На многих предприятиях и в организациях применяются унифицированные формы первичной документации по учету и оформлению движения кадров на производстве. Они разработаны на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 08.07.97 №835 «О первичных учетных документах» и утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 № 1.
Унифицированные формы первичной документации по учету кадров рекомендованы для применения юридическим лицам всех организационно-правовых форм и форм собственности.
В настоящее время у специалистов отдела кадров возникают вопросы в связи с применением унифицированной формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику». Она применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, коллективным договором, а также с учетом положений индивидуального трудового договора.
Форма документа заполняется специалистом отдела кадров, подписывается руководителем организации и объявляется работнику под роспись. На основании приказа формы № Т-6о предоставлении отпуска делается отметка в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. Расчет отпускных осуществляется с помощью унифицированной формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Сложности у специалистов возникают из-за того, что форма № Т-6 не имеет реквизитов, которые бы предусматривали разделение отпуска на части (ст. 125 ТК), замену части отпуска денежной компенсацией (ст. 126 ТК), использование отпуска при расторжении трудового договора (ст. 127 ТК).
!Этот изъян может быть устранен путем внесения дополнительных реквизитов в унифицированную форму приказа о предоставлении отпуска и унифицированную форму записки-расчета специалистами самого предприятия с учетом особенностей его труда и производства. Здесь важно выполнить требования специального документа — Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20. Дополнительные реквизиты в форму № Т-6 могут быть внесены так, чтобы ни один из реквизитов, утвержденных Госкомстатом России, в указанных унифицированных формах документов не мог быть удален или изменен.
Значительным дополнением в унифицированную форму № Т-6 приказа о предоставлении отпуска является таблица, регулирующая правоотношения, связанные с разделением отпуска на части согласно ст. 125. В таблице обозначаются каждая из частей разделенного отпуска, начало и окончание каждой части, а в отдельной колонке — количество дней отпуска каждой из этих частей.
В Трудовом кодексе записано, что «по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части». При этом закон не устанавливает, на сколько частей допускается деление отпуска. В то же время Конвенция № 51 Международной организации труда «О ежегодных оплачиваемых отпусках» не рекомендует чрезмерно дробить отпуск.
Если отпуск будет разделен на множество коротких частей, то работник не сможет полноценно отдохнуть. По этой причине Трудовой кодекс РФ, закрепляя конституционное право работника на отдых, говорит, что при разделении отпуска на части хотя бы одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней. Предлагаемая таблица в содержании унифицированной формы № Т-6 дает возможность исключить незаконное предоставление отпуска, которое часто встречается на практике. Теперь работнику объявляется под роспись приказ на полный отпуск, то есть объявляется приказ с полным количеством дней отдыха. А фактически работник начинает использовать этот отпуск по частям, которые согласованы с работодателем. Части отпуска зафиксированы в унифицированной форме № Т-6 и могут быть согласованы по инициативе работника или работодателя.
Таким образом, дни «в счет отпуска» или «дни отпуска за пропорционально отработанное время», предоставляемые работнику, получают правовое обоснование. Они становятся нечем иным, как разделением отпуска на части в порядке ст. 125 ТК.
Другое дополнение в унифицированную форму № Т-6 приказа о предоставлении отпуска связано с заменой части отпуска денежной компенсацией. Это дополнение представляет собой небольшую таблицу из двух строк. В отдельной ячейке таблицы указано количество календарных дней, то есть часть отпуска, которую работник в письменном заявлении просит заменить денежной компенсацией. Это та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Здесь благодаря практике применения ст. 126 ТК РФ возникла тема «искусственного превышения», когда работник, использовав часть отпуска из 20 календарных дней в прошлом рабочем году, по своей инициативе просит заменить денежной компенсацией оставшуюся часть из 8 дней при предоставлении ему очередного отпуска за текущий рабочий год. Решение этого вопроса состоит в следующем. Отпуск работника запрошлый год не превысил 28 календарных дней. Фактически он лишь разделен на части согласно ст. 125 ТК РФ. Одна из частей составила 20 календарных дней, а оставшаяся часть — 8 календарных дней. Эти оставшиеся 8 дней отпуска на практике предоставляются вместе с отпуском за следующий рабочий год, потому что по закону они должны быть использованы не позднее 12 месяцев по истечении того рабочего года, за который были предоставлены. Если ежегодный отпуск за следующий рабочий год также не превышает 28 календарных дней, то говорить о замене дней отпуска денежной компенсацией и на этот раз не приходится.
Что касается оставшихся 8 дней отпуска, то они являются составной частью прежнего ежегодного отпуска, а не превышением отпуска за последний год, и, следовательно, замена их денежной компенсацией также недопустима.
Еще одним дополнением является реквизит «Основание». Наличие этого реквизита в унифицированной форме № Т-6 приказа о предоставлении отпуска работнику вызвано требованиями закона. Согласно ст.123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. В связи с этим ссылка в реквизите «Основание» на график отпусков будет вполне уместна. Кроме того, работник в праве обратиться к работодателю с письменным заявлением о предоставлении ежегодного отпуска или о его переносе на другой срок, а также с просьбой о замене части отпуска денежной компенсацией. При согласии работодателя эти заявления становятся основанием для предоставления отпуска, а также для изменения графика отпусков в отношении данного работника. Имеют место и другие основания предоставления отпуска работнику, например справка-вызов на экзаменационную сессию лицу, совмещающему работу с обучением.
!Таким образом, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику формы № Т-6 с учетом вышеназванных дополнений, внесенных в соответствии с требованиями, изложенными в Порядке применения унифицированных форм документов, может служить в качестве рекомендации для использования специалистами службы персонала при оформлении и учете движения кадров в организации.