Ведение кадровой документации

Кадровая документация - отличительный признак трудовых правоотношений. Обязанность ее ведения есть одна из обязанностей работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы. Однако зачастую работодатели не придают серьезного значения кадровой документации, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.

Какими же законодательными и нормативными актами регламентируется обязанность работодателя по ведению кадровой документации? Каковы правила ее создания, оформления и хранения? Ответим на эти вопросы в статье.

Необходимость документирования трудовых правоотношений устанавливает прежде всего Трудовой кодекс РФ, а именно:

- трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 67 ТК РФ);

- прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (ст. 68 ТК РФ);

- на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);

- по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.) (ст. 62 ТК РФ);

- предусмотрено обязательное издание приказа (распоряжения) работодателя о применении к работнику дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ);

- прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст. 84.1 ТК РФ).

Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно п. 2 Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров: N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Кроме того, вышеназванным Постановлением Госкомстата N 1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда: N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", N Т-13 "Табель учета рабочего времени", N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-53 "Платежная ведомость", N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей", N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (свт)", N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

Наличие указанных форм, правильность их заполнения могут стать объектом контроля при проверке правомерности отнесения затрат по оплате труда на себестоимость продукции, проводимой представителями федеральной налоговой службы.

Обратите внимание! Законодатель в новой редакции Трудового кодекса РФ распространяет общие нормы трудового законодательства на всех хозяйствующих субъектов - как юридических, так и физических лиц. Можно констатировать, что наконец-то прекращено 14-летнее ущемление в правах индивидуальных предпринимателей как работодателей и, что самое главное, нанятых ими работников.

Теперь работодатель - индивидуальный предприниматель кроме заключения трудовых договоров обязан вести трудовые книжки на всех своих работников и, так же как работодатель - юридическое лицо (организация), - многие кадровые документы.

Кроме того, работодатель при приеме на работу (до подписания трудового договора) обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

Локальные нормативные акты - это акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, имеют право принимать локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты не могут содержать нормы, снижающие уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

Новеллой Трудового кодекса РФ в отношении действия во времени локальных нормативных актов является следующее дополнение ч. 7 и 8 ст. 12 ТК РФ:

"Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с:

• истечением срока действия;
• отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;
• вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом)".

Таким образом, все работодатели обязаны пересмотреть свои локальные нормативные акты в соответствии с новой редакцией Трудового кодекса РФ. В противном случае многие из них потеряют силу.

Обратите внимание! Работодатель - физическое лицо, как и юридическое лицо (организация), реализует нормотворческие полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной законом. Решая проблемы организации труда, управления персоналом, работодатель - физическое лицо может принимать локальные нормативные акты.

Если ранее некоторые локальные нормативные акты, например правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и др., обязаны были принимать только работодатели - юридические лица, то теперь согласно буквальному пониманию новелл Трудового кодекса РФ индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию Трудового кодекса РФ входят:

- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);

- правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189, 190 ТК РФ);

- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. ст. 86, 87, 88 ТК РФ);

- график сменности (ст. 103 ТК РФ);

- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

- правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда. Правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст. 212 ТК РФ).

Эти документы входят в число тех, которые прежде всего проверяют инспекторы Федеральной инспекции труда.

Примечание. Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, на территории РФ осуществляют органы Федеральной инспекции труда (ст. 354 ТК РФ).

Перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом положений ст. 8 Федерального закона от 08.08.2001 N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)" о недопустимости требования представления документов, информации, образцов (проб) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки.

Цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю, а также правовые основания проведения мероприятия по контролю, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке, указываются в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия, которое предъявляется проверяющим.

Все кадровые документы можно разделить на два вида:

1) обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ст. ст. 57, 86 - 88, 103, 123, 212, 189, 190 ТК РФ и потому обязательные для каждого работодателя, и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ст. ст. 62, 66 - 68, 84.1, 193 ТК РФ.

Локальные нормативные акты связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя. Документы служат учету личного состава работников;

2) факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель. Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер. Они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К факультативным кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положения о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и др.

Примечание. Законодатель, подробно прописывая в Трудовом кодексе РФ процедуру принятия коллективного договора (соглашения), не рассматривает этот договор в качестве обязательного правового акта. Данный акт принимается по соглашению сторон в рамках социального партнерства. Поэтому если в ходе проверки инспекторы Федеральной инспекции труда требуют показать им коллективный договор, то при его отсутствии можно сослаться на необязательность данного документа.

Обязательное ведение кадровой документации, в частности трудовой книжки, предусмотрено также Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Об обязательности документирования трудовых отношений с работниками в целях защиты их пенсионных прав свидетельствуют некоторые нормы пенсионного законодательства.

Пункт 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555, гласит:

"Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (далее именуется - трудовая книжка).

При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы".

И далее п. 7 названных Правил сформулирован так:

"В случае, когда трудовая книжка не ведется, периоды работы по трудовому договору подтверждаются письменным трудовым договором, оформленным в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений".

Ряд обязанностей страхователя (работодателя) в целях ведения индивидуального (персонифицированного) учета установлен ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".

Например, страхователь обязан:

- в установленный срок представлять органам Пенсионного фонда РФ сведения о застрахованных лицах, определенные названным Федеральным законом;

- получать в органах Пенсионного фонда РФ страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования, а также дубликаты указанных страховых свидетельств и выдавать их под роспись застрахованным лицам, работающим у него по трудовому договору или заключившим договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы;

- передавать бесплатно каждому застрахованному лицу, работающему у него по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, копию сведений, представленных в орган Пенсионного фонда РФ для индивидуального (персонифицированного) учета для включения их в индивидуальный лицевой счет данного застрахованного лица.

Каждый работодатель обязан один раз в год не позднее 1 марта на каждое зарегистрированное в системе государственного пенсионного страхования лицо, работавшее у него по трудовому договору и получившее вознаграждение по договору гражданско-правового характера, подавать в территориальный орган Пенсионного фонда РФ документ, содержащий сведения о страховом стаже, заработке (доходе), начисленных страховых взносах обязательного пенсионного страхования и другие сведения.

При этом сведения о страховом стаже застрахованного лица представляются на основании приказов и других документов по учету кадров, а о заработке (доходе) и об уплачиваемых страховых взносах - на основании данных бухгалтерского учета.

В совместном Письме Минтруда России N 8389-ЮЛ, Пенсионного фонда РФ N ЛЧ-06-27/9704 от 27.11.2001 "О некоторых вопросах определения среднемесячного заработка для установления пенсий в случаях утраты работодателями первичных документов о заработке работников" рекомендовано органам, осуществляющим пенсионное обеспечение, по вопросу определения среднемесячного заработка для установления пенсий в случаях утраты работодателями первичных документов о заработке работников принимать к производству документы, косвенно подтверждающие фактический заработок работника на данном конкретном предприятии.

В соответствии с данным Письмом к таким документам, косвенно подтверждающим фактический заработок работника, могут быть отнесены:

- учетные карточки членов партии и партийные билеты;

- учетные карточки членов профсоюза и профсоюзные билеты;

- учетные карточки членов комсомола и комсомольские билеты;

- расчетные книжки (расчетные листы), которые оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению первичных учетных документов по оплате труда;

- приказы и другие документы, из которых можно сделать вывод об индивидуальном характере заработка работника.