1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 835

Командировочные расходы: напоминалка от Минфина

Специалисты финансового ведомства 6 апреля 2015 г. выпустили очередные разъяснения по вопросам учета для целей налогообложения прибыли расходов на командировки работников. В письме № 03-03-06/2/19106 Минфин России дал ответ на вопрос, можно ли отразить в налоговом учете расходы командированного работника, если они оплачиваются им с его банковского счета. А в письме № 03-03-06/19229 рассмотрен вопрос о документальном подтверждении расходов на приобретение электронного авиабилета.

Оплата расходов банковской картой работника

В письме Минфина России от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106 рассмотрена следую­щая ситуация. Компания направила работника в командировку. Все связанные со служебной поездкой расходы работник оплатил своей банковской картой. У организации возник вопрос: можно ли в такой ситуации затраты на командировку учесть при расчете налога на прибыль? Специалисты финансового ведомства считают, что можно. Приведем логику рассуждений финансистов.

Согласно положениям ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) работодатель обязан возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой. А именно:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При расчете налога на прибыль затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом для целей налогообложения прибыли все расходы должны быть экономически обоснованы, до­кумен­тально подтверждены и произведены для осуществления деятельнос­ти, направленной на получение дохода. Таково требование п. 1 ст. 252 НК РФ.

До­кумен­тальным подтверждением командировочных расходов будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными до­кумен­тами, в частности авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д. Но если работник оплачивал расходы на командировку своей банковской картой, то список подтверждающих до­кумен­тов расширится. Минфин России считает, что в этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех до­кумен­тов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

Такая позиция объясняется тем, что одним из условий возмещения работодателем расходов на служебную поездку работнику является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием банковской карты работника. А из вышена­званных платежных до­кумен­тов как раз и будет видно, кто именно осуществ­лял расходы. Если оплата проездных до­кумен­тов (билетов) и бронирование гостиницы командированного работника производятся с его банковской карты и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными до­кумен­тами (билетами и счетом из гостиницы), то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

Отметим, что аналогичное мнение специалисты Минфина высказывали и ранее (письмо Минфина России от 01.07.2010 № 03-03-07/23).

До­кумен­ты для электронного билета

Процесс покупки электронного билета отличается своей простотой. Поэтому на сегодняшний день большинство компаний предпочитают именно так приобретать проездные до­кумен­ты при отправлении работника в командировку.

И хотя вопрос о том, как в этом случае для целей налогообложения прибыли до­кумен­тально подтвердить расходы на покупку электронного билета, неоднократно рассматривался Минфином России, этот вопрос налогоплательщики снова и снова задают финансистам. К счастью, позиция финансового ведомства остается неизменной, и она в пользу налогоплательщиков (см., например, письма Минфина России от 04.02.2014 № 03-03-06/1/4391, от 07.06.2013 № 03-03-07/21188, от 19.04.2013 № 03-03-07/13501, от 26.04.2012 № 03-03-04/1, от 01.12.2011 № 03-03-07/58, от 13.12.2010 № 03-03-06/4/123, ФНС России от 12.10.2012 № АС-4-2/17308). Комментируемое письмо Минфина России от 06.04.2015 № 03-03-06/19229 это лишний раз подтвердило.

В пунк­те 1 ст. 252 НК РФ установлено, что под до­кумен­тально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные до­кумен­тами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. При покупке, например, авиабилета в электронном виде автоматизированная информационная система оформления воздушных перевозок формирует маршрут/квитанцию элект­ронного билета и багажной квитанции. Она является до­кумен­том строгой отчетнос­ти и применяется для осуществ­ления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Основание — п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации».

Таким образом, если компания приобрела авиа- или железнодорожный до­кумен­т в электронном виде, то организации для до­кумен­тального подтверждения расходов нужно иметь на руках:

  • сформированную автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанцию электронного до­кумен­та (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
  • посадочный талон, подтверждающий перелет командированного работника по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Отметим, что в прошлом году специалис­ты Минфина России выпустили разъяснения, согласно которым допускается вариантность подтверждения расходов на покупку электронного билета. В письме от 14.04.2014 № 03-03-07/16777 финансисты пришли к выводу, что компании достаточно иметь либо маршрут/квитанцию, либо посадочный талон. Ведь в последнем до­кумен­те также содержится вся необходимая информация о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты).

Учитывая, что это единичное разъясне­ние финансистов, то на наш взгляд, безо­паснее для подтверждения произведен­ных расходов иметь два до­кумен­та (мар­шрут/квитанцию и посадочный талон).