В России уже сложился цивилизованный информационно-технологический рынок, где предприятия розничной торговли могут приобрести разнообразные решения. Диапазон выбора широк: от сложных программно-аппаратных комплексов с активными контрольно-кассовыми машинами (POS-терминалами), которые устанавливаются и затем поддерживаются в работоспособном состоянии специализированными компаниями, до простых систем и программ, которые предприятие может внедрить собственными силами.
Выбирая систему автоматизации, торговое предприятие руководствуется в первую очередь экономической целесообразностью. Но окончательный выбор во многом зависит от масштаба бизнеса.
Гипермаркет с высоким товарооборотом может позволить себе комплексную автоматизацию с дорогостоящим торговым оборудованием и системой программ от отечественных или зарубежных разработчиков. Дополнительное вложение нескольких тысяч долларов на техническое оснащение рабочих мест кассиров здесь будет оправдано даже небольшим повышением пропускной способности.
Для малых торговых предприятий тоже имеются на рынке системы комплексной автоматизации. Минимально необходимые затраты оцениваются примерно в 15 тысяч долларов: оснащение рабочих мест двух кассиров, три компьютера, локальная сеть, программное обеспечение, монтажные работы. К указанной сумме следует добавить расходы на повышение квалификации персонала или привлечение новых сотрудников, а также прочие расходы, связанные с реорганизацией торговой деятельности. В итоге сумма затрат может оказаться неподъемной для небольшого торгового предприятия.
Что же тогда говорить о комплексной автоматизации торговых точек, которые обслуживаются одним продавцом-кассиром? Мировой и отечественный опыт свидетельствует: небольшие торговые предприятия могут прекрасно уживаться с монстрами розничной торговли. Разработчики программного обеспечения предлагают «малышам» простые и эффективные решения для автоматизации учета.
Одно из них— программа «1С:Бухгалтерия 8.0». Ее новая редакция, выпущенная в октябре 2005 года, позволяет заметно упростить ведение учета на небольших предприятиях розничной торговли (оптовый склад с офисом, несколько разнесенных торговых точек), не использующих специальные технические средства автоматизации. Если в настройках учетной политики выбрать способ оценки товаров в розничной торговле по продажной стоимости (альтернативный способ — по покупной стоимости), то работникам обособленных торговых точек будет гораздо проще составлять отчеты о продажах — они должны оперировать только с той стоимостью товаров, которая указывается на ценниках.
«1С:Бухгалтерия 8.0» рассчитана на использование в торговых точках разной степени автоматизации, в зависимости от степени автоматизации определяется и методика учетной работы.
• Торговую точку следует считать автоматизированной, если рабочие места продавцов оборудуются персональными компьютерами, которые могут быть объединены в общую сеть с бухгалтерией (при этом для ведения учета целесообразно использовать «1С:Бухгалтерию 8.0» в сочетании с программой «1С: Управление торговлей 8.0»).
• Торговую точку можно считать автоматизированной условно, если продажи не регистрируются автоматически непосредственно в момент их совершения, но количество ежедневно продаваемых товаров невелико (например, при торговле автомобилями). Поэтому несложно ежедневно вручную составлять отчет о продажах и передавать его в бухгалтерию, где сведения о продажах уже будут вводиться в информационную базу программы«1С:Бухгалтерия 8.0».
• Торговую точку следует признать неавтоматизированной, если детальные сведения о продаваемых товарах ежедневно вводить в информационную базу невозможно или затруднительно. К таким точкам относятся обособленные лотки, киоски, секции в магазинах с большим ассортиментом продаж.
Если в таких торговых точках периодически проводить инвентаризацию и вводить в информационную базу данные об остатках товаров, то объемы продаж и номенклатура проданных товаров будут определяться автоматически.
Если выбрать способ оценки товаров по продажной стоимости, то продажи товаров будут регистрироваться в информационной базе просто по сумме торговой выручки без детализации по товарам, а инвентаризации будут нужны только для выявления недостач.
Должна регистрироваться и каждая передача товаров с оптового склада в торговую точку. Но если оформлять документы оптового склада с помощью «1С:Бухгалтерия 8.0», то учет перемещения товаров будет выполняться автоматически. Данные о поступлении товаров в неавтоматизированную торговую точку непосредственно от поставщика, минуя оптовый склад, можно вводить в информационную базу общей денежной суммой, без детального перечисления товаров. Инвентаризация также проводится по упрощенной методике: здесь важно выяснить общую сумму недостачи или излишков.
Один из показателей эффективности работы неавтоматизированной торговой точки — суммарная торговая наценка на проданные товары. Она также рассчитывается «1С:Бухгалтерией 8.0» автоматически в конце месяца. Обеспечивает программа и ведение налогового учета как по общей, так и по упрощенной системе налогообложения. Разумеется, требования законодательства по использованию контрольно-кассовых машин должны соблюдаться в любых торговых точках, программа не заменяет ККМ.
Таким образом, программа «1 С Бухгалтерия 8.0» является доступным и эффективным решением для автоматизации учета на небольших предприятиях розничной торговли. А когда бизнес предприятия расширится и станет актуальной его комплексная автоматизация, внедрение более масштабных управленческих решений системы «1С:Предприятие 8.0», «1С:Бухгалтерия» может быть легко интегрировано с ними.