1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 5931

Алгоритм для депонента

В редакцию «БП» поступает много вопросов о том, что делать бухгалтеру с заработной платой, которую сотрудники не получили вовремя: кто-то заболел, кто-то был в командировке и т.п. Расскажем обо всех шагах, которые должен предпринять бухгалтер с суммами оплаты за труд в такой ситуации, а также дадим советы, как избежать негативных налоговых последствий.

Семь шагов для депонента

Не полученную работниками заработную плату необходимо депонировать. Депонированию подлежит зарплата, начисленная, но не полученная работником по независящим от организации причинам. Обратите внимание: источник выдачи заработной платы (наличная выручка или денежные средства, снятые для этих целей в банке) значения не имеет.

Для выдачи из кассы организации зарплаты установлен определенный срок: пять рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета) (п. 4.6 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»). Какие же действия необходимо предпринять бухгалтеру, если работники не получили в отведенный срок заработную плату?

Шаг первый: в графе 23 расчетно-платежной ведомости на выдачу заработной платы по форме № Т-49 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) напротив фамилий сотрудников, которым не выдана заработная плата, поставить отметку «Депонировано». Если в организации для выдачи зарплаты используется платежная ведомость по форме № 53, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, аналогичная запись делается в графе 5.

Шаг второй: в конце расчетно-платежной или платежной ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах.

Шаг третий: сверить указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной или платежной ведомости.

Шаг четвертый: оформить реестр депонированных сумм. Унифицированного бланка реестра депонентов нет. Можно воспользоваться формой, приведенной в приложении к письму Минфина СССР от 06.06.60 № 176 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций», или обратиться к приказу Минфина России от 15.10.2010 № 173н, которым утверждены формы первичных документов и регистров бухучета для госучреждений. На наш взгляд, реестр депонированной заработной платы и книга аналитического учета соответствующих сумм, приведенные в последнем документе, вполне подойдут и коммерческим организациям, поскольку содержат всю необходимую информацию.

После выдачи заработной платы в реестре напротив фамилии сотрудника делается отметка о полученных суммах с указанием даты расчетов.

Как правило, реестр депонированных сумм открывается на год. Суммы, оставшиеся на конец года неоплаченными, переносятся в новый реестр, открываемый на следующий год. Также реестр содержит итоговую сумму, подпись кассира с расшифровкой.

Хранить реестры депонированных сумм в компании надо пять лет (ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Шаг пятый: после оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную или платежную ведомость, реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю.

Шаг шестой: на фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной или платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Номер и дату этого документа кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.

Шаг седьмой: депонированную сумму заработной платы необходимо перечислить на расчетный счет организации.

На то, чтобы получить депонированную зарплату, у сотрудника есть три года с момента ее начисления. Если сотрудник потребует зарплату, депонент необходимо снять в банке и выдать по расходному кассовому ордеру. Дату и номер расходника нужно указать в реестре депонированной зарплаты.

Отражение в бухучете

В бухгалтерском учете для учета сумм депонированной заработной платы предназначен отдельно открываемый к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам». При депонировании зарплаты оформляются проводки:

Дебет 70 Кредит 76-4 — депонирована не полученная сотрудниками зарплата;

Дебет 51 Кредит 50 — зачислена сумма депонированной зарплаты на расчетный счет.

Выдачу депонированной заработной платы бухгалтер отразит так:

Дебет 50 Кредит 51 — получены деньги в банке на выдачу депонированной заработной платы;

Дебет 76-4 Кредит 50 — выдана работнику депонированная заработная плата.

Как быть, если три года истекли, а работник не потребовал зарплату? Бухгалтер обязан списать суммы депонента на финансовые результаты. То есть показывается доход. Для этого нужно подготовить акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Важный момент: даже если компания не оформит перечисленные документы, не востребованная в срок зарплата все равно подлежит включению в доходы. Это подчеркнул Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.07.2008 № 3596/08.

Невостребованные суммы отражаются проводкой:

Дебет 76-4 Кредит 91-1 — невостребованная заработная плата включена в состав прочих доходов.

Последствия для НДФЛ и страховых взносов

При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения работником дохода признается последний день месяца, за который доход начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ). Организация — налоговый агент обязана перечислить в бюджет НДФЛ не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату зарплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). На этот момент компания еще не знает, кто получит зарплату, а кто не получит. Поэтому налог надо перечислить в бюджет в полной сумме. Впоследствии переплату можно будет зачесть в счет будущих платежей.

Обратите внимание: это правило не будет работать, если организация выдает зарплату из наличной выручки. В этом случае у налогового агента возникает обязанность по удержанию НДФЛ в момент фактической выдачи зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Поэтому если источником выплаты заработной платы является наличная выручка, то НДФЛ с не полученной работником зарплаты перечислять в бюджет не надо.

Что касается страховых взносов, организация по итогам каждого месяца должна исчислить ежемесячный обязательный платеж. Он рассчитывается из величины выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу работника (ч. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). А перечислить взносы необходимо не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется ежемесячный обязательный платеж (ч. 5 ст. 15 Закона № 212-ФЗ). При этом датой осуществления выплат признается день их начисления (подп. 1 ч. 1 ст. 11 Закона № 212-ФЗ). Таким образом, для перечисления страховых взносов важен факт их начисления, а не выплаты. Поэтому с суммы депонента взносы будут перечислены во внебюджетные фонды. При фактической выплате зарплаты повторно перечислять страховые платежи не надо.

Налог на прибыль

В налоговом учете порядок списания депонированной зарплаты зависит от того, каким методом организация рассчитывает налог на прибыль. При методе начисления депонированную зарплату включают в состав расходов в том месяце, в котором она была начислена (п. 1, 4 ст. 272 НК РФ). Никаких разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не будет.

При кассовом методе сумма депонированной заработной платы учитывается в расходах только в момент ее выплаты сотруднику (п. 2 ст. 273 НК РФ). В месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница (п. 11 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»). Она приводит к образованию отложенного налогового актива, который списывается, когда зарплата будет выдана.

Если работник так и не обратился за заработком, по истечении срока исковой давности работодатель обязан включить задолженность в состав внереализационных доходов. Напомним, что срок исковой давности составляет три года (ст. 197 ГК РФ). Так же считают и чиновники (письма Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161 и ФНС России от 06.10.2009 № 3-2-06/109).