1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 2796

Кассовые операции в структурных подразделениях

Все операции с наличными деньгами в организации должны проводиться с соблюдением требований, установленных Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Этот Порядок не учитывает специфику организаций, имеющих обособленные подразделения. Поэтому возникают проблемы с нумерацией кассовых ордеров, отражением операций в кассовой книге, возвратом наличности в банк и т.п. Эти вопросы и затронул автор в представленной статье.

Операции с наличными деньгами в организации должны проводиться с соблюдением требований, установленных Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18, Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

Причем все кассовые операции ведутся строго по утвержденным формам (см. Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

Однако действующий Порядок ведения кассовых операций не учитывает специфику организаций, имеющих обособленные подразделения.

Из-за этого возникают проблемы с нумерацией кассовых ордеров, отражением операций в кассовой книге, возвратом наличности в банк и т.п.

Между тем в обособленном подразделении все хозяйственные операции оформляются первичными документами точно так же, как и в самой организации (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Это касается и оформления кассовых операций.

Кассовая книга

Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы все поступления и выдача наличных денежных средств отражались в кассовой книге (форма N КО-4).

Организация вправе вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана (п. 23 Порядка). В ней фиксируются суммы наличных денег, ежедневно принятые и выданные организацией, и указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня.

При этом никаких исключений для организаций, имеющих структурные подразделения, законом не предусмотрено.

Книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц - в зависимости от количества кассовых операций у организации. Изначально кассовая книга должна быть опечатана, все ее листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последней странице делается запись: "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов". Эта запись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а отрывной лист отрезают. Документы, по которым были получены (выданы) деньги (приходный и расходный кассовые ордера, платежные ведомости и т.п.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

Очевидно, что с появлением в организации структурных подразделений эта процедура существенно усложняется, так как кассовая книга должна быть единой и вестись в головной организации. Остается неясным: что в этом случае делать филиалам?

Другая сложность - хранение. Единая кассовая книга должна храниться в головной организации. Но что тогда будет находиться в филиале?

На эти вопросы действующее законодательство ответов не дает.

Практика в этом случае предлагает территориально обособленным подразделениям вести так называемые отдельные тома, или разделы, единой кассовой книги.

Например, в каждом филиале открывается отдельный раздел единой кассовой книги организации.

На титульном листе книги в строке "Структурное подразделение" указывается название подразделения. Разделы кассовой книги, которые относятся к филиалам, хранятся на местах. При этом нумерация страниц в разделах кассовой книги должна быть сквозной.

Но и этот способ имеет свои недостатки. Он хотя и позволяет вести одну книгу, но не выполняет другое требование: кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Между тем есть и другие предложения.

С одной стороны, Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы в организации была одна кассовая книга.

С другой стороны, законодательство позволяет компаниям иметь так называемую операционную кассу <*>.

--------------------------------

<*> Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению".

В связи с этим в учетной политике предприятия предусматривается, что основная касса организации находится по месторасположению головного офиса, а по местам расположения подразделений открываются операционные кассы. При этом в учетной политике следует отразить периодичность передачи остатков наличности из операционных касс подразделений в кассу головной организации.

Кассир головного офиса помимо кассовой книги организации должен будет вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

А кассиры операционных касс ведут так называемые операционные кассовые книги по форме N КО-4.

Обратите внимание! Иногда в подразделениях, имеющих баланс и расчетный счет, открываются самостоятельные кассы и заводятся свои кассовые книги.

Финансовые органы расценивают это как прямое нарушение Порядка ведения кассовых операций, за которое предусмотрена ответственность в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ.

Впрочем, до тех пор, пока в законодательство не будут внесены соответствующие изменения, ведение кассовых операций структурными подразделениями всегда будет сопряжено с риском предъявления претензий со стороны надзорных инстанций.

Кассовые ордера

Как уже отмечалось выше, при приеме и выдаче денежных средств любое обособленное подразделение, являясь частью организации, должно оформлять приходные или расходные кассовые ордера (п. п. 13, 14 Порядка ведения кассовых операций).

Кассовые ордера должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке (п. 21 Порядка).

Но что делать, если кассовые операции одновременно проводятся как в головном офисе, так и в различных обособленных подразделениях? Например, в случае, если торговая организация, расположенная в г. Москве, имеет развернутую филиальную сеть в других городах.

Если в рассматриваемой ситуации организация создала торговое подразделение в другом городе и не наделила его отдельным балансом и расчетным счетом, то практически она не сможет не нарушить действующий Порядок ведения кассовых операций.

Вместе с тем в процессе хозяйственной практики выработан целый ряд вариантов "обхода" этой проблемы.

Первый вариант. На практике часто резервируются диапазоны номеров кассовых ордеров для обособленных подразделений. То есть кассовая книга формируется головной фирмой, но номера приходных и расходных кассовых ордеров распределяются между филиалами.

При таком способе головной фирме и каждому филиалу выдаются заранее пронумерованные приходники и расходники.

Недостаток этого варианта состоит в том, что у одного обособленного подразделения номер кассового ордера на раннюю дату может оказаться больше номера на более позднюю дату у другого подразделения.

Второй вариант. Номер кассового ордера составляется из нескольких частей.

Например, первая часть идентифицирует обособленное подразделение, вторая - порядковый номер кассового ордера в этом подразделении (N 06/123, где 06 - номер (код) подразделения, 123 - номер кассового ордера).

Однако у организации сохраняется обязанность ежедневно сдавать остатки наличности в единую кассу организации (а по истечении установленного срока - в банк), что зачастую физически бывает невозможно осуществить, если подразделения расположены в разных городах.

Но если подразделение не составляет отдельный баланс и не имеет расчетного счета, то определяется единый лимит наличности для всей организации (в этот лимит не включаются суммы, предназначенные для выдачи в течение установленного срока заработной платы, стипендий, выплат социального характера и т.п.).

Установленный для фирмы лимит приказом руководителя можно распределить между головным офисом и его подразделениями. А деньги из центральной кассы организации выдаются кассирам подразделений под отчет (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Поэтому более оптимальной формой для торговых организаций является наделение структурного подразделения отдельным счетом и самостоятельным балансом.

В этом случае при организации филиала в положении о филиале следует указать, что он самостоятельно формирует показатели своей хозяйственной деятельности, т.е. выделен на отдельный баланс.

Лимит кассы

Наличные деньги, внесенные в кассу организации, должны быть сданы в банк.

В кассах предприятий могут храниться только деньги в сумме, не превышающей установленный банком лимит (Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П, утвержденное Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47; далее - Положение).

Сверх установленных лимитов могут храниться деньги только для выдачи заработной платы, выплат социального характера и стипендий, но не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в учреждении банка.

По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличности возвращаются в банк.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности.

Пока лимит кассы не установлен, он считается равным нулю и организация обязана сдавать в банк все наличные деньги.

Обратите внимание! Накопление в кассе какой-либо суммы денег, не связанной с выдачей заработной платы, стипендий, выплатами социального характера (в течение установленного срока), в случае, когда лимит банка не установлен, является сверхлимитным и влечет привлечение юридического лица к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ в виде штрафа.

Если предприятие имеет несколько счетов в разных банках, расчет на установление лимита оно подает в один из них, а затем уведомляет об установленном лимите остальные банки.

Согласно п. 2.5 вышеуказанного Положения лимит остатка в кассе можно установить отдельно только для того филиала, который имеет свой баланс и расчетный счет.

То есть банк устанавливает такому подразделению персональный лимит остатка наличности в кассе.

Поэтому следует согласовать с учреждением банка, обслуживающего ее головной офис, единый для всей организации норматив остатка наличных денег в кассе и утвердить в учетной политике квоты каждого филиала в общем объеме установленного норматива.

Кроме того, поскольку ежедневно сдавать остатки наличности в единую кассу организации при развернутой филиальной сети довольно проблематично, целесообразно предусмотреть в учетной политике организации сроки и периоды такой сдачи.