На сегодняшний день одна из наиболее актуальных проблем для бухгалтеров бюджетных учреждений — переход на новые правила ведения учета. Новый План счетов и Инструкция по его применению были введены Приказом Минфина РФ от 26 августа 2004 г. № 70н.
С переходом на новые принципы бюджетного учета объем работ, выполняемых бухгалтерскими службами, значительно увеличивается. Существенно возрастает количество объектов учета, появляются счета санкционирования расходов, изменяется порядок учета финансовых активов. Очевидно, что вести такой учет вручную затруднительно. Поэтому в ближайшие месяцы министерствам, финансовым органам и бюджетным организациям предстоит провести работы по модернизации ИТ-инфраструктуры. Необходимо будет внести изменения в нормативно-справочные документы, установить обновленное программное обеспечение, закупить дополнительное компьютерное и офисное оборудование, провести переобучение персонала.
Учет по новым правилам становится трудноосуществимым без применения информационных технологий. Не случайно руководитель Управления бюджетного учета и отчетности Федерального казначейства Минфина РФ Галина Маклева в одном из выступлений подчеркнула, что эффективная работа бухгалтера в соответствии с требованиями новой Инструкции невозможна без автоматизированного учета.
Уже в текущем году в пределах выделенных ассигнований главные распорядители, распорядители и получатели бюджетных средств должны будут предусмотреть в сметах расходов средства для модернизации компьютерных программ учета и отчетности, технического переоснащения.
Немало регионов и ведомств в сотрудничестве с «Корпорацией «ПАРУС» уже сделали конкретные шаги по реализации реформы.
• Финансовые управления Кемеровской и Новосибирской областей провели открытые конкурсы на построение автоматизированной системы бюджетного учета. Более 2000 учреждений областного, городского и районного уровней Кемеровской области и 30 областных центров бухгалтерского, материально-технического и информационного обеспечения Новосибирской области будут оснащены современным экономическим программным обеспечением.
• В Республике Алтай построение автоматизированной системы будет осуществляться параллельно с обучением бухгалтерских кадров. Необходимое количество лицензий будет поставлено для 250 бюджетных учреждений различных уровней, 600 бухгалтеров пройдут курсы обучения.
• В Федеральной таможенной службе и Министерстве по чрезвычайным ситуациям изданы приказы, в соответствии с которыми ведется работа по оценке программно-технического парка, выбираются поставщики образовательных услуг, создаются методологические советы.
В соответствии с требованиями новой бюджетной Инструкции были модернизированы программные продукты (ПП) «Корпорации «ПАРУС».
В системе отражены требования по учету: — нефинансовых и финансовых активов;
— лимитов и обязательств;
— формированию отчетных форм. Функциональные возможности системы адаптируемы под специфику ведомства или отрасли.
Для максимального удобства работы с новым Планом счетов в программном обеспечении реализованы каталоги для группировки счетов. Такая структура облегчает процесс выбора нужного счета и позволяет бухгалтеру формировать План счетов в понятном виде с учетом иерархии его разделов и видов деятельности.
Новая Инструкция, как известно, вводит 26-значный номер счета. Однако органам государственной власти, органам управления государственных и территориальных внебюджетных фондов и органам местного самоуправления разрешается вводить в код аналитического счета Плана счетов дополнительные разряды для получения информации, необходимой внутренним пользователям. Поэтому в ПП «Корпорации «ПАРУС» поле для кода счета увеличено до 29 символов.
Для обеспечения простого способа бюджетного учета по счетам увеличение-уменьшение в системе реализована возможность задания «кодов операций сектора государственного управления» в виде аналитического признака к счету. Это позволит одновременно по каждому счету получать как синтетический остаток по объектам учета, так и остатки нарастающим итогом с начала года по статьям увеличения и уменьшения.
Система поставляется с дополнительными сервисами, которые призваны облегчить процесс перехода на новый План счетов и начало работы по нему. Так, в системе реализован новый словарь «Счета баланса», который используется как для автоматизации процесса формирования Плана счетов, так и для дополнительных группировок счетов.
Для обеспечения удобства формирования Плана счетов по новой бюджетной Инструкции в системе также создан набор нормативных справочников.
• В словаре «Функциональная классификация» введены все коды разделов и подразделов расходов бюджета.
• В словаре «Экономическая классификация»— все коды операций сектора государственного управления.
• В справочнике «Бюджетная классификация доходов» создается полный классификатор доходов бюджета.
• Словарь «Целевые статьи» содержит все коды целевых статей расходов бюджета.
• Словарь «Виды расходов»—все коды видов расходов бюджета.
• В справочнике «Шаблоны финансирования» введен полный перечень всех используемых в бюджетном учреждении сочетаний ведомственной и функциональной классификации расходов бюджета.
• Дополнительно при создании Плана счетов формируется словарь «Разрешенные проводки» и «Образцы хозяйственных операций».
Согласно новой бюджетной Инструкции в программном обеспечении реализованы все особенности учета нефинансовых активов:
— начисление амортизации;
— учет непроизведенных активов;
— особенности учета основных средств стоимостью до 1000 и от 1000 до 10 000 рублей, учет мягкого инвентаря.
Как известно, новая Инструкция меняет определение основных средств: «Основные средства— все объекты, срок полезного использования которых более 12 месяцев независимо от их стоимости». Также вводится особый порядок учета объектов основных средств стоимостью до 1000 рублей, от 1000 до 10 000 рублей, мягкого инвентаря, посуды и библиотечных фондов. В связи с этим в системе создан механизм для автоматической отработки прихода основных средств стоимостью до 1000 и от 1000 до 10 000 рублей (так называемых малоценных OС. Карточки группового учета для них формируются автоматически. При этом реализованы два новых типа карточек:
— ОС-С— для учета малоценных ОС на складе;
— ОС-Э — для учета малоценных ОС в эксплуатации.
На этих карточках бухгалтер может задать необходимое количество принятых к учету, переданных в эксплуатацию или списанных малоценных ОС без необходимости отдельно расписывать каждый объект.
Один из новых принципов бюджетного учета, вводимых Инструкцией начисление амортизации. В программных продуктах «Корпорации «ПАРУС» дополнительно к линейному методу реализован метод «не начислять амортизацию»(для учета непроизведенных активов и тех ОС, на которые амортизация не начисляется), а также все остальные алгоритмы расчета амортизации, определенные законодательством. Создан механизм автоматического перерасчета амортизации за указанный период, что особенно важно при начислении амортизации на нематериальные активы, а также для расчета амортизации непосредственно в момент перехода на учет по новой Инструкции.
В соответствии с новыми правилами ведения бюджетного учета в ПО также реализованы:
• механизмы для ведения учета по счетам санкционирования расходов и регистр для учета принятых бюджетных обязательств;
• особенности учета взаиморасчетов, связанные с интеграцией в номер счета экономической классификации и разделением счетов взаиморасчетов на активные и пассивные;
• все первичные и отчетные документы по Инструкции 70н и по Приказу № 5н.
Отдельно нужно сказать о специальном модуле системы — универсальном конвекторе, который позволяет в автоматическом режиме перевести данные из прежнего Плана счетов в новый. При этом сохраняется перенос всех остатков и оборотов по счетам, переносятся и остатки по товарно-материальным ценностям с учетом номенклатуры и материально ответственных лиц.
Для тех организаций, которые пока не готовы к полномасштабной автоматизации учета, создана специальная программа для составления квартальной и годовой отчетности. Она позволяет на основе данных бухгалтерского учета, который велся по ранее действовавшим правилам, подготовить отчеты согласно новым требованиям. При минимальных первоначальных вложениях в техническое переоснащение они смогут к 1 октября сдать отчетность в соответствии с новыми требованиями Минфина РФ.
Для реализации проектов масштаба ведомства или региона в«Корпорации «ПАРУС» разработаны специальные условия приобретения программного обеспечения. При реализации крупных проектов можно экономить средства как на этапе приобретения, так и при последующем владении системой. Для этого необходимо приобрести программное обеспечение на условиях «открытой» лицензии. При этом покупателю предоставляется право в рамках одного договора тиражировать программный продукт на все бюджетные учреждения региона либо подотчетные учреждения ведомства.
Именно по такому пути пошли в администрации Кемеровской области, закупив для двух тысяч учреждений региона областного, городского и районного уровней программные продукты корпорации. Для реализации проекта в области открыто официальное представительство компании, которое предоставляет полный перечень услуг по внедрению, обучению, консультированию.
Кроме того, программа поставляется с «открытым кодом», что позволяет ИТ-специалистам региона (ведомства) самостоятельно развивать систему с учетом региональных и отраслевых особенностей. Все это позволяет снизить стоимость ИТ-проекта по построению на уровне региона или ведомства системы автоматизированного бюджетного учета согласно новым правилам.
На плечи бухгалтеров сегодня ложится огромный объем дополнительной работы, растет ответственность. Теперь им предстоит готовить финансовую информацию, на основе которой государственные управленцы будут принимать эффективные решения в рамках проводимой экономической политики. Поэтому сегодня современные информационные технологии на самом высоком государственном уровне рассматриваются как необходимый инструмент, повышающий качество работы финансовых работников.