1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 1674

Каждому документу своя печать

Во многих компаниях предусмотрены печати для структурных подразделений или отдельных документов, например «Бухгалтерия», «Отдел кадров», «Для документов». Организация обратилась в Минфин России с вопросом: вправе ли она заверять документы подобными печатями? Ответ финансового ведомства — в комментарии.

Сколько подразделений, столько и печатей

Запрета для организаций иметь несколько печатей действующее российское законодательство не содержит. В пункте 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», а также в п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» сказано лишь, что общество должно иметь круглую печать, содержащую полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. Названными законами также не ограничено количество экземпляров печати.

Таким образом, если для повышения эффективности бизнес-процессов, а также ускорения документооборота внутри компании есть необходимость обеспечить структурные подразделения своими печатями — пожалуйста, путь открыт.

При этом надо понимать, что используемые в организации печати структурных подразделений (например, бухгалтерии, отдела кадров, канцелярии) и иные оттиски (для удостоверений, для справок, треугольные печати) имеют узкое функциональное назначение. Порядок пользования ими должен быть установлен распорядительными документами по организации в соответствии с нормативными правовыми актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.

Для декларации печать «Бухгалтерия» не подойдет

В письме Минфина России от 18.11.2011 № 03-02-07/1-397 разъяснено, на каких документах можно использовать эти печати, а на каких нельзя.

Начнем с налоговой отчетности (налоговые декларации и расчеты). По мнению специалистов финансового ведомства, для заверения деклараций печать подразделений не может использоваться. То есть заверить, например, декларацию по налогу на прибыль печатью с оттиском «Бухгалтерия» или «Для документов» нельзя. Аргументация следующая.

В Налоговом кодексе не предусмотрена возможность использовать печати структурных подразделений организации для того, чтобы заверить подлинность подписи руководителя в отчетности, представляемой в налоговую инспекцию. Не предусмотрено это и установленными формами налоговых деклараций.

Мы согласны с позицией специалистов финансового ведомства. Например, в Указаниях по заполнению формы декларации по налогу на прибыль (утверждены приказом ФНС России от 15.12.2010 № ММВ-7-3/730@) сказано, что на отчете проставляется личная подпись руководителя, заверяемая печатью организации. Таким образом, в налоговой отчетности должна стоять основная печать компании.

Каковы последствия нарушения данного запрета? Поскольку декларация будет оформлена с нарушением порядка, налоговый орган может посчитать ее непредставленной. А это чревато штрафами за нарушение срока сдачи.

С бухгалтерской отчетностью все проще

Относительно бухгалтерских документов в комментируемом письме сказано, что, если законодательством и установленными формами первички и бухотчетности предусмотрено заверение подписи печатью, на указанных документах, представляемых в ИФНС, нужно ставить основную печать организации. Давайте разберемся, есть ли такие требования.

Например, в Указаниях по заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций (утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132) требований к печатям организаций нет. Единственное, указание на форму оттиска есть для накладной, оформляемой при движении товара от поставщика к потребителю. Она должна быть заверена круглыми печатями поставщика и получателя (п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5). Значит, первичку можно заверять печатью структурного подразделения.

По поводу форм бухгалтерской отчетности: ни в самих формах (утверждены приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н), ни в Положении по ведению бухотчетности (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н), ни в ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» о печатях ни слова. Из этого можно сделать вывод, что оттиск на них можно не ставить вообще, а если и ставить, то тот, который предусмотрен внутренними документами компании.