавцом по итогам налогового периода. На основании норм постановления № 1137 в таком счете-фактуре в строках 6 «Покупатель», 6а «Адрес», 6б «ИНН/КПП покупателя» проставляются прочерки.

Составленные счета-фактуры регистрируются в ч. 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и в книге продаж (п. 3, 7 Правил ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением № 1137).

Возмещение расходов на покупку спецодежды за счет средств ФСС России

Приказами Минтруда России от 29.04.2016 № 201н и от 14.07.2016 № 353н были скорректированы Правила финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний (приложение к приказу Минтруда России от 10.12.2012 № 580н). Согласно этим коррективам с 1 января 2017 г. финансироваться из средств ФСС России будут только СИЗ, изготовленные на территории РФ. А с августа 2017 г. организация будет вправе возмещать расходы на покупку спецодежды лишь в том случае, если она изготовлена в России из тканей, трикотажных полотен, нетканых материалов отечественного производителя.

Здесь возникает вопрос: при возмещении расходов на покупку спецодежды за счет средств ФСС России надо ли восстанавливать НДС, который ранее был принят к вычету из бюджета?

По нашему мнению, восстанавливать НДС не надо по следующим основаниям:

В определенных случаях, указанных в п. 3 ст. 170 НК РФ, ранее обоснованно принятые к вычету суммы НДС подлежат восстановлению.

К ним относятся:

— использование приобретенных товаров (работ, услуг), основных средств для осуществления операций, не облагаемых НДС;

— передача имущества в качестве вклада в уставный (складочный) капитал;

— перечисление покупателем сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг);

— уменьшение стоимости отгруженных товаров (работ, услуг); получение налогоплательщиком субсидий из федерального бюджета на возмещение затрат, связанных с оплатой приобретенных товаров (работ, услуг), с учетом налога, а также на возмещение затрат по уплате налога при ввозе товаров.

В иных случаях, не поименованных в п. 3 ст. 170 НК РФ, восстанавливать НДС не нужно. Поскольку рассматриваемый случай в приведенном списке не поименован, с НДС ничего делать не надо.

Вместе с тем, если Фонд соцстраха возмещает потраченные на предупреждение травматизма средства с учетом НДС, у организации возникает двойная выгода: при приобретении и учете спецодежды НДС был правомерно принят к вычету, а впоследствии стоимость СИЗ с учетом НДС была возмещена фондом. Вероятность того, что подобная ситуация вызовет претензии со стороны контролеров, велика.

Но риск уменьшается в ситуации, когда от ФСС России получено разрешение на возмещение расходов без учета НДС, предъявленного поставщиками спецодежды (. Аналогичный подход приведен в письме Минфина России от 14.08.2015 № 03-07-11/47007. Чиновники подтвердили правомерность вычета НДС, если стоимость ТМЦ уменьшает страховые взносы в ФСС России без учета НДС.

Пример 4

Компания закупила спецодежду стоимостью 10 000 руб. (без учета НДС). Спецодежда передана сотрудникам в том же месяце, а ее стоимость списана на расходы единовременно. ФСС России возместил компании расходы на приобретение спецодежды.

В бухгалтерском учете надо сделать следующие записи:

Дебет 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе», Кредит 60

— 10 000 руб. — отражена стоимость оприходованной спецодежды;

Дебет 19 Кредит 60

— 1800 руб. — учтен «входной» НДС со стоимости приобретенной спецодежды;

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19

— 1800 руб. — принят к вычету НДС со стоимости спецодежды;

Дебет 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации», Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

— 10 000 руб. — выдана спецодежда работникам;

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы», Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

— 10 000 руб. — списана стоимость выданной спецодежды;

Дебет 69, субсчет «Расчеты с ФСС России по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний», Кредит 76, субсчет «Расчеты с ФСС России по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»,

— 10 000 руб. — уменьшена задолженность перед ФСС России по страховым взносам на стоимость спецодежды;

Дебет 76, субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний», Кредит 91, субсчет «Прочие доходы»,

— 10 000 руб. — признан прочий доход в сумме фактически осуществленных расходов на приобретение спецодежды.

***

Подведем итоги. По общему правилу спецодежду работодатель должен приобретать за счет собственных средств. Организация может принять к вычету «входной» НДС, предъявленный поставщиком спецодежды, при соблюдении ряда условий. Так как право собственности на спецодежду остается у компании и работникам она выдается во временное пользование, на дату выдачи реализации не происходит и НДС начислять не надо.

Если спецодежда после увольнения работника остается у работника и он компенсирует стоимость спецодежды из зарплаты, необходимо с суммы компенсации начислить НДС.

Если спецодежда после увольнения работника остается у работника и он не компенсирует стоимость спецодежды, в этом случае также необходимо начислить НДС со стоимости спецодежды, указанной в акте передачи. При этом НДС, начисленный в связи с такой передачей, в составе налоговых расходов не учитывается на основании п. 16 ст. 270 НК РФ.

В случаях реализации товаров (услуг) физическим лицам (как на возмездной основе, так и безвозмездно) счет-фактура может быть составлен в одном экземпляре, поскольку физическое лицо — приобретатель не является плательщиком НДС и не принимает НДС к вычету.

Если расходы на приобретение спецодежды возмещены Фондом соцстраха, НДС, ранее принятый к вычету из бюджета, восстанавливать не надо.